Asianhallinnan prosessien ja toimintatapojen kehittäminen
Kupiainen, Kristiina (2022)
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022121328464
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022121328464
Tiivistelmä
Tiivistelmä
Kehittämistyön tarkoituksena oli kunnan asianhallinnan asiankäsittelyn toimintatapojen ja prosessien kehittäminen vakioprosesseiksi. Työssä tutkittiin ja vertailtiin, miten julkisen hallinnon asiankäsittelyn prosesseja voidaan yhdenmukaistaa ja selkeyttää prosessien kuvaamisella ja uusilla toimintatavoilla. Työssä käytettiin apuna ja ohjeena Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuria ja JUHTA – Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan suositusta prosessien kuvaamisessa. Lisäksi selvitettiin, miten leania voidaan käyttää prosessien nykytilan ja tavoitetilan kuvauksissa sekä jatkuvan parantamisen näkökulmasta erilaisilla lean kehittämistyökaluilla.
Kehittämistyössä käytettiin lähestymistapoina tapaustutkimusta ja konstruktiivista tutkimusta. Tutkimusmenetelminä käytettiin aivoriihiä, teemahaastatteluja ja benchmarkingia. Kehittämistyön tutkimusosuus tehtiin kesä-syyskuussa 2022. Teemahaastattelujen ja benchmarking-vierailun tuloksia tarkasteltiin rinnakkain ja purettiin analysointia varten. Sen jälkeen tehtiin johtopäätökset.
Tutkimustulosten perusteella voitiin todeta, että asianhallinnan prosesseja kuvaamalla ja yhtenäisillä ohjeilla voidaan prosesseja parantaa ja saadaan prosessit vakioitua, riippumatta kunnan koosta. Kehittämistyön aikana tuli esille, että tärkeä merkitys on ajantasaisella ja jatkuvasti päivitettävällä asianhallintajärjestelmän tiedonohjaussuunnitelmalla, erityisesti kehitettäessä hallinnon toimintatapojen digitalisointia ja prosessikuvauksia. Voitiin myös todeta, että vakioprosesseihin pääsemiseksi tulisi asianhallinnan henkilöstöä kouluttaa riittävästi sekä ohjeistaa käsikirjoilla ja uusilla toimintaohjeilla toiminnan yhtenäistämiseksi. Tässä kehittämistehtävässä esille tulleita asioita, jotka saatiin benchmarking-vierailun ja kolmen vertailukunnan teemahaastatteluiden tuloksina, voidaan hyödyntää prosessien vakioimisessa ja leanin käytössä prosessien kehittämisessä paitsi kohdeorganisaatiossa, niin myös soveltaen muiden kuntien asianhallinnan asiankäsittelyn prosessien kehittämisessä. Abstract
The goal of the development work was to develop municipal case management methods and processes into standard processes. The work studied and compared how the processes of public administration case handling can be standardized and clarified by describing the processes and using new methods. The work utilized as help and as a guide the Reference Architecture for Local Government Case Management and JUHTA - Advisory Board of Public Administration Information Management recommendations about describing processes. In addition was investigated how lean could be used from the point of view of describing the current and target states and continued improvement of the processes with different lean development tools.
Case studies and constructive research were used as approaches during the development work. Think tanks, theme interviews and benchmarking were used as research methods. The research section was done from June to September in 2022. The results from the theme interviews and the benchmarking visit were compared side by side and disassembled for analysis. After which conclusions were made.
Based on the results it can be said that by describing and clarifying processes and using uniform instructions the processes can be improved and standardized regardless of the size of the municipality. During the development work the significant importance of a up to date and constantly updated case management system information management plan became clear, especially when developing the digitization of operation methods and processes of the administration. It could also be stated that in order to reach standardized processes, case management personnel should be adequately trained and guided with manuals and new instructions to unify operations. The issues brought up during the development work, that were the results of the benchmarking visit and three reference municipality theme interviews, can be used in standardizing processes and utilizing lean in process development, not only in the target organization but also in the development of case management processes in other municipalities.
Kehittämistyön tarkoituksena oli kunnan asianhallinnan asiankäsittelyn toimintatapojen ja prosessien kehittäminen vakioprosesseiksi. Työssä tutkittiin ja vertailtiin, miten julkisen hallinnon asiankäsittelyn prosesseja voidaan yhdenmukaistaa ja selkeyttää prosessien kuvaamisella ja uusilla toimintatavoilla. Työssä käytettiin apuna ja ohjeena Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuria ja JUHTA – Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan suositusta prosessien kuvaamisessa. Lisäksi selvitettiin, miten leania voidaan käyttää prosessien nykytilan ja tavoitetilan kuvauksissa sekä jatkuvan parantamisen näkökulmasta erilaisilla lean kehittämistyökaluilla.
Kehittämistyössä käytettiin lähestymistapoina tapaustutkimusta ja konstruktiivista tutkimusta. Tutkimusmenetelminä käytettiin aivoriihiä, teemahaastatteluja ja benchmarkingia. Kehittämistyön tutkimusosuus tehtiin kesä-syyskuussa 2022. Teemahaastattelujen ja benchmarking-vierailun tuloksia tarkasteltiin rinnakkain ja purettiin analysointia varten. Sen jälkeen tehtiin johtopäätökset.
Tutkimustulosten perusteella voitiin todeta, että asianhallinnan prosesseja kuvaamalla ja yhtenäisillä ohjeilla voidaan prosesseja parantaa ja saadaan prosessit vakioitua, riippumatta kunnan koosta. Kehittämistyön aikana tuli esille, että tärkeä merkitys on ajantasaisella ja jatkuvasti päivitettävällä asianhallintajärjestelmän tiedonohjaussuunnitelmalla, erityisesti kehitettäessä hallinnon toimintatapojen digitalisointia ja prosessikuvauksia. Voitiin myös todeta, että vakioprosesseihin pääsemiseksi tulisi asianhallinnan henkilöstöä kouluttaa riittävästi sekä ohjeistaa käsikirjoilla ja uusilla toimintaohjeilla toiminnan yhtenäistämiseksi. Tässä kehittämistehtävässä esille tulleita asioita, jotka saatiin benchmarking-vierailun ja kolmen vertailukunnan teemahaastatteluiden tuloksina, voidaan hyödyntää prosessien vakioimisessa ja leanin käytössä prosessien kehittämisessä paitsi kohdeorganisaatiossa, niin myös soveltaen muiden kuntien asianhallinnan asiankäsittelyn prosessien kehittämisessä.
The goal of the development work was to develop municipal case management methods and processes into standard processes. The work studied and compared how the processes of public administration case handling can be standardized and clarified by describing the processes and using new methods. The work utilized as help and as a guide the Reference Architecture for Local Government Case Management and JUHTA - Advisory Board of Public Administration Information Management recommendations about describing processes. In addition was investigated how lean could be used from the point of view of describing the current and target states and continued improvement of the processes with different lean development tools.
Case studies and constructive research were used as approaches during the development work. Think tanks, theme interviews and benchmarking were used as research methods. The research section was done from June to September in 2022. The results from the theme interviews and the benchmarking visit were compared side by side and disassembled for analysis. After which conclusions were made.
Based on the results it can be said that by describing and clarifying processes and using uniform instructions the processes can be improved and standardized regardless of the size of the municipality. During the development work the significant importance of a up to date and constantly updated case management system information management plan became clear, especially when developing the digitization of operation methods and processes of the administration. It could also be stated that in order to reach standardized processes, case management personnel should be adequately trained and guided with manuals and new instructions to unify operations. The issues brought up during the development work, that were the results of the benchmarking visit and three reference municipality theme interviews, can be used in standardizing processes and utilizing lean in process development, not only in the target organization but also in the development of case management processes in other municipalities.