Automatisoidun kululaskuprosessin kontrollit
Toivola, Sini (2022)
Toivola, Sini
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022121530201
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022121530201
Tiivistelmä
Opinnäytetyön aiheena oli automatisoituun kululaskuprosessiin liittyvät sisäiset kontrollit yritys X:ssä. Yritys X:n taloushallinnon osasto käsittelee suuria määriä kululaskuja ja nykyaikaisen, tehokkaan taloushallinnon toimintaperiaatteiden mukaisesti laskujen käsittelyyn käytetään myös automatisaatiota. Tässä työssä kululaskuilla tarkoitetaan yleiskuluista, kuten siivous-, vesi-, vartiointi- ja lämpökuluista muodostuvia laskuja. Tällaiset yleiskuluista muodostuvat laskut ovat nykyisen teknologian kannalta potentiaalisimpia laskuja automatisoitaviksi, niiden yleisominaisuuksien, kuten toistuvuuden ja ennakoitavuuden vuoksi. Automatisaatioon liittyy myös haasteita ja riskejä, joita pyritään hallitsemaan sisäisten kontrollien avulla. Työn tavoitteena oli perehtyä yritys X:n nykyiseen kululasku-prosessiin ja siihen liittyviin kontrolleihin ja luoda kehitysehdotuksia nykyisten kontrollien ja käytäntöjen parantamiseksi. Tarkoituksena oli tutkia nykytilaa kriittisellä otteella ja saada aikaan aidosti toteutettavia ideoita kontrollien kehittämiseen.
Teoreettisessa viitekehyksessä perehdyttiin nykyaikaisen taloushallinnon toimintaperiaatteisiin ja työkaluihin. Erityisenä tarkastelun kohteena oli automatisaatio ja siihen liittyvät ja sen mahdollistavat aiheet, kuten digitalisaatio, master data, RPA-automaatio ja verkkolaskutus. Työn teoreettisen osuuden tavoitteena oli kuvata se pohja, jonka päälle tarkasteltava, automatisoitu kululaskuprosessi rakentuu. Opinnäytetyö on toteutettu käyttäen kvalitatiivisia tutkimusmenetelmiä. Työn empiirinen osa toteutettiin kahdessa osassa. Ensin tutustuttiin toimeksiantajan ohjauksella nykyiseen prosessiin ja sen kontrolleihin sekä käytettyihin ohjelmistoihin ja työkaluihin. Näin saatiin ymmärrys lähtötilanteesta, joka oli tarpeen kehitysajatusten mahdollistamiseksi. Toinen osa tutkimuksesta suoritettiin teemahaastatteluilla, joiden avulla pyrittiin vastaamaan kysymyksiin siitä, mikä on kontrollien nykytila ja miten niitä voitaisiin kehittää.
Työn tuloksena löydettiin puutteita ja kehitettäviä kohteita nykyisissä kontrolleissa sekä ajatuksia täysin uusista lisäyksistä riskien hallintaan, joita toimeksiantaja voi tarvittaessa jatkokehittää ja implementoida tarpeen mukaan. Johtopäätöksenä voidaan todeta, että kattava riskien tunnistaminen ja niihin sidotut kontrollit ovat tärkeä osa automatisoitua kululaskuprosessia. Tarkoituksenmukaisuus ja kehittyminen prosessin mukana olivat kehitysehdotusten perusteena, ja automaation laajempi hyödyntäminen oli loppupäätelmissä mukana; automatisoidaan kontrollitkin.
Teoreettisessa viitekehyksessä perehdyttiin nykyaikaisen taloushallinnon toimintaperiaatteisiin ja työkaluihin. Erityisenä tarkastelun kohteena oli automatisaatio ja siihen liittyvät ja sen mahdollistavat aiheet, kuten digitalisaatio, master data, RPA-automaatio ja verkkolaskutus. Työn teoreettisen osuuden tavoitteena oli kuvata se pohja, jonka päälle tarkasteltava, automatisoitu kululaskuprosessi rakentuu. Opinnäytetyö on toteutettu käyttäen kvalitatiivisia tutkimusmenetelmiä. Työn empiirinen osa toteutettiin kahdessa osassa. Ensin tutustuttiin toimeksiantajan ohjauksella nykyiseen prosessiin ja sen kontrolleihin sekä käytettyihin ohjelmistoihin ja työkaluihin. Näin saatiin ymmärrys lähtötilanteesta, joka oli tarpeen kehitysajatusten mahdollistamiseksi. Toinen osa tutkimuksesta suoritettiin teemahaastatteluilla, joiden avulla pyrittiin vastaamaan kysymyksiin siitä, mikä on kontrollien nykytila ja miten niitä voitaisiin kehittää.
Työn tuloksena löydettiin puutteita ja kehitettäviä kohteita nykyisissä kontrolleissa sekä ajatuksia täysin uusista lisäyksistä riskien hallintaan, joita toimeksiantaja voi tarvittaessa jatkokehittää ja implementoida tarpeen mukaan. Johtopäätöksenä voidaan todeta, että kattava riskien tunnistaminen ja niihin sidotut kontrollit ovat tärkeä osa automatisoitua kululaskuprosessia. Tarkoituksenmukaisuus ja kehittyminen prosessin mukana olivat kehitysehdotusten perusteena, ja automaation laajempi hyödyntäminen oli loppupäätelmissä mukana; automatisoidaan kontrollitkin.