Pk-yrityksen ostoprosessin kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää ja automatisoida toimeksiantajayrityksen ostoprosessia. Toimeksiantajayrityksenä työssä oli Tasowheel Gears Oy, joka kuuluu Tasowheel konserniin. Konsernin yritykset käyttävät kaikki samoja ostoprosessin työkaluja, ja näin ollen työn tulokset vaikuttivat kaikkiin konsernin yrityksiin.

Tasowheel konsernin ostoprosessin on todettu vaativan liikaa manuaalista työtä, sekä olevan liian kuormittava nykyisellä mallilla. Prosessin kehittäminen ja automatisointi vähentäisi manuaaliseen työhön kuluvaa työaikaa, ja vapauttaisi työntekijöitä keskittymään muihin työtehtäviin.

Opinnäytetyön ensimmäisessä osiossa käytiin läpi hankintatoimen, sekä ostolaskuprosessin menetelmiä teorian muodossa. Tämän jälkeen alkaa case-osio, jossa käsitellään Tasowheelin ostoprosessin nykytila tilauksen tekemisestä laskun maksamiseen.

Ostoprosessin kehittämiseksi, teetettiin henkilöstölle kysely. Kysely laadittiin erikseen operatiiviselle hankintatoimelle, sekä taloushallinnon henkilöstölle. Näin saatiin kartoitettua prosessi henkilöstön näkökulmasta, sekä saatiin monipuolisesti ehdotuksia siitä mitä prosessissa oli kehitettävää. Vastauksia saatiin henkilöstöltä hyvin kattavasti, mikä auttoi tulosten laatimisessa.

Kyselyn vastausten, sekä teorian pohjalta laadittiin kehitysehdotukset ostoprosessin kehittämiseksi. Yhteensä tehtiin kuusi suurempaa kehitysideaa, jotka esitettiin toimeksiantajayrityksen johdolle. Kehitysideat olivat: hankintaehdotuksen käyttöönotto, toiminnanohjausjärjestelmän tietojen päivittäminen, hyväksymiskierron uudistus, sopimusrekisterin käyttöönotto, tiliöintiohjeiden kehittäminen ja Sonet-järjestelmän kehitystyö.

Työn tuloksena Tasowheel on ottanut jo kirjoitushetkellä osan kehitysehdotuksista käyttöönsä, mikä on tuonut prosessiin toivottua automatiikkaa.

This thesis studies the development of a purchasing process in Tasowheel Gears Oy, which is part of the Tasowheel Group. The process in the client company has proven to be too heavy and it required too much manual work and workhours. Including automation in the process would free workers to do other work tasks.

The thesis includes a theoretical part which deals with purchasing process, and purchase invoice process. In addition, this thesis includes a case study which describes the current state of the whole process. This is followed by a survey, which was conducted for a procurement team, and financial management separately. This gave a great insight into what was to be improved in the process.

Development proposals were made based on the theoretical part and the answers of the inquiry. There were six development proposals overall. These proposals were presented to the management of the client company.

The result was that the client company already made some of the proposals during the time of writing this thesis. The process turned out to be more automated resulting in saved working hours.