Talouden toiminnanohjaus ja ennakointi ammattikorkeakoulujen tutkimus- ja kehityshankkeissa

Abstract

Opinnäytetyön aihe liittyy ammattikorkeakouluissa toteuttavien tutkimus- ja kehityshankkeiden talouden toiminnanohjaukseen ja ennakointiin. Tutkimuksessa tarkasteltiin hankkeiden talouden toiminnanohjausta ja ennakointia sekä niissä esille tulleita ongelmakohtia sekä ratkaisuja. Hankehakemuksiin liittyy kustannusten ja rahoituksen budjetointi rahoittajan ehtojen ja ohjeistusten mukaisesti. Tutkimuksessa haluttiin selvittää, mitkä tekijät vaikuttavat hankkeiden budjetoinnin onnistumiseen sekä miten tehdään talouden seurantaa ja ennakointia niin, että hanke ja korkeakoulu hyötyvät. Opinnäytetyö tehtiin yleisellä tasolla ja siinä käytettiin laadulliseen tutkimukseen liittyvää tapaustutkimuksen menetelmää.

Tutkimusaineistoa kerättiin haastatteluiden ja kyselyiden avulla. Haastattelut suunnattiin niiden ammattikorkeakoulujen talouspalveluiden henkilöstölle, jotka sijaitsevat Itä- ja Pohjois-Suomen rakennerahaston suuralueella ja saavat rahoitusta Euroopan aluekehitysrahastosta ja Euroopan sosiaalirahastosta. Kysely kohdennettiin samalla suuralueella sijaitseville elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksille sekä maakuntien liitoille. Haastatteluun osallistui neljä ammattikorkeakoulua ja rahoittajakyselyn vastausprosentti oli 55.

Sekä haastatteluiden että kyselyn tulokset olivat samansuuntaisia. Molemmissa nousi esille, että hankkeiden kustannusarviot tulee tehdä mahdollisimman realistisesti ja oikeilla tiedoilla sekä pitää perustella hankkeen toiminnalla. Hankehenkilöstön pysyvyys nousi rahoittajien vastauksissa vahvasti esille. Yhteistyö ja vuoropuhelu eri tiimien välillä sekä kokemus hankebudjetoinnista edesauttavat budjetoinnin onnistumisessa. Hankkeen kustannusten seuranta ja ennakointi tuo poikkeamat ja muutostarpeet näkyviin. Tuloksien perusteella voitiin todeta, että mitä täsmällisemmin budjetit tehdään, sitä vähemmän rahoittajien tarvitsee kysyä lisätietoja ja jatkossa muutoshakemusten tarve vähenee. Hankkeen seurannan ja ennakoinnin avulla voidaan reagoida nopeasti muuttuviin tilanteisiin. Tutkimuksen tuloksia voivat hyödyntää hankkeita suunnittelevat henkilöt ja projektipäälliköt sekä muut hankkeiden talouden parissa työskentelevät.

The subject of the thesis was related to the operational control and forecasting of the finances of the research and development projects implemented in universities of applied sciences. The study looked at the operational control and forecasting of the projects' economy, as well as the problem points and solutions that came up in them. Project applications include budgeting of costs and funding in accordance with the financier's terms and instructions. The aim of the study was to find out which factors affect the success of project budgeting and how to monitor and forecast the economy so that the project and the university benefit. The thesis was done on a general level and it used the case study method associated with qualitative research.

Research material was collected through interviews and surveys. The interviews were aimed at the financial services staff of their universities of applied sciences, which are in the Eastern and Northern Finland structural fund area and receive funding from the European Regional Development Fund and the European Social Fund. The survey was targeted at centre for economic development, transport and the environment and regional councils located in the same large area. Four universities of applied sciences participated in the interview, and the response rate to the funding survey was 55.

The research results from the interviews and the survey were in the same direction. In both, it was brought up that the cost estimates of the projects should be made as realistically as possible and with the right information and should be justified by the operation of the project. The permanence of the project staff came up strongly in the financiers' answers. Cooperation and dialogue between different teams as well as experience in project budgeting contribute to the success of budgeting. Project cost monitoring and forecasting makes deviations and change needs visible. Based on the results, it could be concluded that the more precisely the budgets are made, the less financiers need to ask for additional information and the need for change applications will decrease in the future. With the help of project monitoring and forecasting, it is possible to react quickly to changing situations. The results of the research can be used by people who plan projects and project managers, as well as others who work with the finances of projects.