Laskutuksen toteuttaminen Excel-mallilla
Isomäki, Janne (2023)
Isomäki, Janne
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202305037512
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202305037512
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoite oli luoda työnantajayritykselle nykyisen, sisäisesti kehitetyn laskutusohjelman korvaava laskutuksen toteutus. Tämä oli tarkoitus luoda Microsoft Exceliä ja sen perustoimintoja hyödyntämällä. Itse laskutusprosessiin ei tehty opinnäytetyön aikana kehityksiä vaan se jätettiin prosessin ulkopuolelle. Työnantajayritys on iso infra-alan yritys ja tämä opinnäytetyö tehtiin vain yhdelle yksikölle työnantajayrityksessä. Olin myös itse työsuhteessa yrityksessä koko opinnäytetyöprosessin ajan.
Kehitin Excel-työkirjaa helmikuun ja opinnäytetyön lopullinen muoto viimeisteltiin yhteistyössä esihenkilöni kanssa maaliskuussa. Näin toimittiin, jotta työkirja vastaisi kaikkia siltä vaadittuja tarpeita. Lopullinen tuotos on kehitetty helposti lisättäväksi osaksi laskutusprosessia. Excel-työkirjamuotoinen laskutusmalli sisältää viisi eri välilehteä myyntien seurantaan (Q1-Q4 ja huoltotyöt eriteltynä). Lisäksi työkirjassa on omalla välilehdellä tyhjä laskupohja, jolta voidaan ladata .pdf-muotoinen laskun erittely. Vaihtoehtoisesti laskun erittely voidaan tulostaa paperille samaa pohjaa hyödyntäen. Työkirjassa on myös välilehti eri hinnastoille sekä erillinen datavälilehti, jolla voidaan hallita työkirjan eri avattavien luettelojen sisältämiä tietoja. Myyntien seurannan tarvike-erittelyt ovat automatisoitu täyttämään tuotteiden à-hinnat automaattisesti valitun tuotteen ja hinnaston perusteella.
Excel-työkirja tulee työnantajayrityksen käyttöön määrittelemättömänä ajankohtana tulevaisuudessa, nykyisen laskutusohjelman menettäessä tukensa ylläpitäjän eläköityä. Vielä ei tiedetä, tuleeko tästä pysyvä laskutusmalli vai onko kyseessä vain tilapäinen ratkaisu. Excel-työkirja koekäytettiin ja todettiin esihenkilön kanssa yhteistyössä riittäväksi ratkaisuksi. Koska kyseinen työkirja on .xlsx-muotoinen, on sitä erittäin helppo päivittää ja muokata vastaamaan tulevaisuuden tarpeita. Erilaisia kehitysmahdollisuuksia ovat muun muassa tiedostomuodon vaihtaminen, jotta tiedostokoko ei paisu liian suureksi ja solujen ehdollisten muotoilujen päivittäminen vastaamaan useampia laskutusprosessin vaiheita. Lisäksi tulevaisuudessa olisi hyvä tarkastella laskutusprosessia kokonaisuudessansa ja etsiä keinoja esimerkiksi Lean-menetelmien mukaisesti päivittää koko toteutusta. Tällainen projekti on kuitenkin suunniteltava ja toteutettava erikseen.
Kehitin Excel-työkirjaa helmikuun ja opinnäytetyön lopullinen muoto viimeisteltiin yhteistyössä esihenkilöni kanssa maaliskuussa. Näin toimittiin, jotta työkirja vastaisi kaikkia siltä vaadittuja tarpeita. Lopullinen tuotos on kehitetty helposti lisättäväksi osaksi laskutusprosessia. Excel-työkirjamuotoinen laskutusmalli sisältää viisi eri välilehteä myyntien seurantaan (Q1-Q4 ja huoltotyöt eriteltynä). Lisäksi työkirjassa on omalla välilehdellä tyhjä laskupohja, jolta voidaan ladata .pdf-muotoinen laskun erittely. Vaihtoehtoisesti laskun erittely voidaan tulostaa paperille samaa pohjaa hyödyntäen. Työkirjassa on myös välilehti eri hinnastoille sekä erillinen datavälilehti, jolla voidaan hallita työkirjan eri avattavien luettelojen sisältämiä tietoja. Myyntien seurannan tarvike-erittelyt ovat automatisoitu täyttämään tuotteiden à-hinnat automaattisesti valitun tuotteen ja hinnaston perusteella.
Excel-työkirja tulee työnantajayrityksen käyttöön määrittelemättömänä ajankohtana tulevaisuudessa, nykyisen laskutusohjelman menettäessä tukensa ylläpitäjän eläköityä. Vielä ei tiedetä, tuleeko tästä pysyvä laskutusmalli vai onko kyseessä vain tilapäinen ratkaisu. Excel-työkirja koekäytettiin ja todettiin esihenkilön kanssa yhteistyössä riittäväksi ratkaisuksi. Koska kyseinen työkirja on .xlsx-muotoinen, on sitä erittäin helppo päivittää ja muokata vastaamaan tulevaisuuden tarpeita. Erilaisia kehitysmahdollisuuksia ovat muun muassa tiedostomuodon vaihtaminen, jotta tiedostokoko ei paisu liian suureksi ja solujen ehdollisten muotoilujen päivittäminen vastaamaan useampia laskutusprosessin vaiheita. Lisäksi tulevaisuudessa olisi hyvä tarkastella laskutusprosessia kokonaisuudessansa ja etsiä keinoja esimerkiksi Lean-menetelmien mukaisesti päivittää koko toteutusta. Tällainen projekti on kuitenkin suunniteltava ja toteutettava erikseen.