Kiinteistöpalveluyksikön toiminnan kehittäminen : Palveluinnovaatiot oppilaitoksen tukiyksikössä

Abstract

Ihmisen toimintastrategian valinta ja käyttäytyminen organisaatiossa perustuvat henkilön arvomaailmaan, luonteeseen, lahjakkuuteen sekä elämän tilanteeseen. Organisaation toimintakulttuurilla, menettelytavoilla ja palkitsemismekanismeilla voidaan vaikuttaa siihen kuinka hyvin taustaltaan erilaiset ihmiset saadaan toimimaan organisaation päämäärän ja strategian mukaisesti. Työn tarkoituksena oli tuottaa työnohjauksen menetelmiä joilla voitaisiin parantaa kiinteistöpalveluyksikön palvelun laatua ja pidemmällä tähtäimellä saavuttaa kustannussäästöjä toiminnassa. Toinen tavoite oli pilotoida uusia toimintatapoja rajatulla henkilömäärällä ja sen jälkeen siirtää hyväksi havaitut tavat koko organisaation käyttöön.

Tutkimusmenetelmäksi valittiin yksikköön tehtävä työyhteisöselvitys sisältäen lomakekyselyn (henkilöstökyselyn) ja yksityishaastattelun. Lomakekyselyllä ja haastatteluilla selvitettiin henkilökunnan mielipiteitä työhyvinvoinnista, esimiestyöstä sekä kannustavien palkkaustapojen perusteista. Selvityksen pohjalta rakennetussa henkilöstökoulutuksessa käytiin läpi henkilökunnan ongelmallisiksi kokemia asioita, kehittämiskohteita toiminnassa ja palkitsemisjärjestelmässä sekä tiimityöskentelyyn liittyviä asioita. Työyhteisöselvitys on tarkoitus tehdä uudelleen noin vuoden kuluttua tämän projektin päättymisestä jolloin voidaan todeta koulutuksen ja toimintatavoissa tehtyjen muutosten vaikuttavuus.

Koulutuksen aikana muodostettiin itsenäiseen työhön kykenevät tiimit. Jokainen tiimi teki omaa työtä ja palvelua kehittävän projektin. Organisaatiotasolla luotiin yhteinen järjestelmä erilaisten työtehtävien vaativuuksien määrittelemiseksi sekä sovittiin periaatteista eri työtehtävien palkkauksen perusteista. Jokaiselle luotiin kehittymis- ja urapolku mikä varmasti osaltaan motivoi ihmistä kehittämään itseään sekä työympäristöä.

Johtopäätöksinä voi todeta, että organisaation rakenteeseen ja palkkausmenetelmiin kannattaa tehdä muutoksia vaikka ne projekteina sisältävät isoja riskejä. Ihmisissä huomasi selvän muutoksen asenteissa ja toiminnassa; kun huomattiin, että minä olen tärkeä, minuun panostetaan ja minulla on kehittymismahdollisuuksia. Itse sain paljon hyviä kokemuksia projektista ja oppia esimiestyötä varten. Ongelma jatkossa on, kuinka saada parantunut työilmapiiri ja yhteishenki jatkumaan ja siirtymään uusillekin tekijöille?

How humans choose their operational strategies and behaviour in an organization is based on a person's values, character, talent, and life situation. Organization's operating culture, practices and incentive systems can influence on how well people from different backgrounds function according to the organization's goals and strategy. The purpose of this work was to provide guidance on methods for improving the quality of service in the real estate service unit and to achieve cost savings in operation in the long run. The second objective was to pilot new ways of working with a limited number of staff, and then transfer the proven methods throughout the organization.

The research was carried out by implementing a work community clarification, including a survey (staff survey) and private interviews. The form of the survey and interviews examined the opinions of the staff wellbeing, superior work and how to develop the basis for a motivating incentive system. The staff training based on the clarification went through the problematic issues experienced by the staff; areas for development in operations and in the incentive system, as well as the issues in the team work. The work community clarification is planned to be done again about in a year after the completion of the project in order to find out if the training and the changes made in the operations have had any influence.

During the training, independently working teams were formed. Each team did a project work to develop their job and service. At the organizational level, a common framework for defining the requirements of different tasks was established, and agreed on principles for compensating various tasks. Each staffmember created opportunities for development and career path which will definitely motivate people to develop themselves and work environment.

As a conclusion you can say that you should make changes in the organization's structure and incentive methods even if the project contains high risks. You could see a clear change in attitudes and activities; when it was discovered that I am important, employer invests in me and I have possibilities to develop. I personally got a lot of good experiences in the project and new skills for supervisory purposes. The problem in the future is how to get the improved atmosphere and team spirit to continue and move on to each new staff member?