Perehdytyskansio Kotimaailma Suomi Oy:lle

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli laatia perehdytyskansio toimeksiantajan, Kotimaailma Suomi Oy:n, uusien työntekijöiden perehdytyksen tukimateriaaliksi. Opinnäytetyön aihe valikoitui tekijän ammattiharjoittelun aikana toimeksiantajayrityksen palveluksessa, kun paikallisen henkilökunnan kanssa syntyi keskustelua tarpeesta perehdytyskansiolle. Kotimaailma Suomi Oy:n johto innostui myös aiheesta ja toivoi, että perehdytyskansio toteutetaan siten, että yritys voi käyttää produktia hyödykseen kaikissa Suomen toimipisteissä.

Opinnäytetyön toimeksiantaja, Kotimaailma Suomi Oy, on valtakunnallinen huoneistohotelliketju, joka tarjoaa väliaikaisia huoneistomajoituksia asiakkailleen. Kotimaailma Suomi Oy on perheyritys, jonka toimitusjohtaja Hans Ekholm perusti vuonna 2007. Yritys toimii tällä hetkellä Helsingissä, Lappeenrannassa, Turussa, Tampereella sekä Oulussa työllistäen noin 15 vakituista työntekijää sekä siivojia ja harjoittelijoita. Elokuussa 2013 Kotimaailma aloitti laajentumisprojektin franchising-ketjuksi, jonka tavoitteena on avata toimipiste jokaiselle yli 30 000 asukkaan paikkakunnalle Suomessa. Perehdytyskansion avulla toimeksiantaja voi myös helpottaa uusien toimipisteiden henkilökunnan perehdytystä jatkossa.

Opinnäytetyön teoriaosuus laadittiin alan lähdekirjallisuutta ja tekijän omakohtaisia kokemuksia hyväksikäyttäen. Raportissa käydään läpi perehdyttämisen merkitys, lainsäädäntö, suunnittelu, työnopastus, selostus produktin laatimisesta sekä perehdytyksen onnistumisen seuranta ja työn hyödyntämiseksi tarvittavat toimenpiteet tulevaisuudessa.

Työn produktin tavoite oli luoda uudelle työntekijälle valmis tietopohja, jolla helpotetaan yleisperehdyttämisen osuutta ja jonka avulla uusi työntekijä tuntee olonsa tervetulleeksi työyhteisöön ja ymmärtää organisaation tavat toimia. Toimeksiantajalla ei ollut merkittävästi dokumentoitua tietoa entuudestaan, joten tiedonkeruu suoritettiin pääasiassa henkilökuntaa haastattelemalla, jolloin produktiin saatiin valittua kaikista olennaisimmat asiat sekä runsaasti työkokemuksen tuomaa hiljaista tietoa. Produktin ulkoasu suunniteltiin visuaalisesti miellyttäväksi sekä kevyeksi, jotta perehdytyskansion tietosisältö olisi helppo sisäistää eikä tietomäärä tuntuisi liian raskaalta. Produktille asetetut tavoitteet saavutettiin ja tuloksena syntyi tiivis ja helppolukuinen kokonaisuus yleisperehdyttämisen tukimateriaaliksi.

The aim of this thesis was to devise an induction training folder for the client company, Kotimaailma Suomi Oy, to assist the induction of new employees. The demand for the thesis arose in discussions with the local staff during the author’s internship in the client company. The topic was well received by the client company’s board of directors and it was also requested that the product of the thesis would be made applicable for all Kotimaailma locations in Finland.

The client company, Kotimaailma Suomi Oy, is a nation-wide accommodation-chain, offering temporary accommodations for their customers. Kotimaailma is a family-run business which was founded by CEO Hans Ekholm in 2007. The company has branch offices in Helsinki, Lappeenranta, Turku, Tampere and Oulu at the moment. Kotimaailma started a franchising project in August 2013 with the consequence of expanding to all cities in Finland with more than 30 000 inhabitants. With the help of the job induction folder, Kotimaailma can also assist the induction of new employees working at the new possible locations opened in the future.

The theoretical backround was based on the professional literature of Human Resources Management and the author’s personal work experience. The theory consisted of the principles of job induction training, the legislation, planning and monitoring of induction, a narrative of how the product was devised and the procedures needed to run the staff training programme successfully in the future.

The aim of the product was to create an induction support material to establish a foundation for learning covering the basics of general induction. With the help of the product, new employees feel welcomed into the company and learn all the important in-house policies. The client company did not have a significant amount of documented information beforehand so the acquisition of information was conducted with the assistance of employee interviews. The layout and appearance of the product was planned to be visually appealing and easy-to-read so that the information would be easier to assimilate for the new employee. The aim of the study was achieved and the product ended up being a well-rounded and easy-to-read support material of induction for future employees entering the company.