Digitaaliset järjestelmät työntekijäkokemuksen johtamisessa : perehdyttämisen digitalisoiminen Itä-Suomen yliopistossa

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää työntekijäkokemukseen vaikuttavia tekijöitä liittyen digitaalisiin järjestelmiin ja miten perehdyttämisprosessissa voidaan käyttää hyväksi digitalisointia. Tavoitteena on selvittää, millainen perehdytysprosessi tukee hyvää työntekijäkokemusta, ja tuottaa toimeksiantajaorganisaatiolle, Itä-Suomen yliopistolle, digitaalisen alustan malli perehdytyksen kehittämistä varten.

Perehdyttämisen digialusta on osa Onboarding-prosessia, jossa kuvataan koko toimintaketju uuden työntekijän rekrytoinnista perehdyttämiseen. Opinnäytetyön tulosta, Digiperehdytys-alustaa käytetään pohjana perehdyttämisen digitalisoimisen kehittämiseksi ja sen sisältöä kehitetään onboarding-prosessin jatkuessa. Perehdytysprosessia voidaan parantaa digitaalisen perehdyttämisen avulla varmistamalla laadukkaan ja oikea-aikaisen perehdytysmateriaalin saavutettavuus. Alustalle on mahdollista tuottaa ohjeita työuran kaikkiin vaiheisiin sekä erilaisiin tehtäväkokonaisuuksiin, joka auttaa sekä työuraa aloittavaa että työtehtäviä vaihtavaa työntekijää.

Kehittämisessä mukana olleiden HR-asiantuntijoiden mukaan sähköiselle digialustalle on tarvetta, mutta se ei saa korvata kokonaan perehdyttämistä. Perehdyttäjänä tulee toimia esihenkilön, HR-asiantuntijan tai kollegan, mutta sähköistä perehdytysalustaa voi käyttää perehdytyksen tukena ja apuna. Tavoitteena on, että perehdytysmateriaali on helposti löydettävissä sekä perehdyttäjän että perehdytettävän osalta. Toimivalla perehdytysprosessilla tuetaan työntekijän integroitumista organisaatioon. Työntekijän tulee kokea, että hän on toivottu osa työyhteisöä ja häneen panostetaan. Kokonaisuudessaan toimivan onboardingin avulla työntekijä saadaan sitoutettua organisaatioon ja työnteko alkamaan tuottavana heti alusta lähtien. Laadukkaan perehdytysprosessin avulla saadaan työntekijäkokemuksesta mahdollisimman positiivinen työuran kaikissa vaiheissa.

Digitaalista perehdytysalustaa voidaan käyttää toimeksiantajaorganisaatiossa perehdytysmateriaalin keräämiseen, mutta koko perehdyttämisen prosessin kehittämistä kannattaa vielä jatkaa. Ehdotuksena voisi olla joko tehdyn alustan kehittäminen automaation osalta esimerkiksi muistutustoiminnoltaan tai perehtyä ulkopuolisten palveluntuottajien tarjoamiin järjestelmiin perehdytysprosessin laadun varmistamiseksi.

The purpose was to collect information on the factors that are affecting employees` experience related to digital systems. Also, the result of the thesis is the digital orientation platform, that helps new employees’ integration to organisation in the University of Eastern Finland.

The thesis was part of the orientation process, which involves tasks from recruiting a new employee to orientation and was carried out as a project. The result of the thesis, the Digital Orientation platform, will be used as a basis for the digitalisation of orientation, and will be developed as the orientation process continues.

According to the HR experts in the University of Eastern Finland, there was a need for a digital platform. Although a supervisor, a HR expert or a colleague is responsible for orientation, the digital orientation platform can be used as support and assistance. A well-functioning orientation process supports the integration of the employee into the organisation. The employee must feel that he or she is a desired part of the work community with the help of orientation and can start working productive right from the start.