Maksutapaprosessin automatisointi tilitoimistossa

Abstract

Tämä opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantona Älykkään automaation osaamiskeskus – hankkeelle. Hanke edistää mikro-, pk- ja kasvuyritysten talouden prosessien kehittämistä ja automaatiota. Hankkeen kautta yrityksille järjestetään erilaisia koulutuksia aiheen eri teemoista. Hanke tarjoaa myös yrityskohtaista ohjausta yrityksen talouden prosessien kehittämiseen ja automatisointiin. Samalla toimivat ne pohjana soveltuvin osin myös muiden pienten yritysten automatisoinnin edistämisessä.

Työ on toiminnallinen opinnäytetyö, jossa tarkoitus oli kuvantaa ja tehdä kehitysehdotus erään tilitoimiston Stripe-maksutapaprosessiin. Työn tarve lähti tilitoimiston tarpeista edistää automaatiota ja vapauttaa sen avulla aikaa muihin mielekkäämpiin työtehtäviin. Heidän toiveenansa oli automatisoida prosessi osittain tai kokonaan. Työn kehittämisehdotuksen toteutus ja mahdollinen proof of concept-toteutus eli ratkaisun käyttökelpoisuutta todentavan testausversio rajattiin pois työstä. Työn kohteena oleva tilitoimisto on pitkään alalla toiminut tilitoimisto, jossa on kymmeniä työntekijöitä muutamassa eri toimipisteessä.

Työn tietoperustassa käsiteltiin maksutapoja, maksutapapalveluita, miten niitä käsitellään kirjanpidossa ja minkälaiset tulevaisuuden näkymät ovat. Lisäksi käsiteltiin automatisointia ja siihen liittyviä erilaisia menetelmiä, sekä prosessin kehittämistä ja kehittämiseen liittyviä menetelmiä. Empiirisessä osuudessa kuvattiin maksutapaprosessin nykytilannetta tilitoimistossa ja tunnistettuja haasteita sekä työn toteuttamisen käytettyjä menetelmiä, toteuttamisen kuvausta ja lopputulosta. Työssä noudatettiin tutkimuksellisen kehittämistyön menetelmää, jossa lähestymistapa oli tapaustutkimus. Työ toteutettiin havainnoiden prosessin kulkua tilitoimiston esitellessä prosessia teams-videopalaverin välityksellä. Keväällä 2022 järjestettyihin palavereihin osallistui tilitoimiston edustajien lisäksi kaksi hankkeen asiantuntijoita. Prosessikuvaus tehtiin Visio ohjelmalla.

Työssä tunnistettiin haasteita, joiden pohjalta todettiin, ettei automatisointi ole kaikilta osin vielä mahdollista, eikä järkevää. Työn kehittämisehdotus sisältää toimenpiteitä prosessin kehittämiseen niin että automatisointi olisi myöhemmin mahdollista. Lisäksi työssä tunnistettiin prosessin automatisointiin erilaisia mahdollisuuksia, joiden pohjalta tilitoimisto voi valita heidän strategiansa mukaisen ratkaisun. Työn tulokset esiteltiin tilitoimistolle toukokuussa 2022.