Sähköinen asiakirjahallinta ja lomakepankki rakennusliikkeen käyttöön
Moilanen, Antti (2023)
Moilanen, Antti
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202305027199
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202305027199
Tiivistelmä
Tässä opinnäytetyössä tavoitteena oli laatia kasvavan rakennusliikkeen käyttöön toimiva kansiorakenne sekä sähköinen asiakirjahallinta ja lomakepankki Tiedostoturva-nimiseen pilvipalveluun. Lomakepankkiin koostettiin asiakirjoja koko rakennusurakan ajalle alkaen aloituskokouksesta päättyen kiinteistön luovutta miseen asiakkaan/asiakkaiden käyttöön. Lisäksi tavoitteena oli tutustua laajemmin rakennushankkeessa käytettäviin asiakirjoihin sekä erilaisiin toimintajärjestelmiin.
Toimeksiannon antanut rakennusliike on perustettu vuonna 2016, ja se on kasvattanut vuosittain liikevaih toaan ja henkilöstöään kasvaen yhdeksi suurimmista alan toimijoista Kainuun alueella. Alkuperäinen asia kirjahallinta on Tiedostoturva-nimisessä pilvipalvelussa, johon pyrittiin rakentamaan vanhan pohjalta uusi toimivampi kansiorakenne ja yksilöity lomakepankki. Asiakirjahallinta tukee laadun ohjausta, mahdollistaa tiedon tallentamisen ja säilyttämisen ja on tärkeä osa onnistunutta rakennushanketta.
Opinnäytetyön aikana luotiin toimeksiantajalle uusi asiakirjahallinta ja toimintajärjestelmä sekä laadittiin useita uusia sekä päivitettiin jo olemassa olevia toimeksiantajan asiakirjoja. Työ tehtiin toimeksiantajan toi veiden mukaisesti eikä sillä tavoitella RALA ry:n sertifiointia. RALA-sertifikaatilla urakoitsija voi saada lisä pisteitä urakkakilpailutuksessa. Olemassa olevaa dokumentointijärjestelmän kansiorakennetta tiivistettiin
ja karsittiin joiltakin osin, joitakin aihealueita taas lisättiin. Rakennushankkeessa tarvitaan valtava määrä asiakirjoja ja työn laajuus rajattiin ja sovittiin yhdessä toimeksiantajan kesken keskittymään vain tärkeim piin asiakirjoihin, joista on rakennusliikkeellä ollut eniten kysyntää.
Laadittu asiakirjahallinta sekä lomakepankki otettiin yrityksen käyttöön heti työn valmistuttua. Uusi kan siorakenne ja lomakepankki tehostaa ja yhtenäistää yrityksen toimintaa, kun yhteiset tiedostot ja asiakirjat löytyvät samasta paikasta. Yhtenäiset asiakirjat vaikuttavat myös positiivisesti yrityksen imagoon ja luovat luotettavuutta.
Toimeksiannon antanut rakennusliike on perustettu vuonna 2016, ja se on kasvattanut vuosittain liikevaih toaan ja henkilöstöään kasvaen yhdeksi suurimmista alan toimijoista Kainuun alueella. Alkuperäinen asia kirjahallinta on Tiedostoturva-nimisessä pilvipalvelussa, johon pyrittiin rakentamaan vanhan pohjalta uusi toimivampi kansiorakenne ja yksilöity lomakepankki. Asiakirjahallinta tukee laadun ohjausta, mahdollistaa tiedon tallentamisen ja säilyttämisen ja on tärkeä osa onnistunutta rakennushanketta.
Opinnäytetyön aikana luotiin toimeksiantajalle uusi asiakirjahallinta ja toimintajärjestelmä sekä laadittiin useita uusia sekä päivitettiin jo olemassa olevia toimeksiantajan asiakirjoja. Työ tehtiin toimeksiantajan toi veiden mukaisesti eikä sillä tavoitella RALA ry:n sertifiointia. RALA-sertifikaatilla urakoitsija voi saada lisä pisteitä urakkakilpailutuksessa. Olemassa olevaa dokumentointijärjestelmän kansiorakennetta tiivistettiin
ja karsittiin joiltakin osin, joitakin aihealueita taas lisättiin. Rakennushankkeessa tarvitaan valtava määrä asiakirjoja ja työn laajuus rajattiin ja sovittiin yhdessä toimeksiantajan kesken keskittymään vain tärkeim piin asiakirjoihin, joista on rakennusliikkeellä ollut eniten kysyntää.
Laadittu asiakirjahallinta sekä lomakepankki otettiin yrityksen käyttöön heti työn valmistuttua. Uusi kan siorakenne ja lomakepankki tehostaa ja yhtenäistää yrityksen toimintaa, kun yhteiset tiedostot ja asiakirjat löytyvät samasta paikasta. Yhtenäiset asiakirjat vaikuttavat myös positiivisesti yrityksen imagoon ja luovat luotettavuutta.