Process modeling as a part of management system development : a case study
Tallgrén, Camilla (2022)
Tallgrén, Camilla
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022061017277
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022061017277
Tiivistelmä
Opinnäytetyö perustuu eräässä suomalaisessa valtakunnallisessa palveluorganisaatiossa tehtyyn johtamisjärjestelmän kehittämistä ja prosessien mallintamista koskevaan projektiin.
Case-organisaatiossa käynnistettiin johtamisjärjestelmän kehittämiseen tähtäävä projekti. Uusi johtamisjärjestelmä päätettiin pohjata ISO 9001:2015 standardiin, joka perustuu prosessimaiselle toimintamallille. Prosessimaisen toimintamallin katsottiin ratkaisevan myös muita projektille asetettuja tavoitteita, joten organisaatiossa päätettiin implementoida prosessimainen toimintamalli. Tämän myötä syntyi tarve mallintaa organisaation prosessit.
Tämän opinnäytetyön tavoite oli mallintaa organisaation ydinprosessit ja rakentaa organisaatiolle prosessiarkkitehtuuri. Prosessiarkkitehtuuri ja siihen liittyvät prosessikaaviot tulevat osaksi uutta johtamisjärjestelmää. Prosessiperustainen ohjeiden jaottelutapa mahdollistaa kuhunkin prosessiin liittyvien ohjeiden helpomman löydettävyyden. Visualisoidut prosessit lisäävät toiminnan läpinäkyvyyttä ja organisaatio voi käyttää jatkossa prosessikaavioita useisiin erilaisiin käyttötarkoituksiin, kuten esimerkiksi perehdyttämisen tukena, prosessien kehittämisessä tai johtamisen työkaluna.
Opinnäytetyön tuloksena mallinnettiin 112 prosessia. Prosessikaaviot on viety case-organisaation sähköiseen ohjejärjestelmään juuri integroituun prosessimoduuliin, jossa prosessikaaviot ovat kaikkien työntekijöiden käytettävissä. Lisäksi rakennettiin prosessiarkkitehtuuri, joka muodostaa eri prosessit ja prosessitasot yhdistävän rakenteen. Lopuksi luotiin kehitysehdotus prosessimaisen toimintamallin kypsyystason jatkokehittämiseksi seuraaville vuosille. Organisaatio voi hyödyntää tuotettua kehitysehdotusta suunnitellessaan kehitystoimenpiteitä. The thesis is based on a project concerning the development of a management system and modeling of processes carried out in a Finnish national service organization.
A development project to update the current management system had been launched in the organization. Updated management system was about to be built to follow the principles of ISO 9001:2015 standard which is based on a process-based approach. The organization decided to implement process-based approach which together with other internal goals, resulted in the need to model the organization’s processes.
Objective of this thesis was to model the organization’s core processes and create an organization specific process architecture. Resulting process architecture and the related process models form a part of the updated management system. Standard operating procedures (SOP’s) will be sorted based on processes, enabling easier findability of the SOP’s. Visualized processes increase transparency in the organization’s and can be used for various purposes, including training, process development and as a management tool.
The outcome of this thesis was 112 process models which are stored in the recently deployed process module, integrated in the SOP management system and accessible by all the employees of the organization. In addition, organization-specific process architecture was established to form a connecting structure for the processes. Created development proposal for the next few year’s process maturity level development can be used in further maturity level development efforts.
Case-organisaatiossa käynnistettiin johtamisjärjestelmän kehittämiseen tähtäävä projekti. Uusi johtamisjärjestelmä päätettiin pohjata ISO 9001:2015 standardiin, joka perustuu prosessimaiselle toimintamallille. Prosessimaisen toimintamallin katsottiin ratkaisevan myös muita projektille asetettuja tavoitteita, joten organisaatiossa päätettiin implementoida prosessimainen toimintamalli. Tämän myötä syntyi tarve mallintaa organisaation prosessit.
Tämän opinnäytetyön tavoite oli mallintaa organisaation ydinprosessit ja rakentaa organisaatiolle prosessiarkkitehtuuri. Prosessiarkkitehtuuri ja siihen liittyvät prosessikaaviot tulevat osaksi uutta johtamisjärjestelmää. Prosessiperustainen ohjeiden jaottelutapa mahdollistaa kuhunkin prosessiin liittyvien ohjeiden helpomman löydettävyyden. Visualisoidut prosessit lisäävät toiminnan läpinäkyvyyttä ja organisaatio voi käyttää jatkossa prosessikaavioita useisiin erilaisiin käyttötarkoituksiin, kuten esimerkiksi perehdyttämisen tukena, prosessien kehittämisessä tai johtamisen työkaluna.
Opinnäytetyön tuloksena mallinnettiin 112 prosessia. Prosessikaaviot on viety case-organisaation sähköiseen ohjejärjestelmään juuri integroituun prosessimoduuliin, jossa prosessikaaviot ovat kaikkien työntekijöiden käytettävissä. Lisäksi rakennettiin prosessiarkkitehtuuri, joka muodostaa eri prosessit ja prosessitasot yhdistävän rakenteen. Lopuksi luotiin kehitysehdotus prosessimaisen toimintamallin kypsyystason jatkokehittämiseksi seuraaville vuosille. Organisaatio voi hyödyntää tuotettua kehitysehdotusta suunnitellessaan kehitystoimenpiteitä.
A development project to update the current management system had been launched in the organization. Updated management system was about to be built to follow the principles of ISO 9001:2015 standard which is based on a process-based approach. The organization decided to implement process-based approach which together with other internal goals, resulted in the need to model the organization’s processes.
Objective of this thesis was to model the organization’s core processes and create an organization specific process architecture. Resulting process architecture and the related process models form a part of the updated management system. Standard operating procedures (SOP’s) will be sorted based on processes, enabling easier findability of the SOP’s. Visualized processes increase transparency in the organization’s and can be used for various purposes, including training, process development and as a management tool.
The outcome of this thesis was 112 process models which are stored in the recently deployed process module, integrated in the SOP management system and accessible by all the employees of the organization. In addition, organization-specific process architecture was established to form a connecting structure for the processes. Created development proposal for the next few year’s process maturity level development can be used in further maturity level development efforts.