Taloushallinnon prosessien kehittäminen ja yhtenäistäminen

Abstract

Opinnäytetyö tehdään toiminnallisena työnä yritykseen X. Toiminnallisen työn tavoite on yhtenäistää yrityksen X eri maissa toimivien operatiivisten toimintojen kirjanpitäjien suorittamia tehtäviä. Yrityksessä X on implementoitu taloushallinnon palvelukeskusta vuosina 2021 sekä 2022. Toimintojen yhtenäistämisen tavoitteena on saada kaikkiin maihin käyttöön samanlaiset prosessit. Taloushallinnon kirjanpitäjien työ on siten tehokkaampaa, laadukkaampaa sekä työntekijän näkökulmasta helpompaa suorittaa, mikäli prosessit ovat yhtenäiset jokaisessa maassa. Teoreettisena viitekehyksenä käsittelen prosessien kehittämiseen erilaisia työkaluja sekä menetelmiä. Teoriassa tuon esille myös taloushallinnon eri pääprosessit mitkä ovat sidoksissa toisiinsa kun tehdään tiettyjä taloushallinnon tehtäviä. Nämä tehtävät voivat olla esimerkiksi franchising provision maksatus franchising yrittäjälle -prosessi, mitä käsittelen myös tässä opinnäytetyössä toiminnallisena työnä. Prosessikehityksessä ja yhtenäistämisessä käytettiin lean -menetelmän tavoitteita. Franchising provision maksatus prosessi haluttiin saada toimimaan ilman poikkeamia ja jouhevasti. Prosessin yhtenäistämisessä ja kehittämisessä käytettiin myös Demingin ympyrää, jolloin kehitysprosessi on jatkuva. Prosessien kehittämiseen sekä prosessien yhtenäistämiseen on käytetty implementoinnin aikana saatua aineistoa kuten paikallisten kirjanpitäjien työtehtävät. Yrityksen X eri maista saatu aineisto on ensin käytetty useamman kuukauden ajan. Tämän jälkeen on haluttu ottaa käyttöön paras prosessi. Prosesseja on verrattu esimerkiksi työtehtävään käytetyn ajan perusteella, saadun laadun perusteella sekä manuaalisen työn määrään. Kyseessä olevan prosessin osalta valinta oli käyttää ruotsin mallia. Ruotsin mallissa todettiin olevan huomattavasti vähemmän manuaalista työtä ja koko prosessiin käytetty aika huomattavasti lyhyempi kuin Suomessa käytössä olevassa prosessissa. Kyseinen prosessikehitys sekä yhtenäistäminen oli ensimmäinen tekemäni prosessimuutos-projekti. Prosessin yhtenäistämisprojektin aikana ilmeni useita epäkohtia joita korjattiin ns. ”lennosta”. Nämä on tuotu esille neljännen luvun viimeisessä alaluvussa. Projekti on ollut erittäin silmiä avaava sekä opettavainen. Ensimmäiseksi prosessien yhtenäistämisprojektiksi tämä onnistui hyvin. On otettava huomioon myös että Deming ympyrää käytetään edelleen ja kyseistä prosessia hiotaan kummankin maan, niin Suomen kuin Ruotsin osalta jatkuvasti toimivammaksi.