Smartsheet-alusta tiedonhallinnan työkaluna: Alustan edut ja vakiointi suunnittelun ohjauksen tehtävissä
Väätäinen, Katariina (2022)
Väätäinen, Katariina
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022053013061
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022053013061
Tiivistelmä
Opinnäytetyössä tutkittiin Smartsheet-tiedonhallintatyökalun käyttötapoja sekä laajuutta YIT Suomi Oy:n Toimitilat ja Kiinteistökehitys -segmenteissä. Tutkimuksessa Smartsheet-alustaa käsiteltiin Lean-periaatteita tukevana työkaluna ja tutkittiin sen tunnistettuja hyötyjä yhteistyötä tehostavana alustana. Tutkimuksen tavoitteena oli löytää alustan hyväksi havaitut käyttötavat, jakaa nämä käyttötavat laajemmin hankkeiden käyttöön vakioitujen mallipohjien muodossa sekä löytää tapa mallipohjien jakelulle.
Tutkimusmetodeina opinnäytetyössä käytettiin haastatteluja sekä kyselyitä. Tutkimuksessa haastateltiin pääasiassa YIT Suomi Oy:n Smartsheet-alustaa käyttäviä toimihenkilöitä sekä suunnittelijaosapuolta, joka oli käyttänyt Smartsheet-alustaa YIT Suomi Oy:n hankkeella. Haastatteluiden ensisijaisena tarkoituksena oli löytää hyväksi havaittuja käyttötapoja suunnittelun ohjauksen tehtävissä sekä kerätä tietoa siitä, mihin muihin rakennushankkeen tehtäviin Smartsheet-alustaa käytetään ja mihin tutkimuksen vakiointiosuus voitiin pohjata. Kyselyiden ensisijaisena tarkoituksena oli tutkia Smartsheet-alustan käytön laajuutta YIT Suomi Oy:n sekä Ramboll Oy:n sisällä ja kerätä kokemuksia sekä ideoita Smartsheet-alustan käytön jatkokehitykselle.
Tutkimuksessa vahvistui ennakko-oletus siitä, että Smartsheet-alustaa käytetään YIT:llä eniten suunnittelun ohjauksen tehtäviin ja pystyttiin tunnistamaan tälle perustelut. Lisäksi voitiin havaita suunnittelun ohjauksen tehtäviin tarkoi-ettujen Smartsheet-taulukkopohjien levinneen laajimmin ja käytön kehittyneen pisimmälle. Tutkimuksessa pystyttiin tunnistamaan myös muita hyväksi havaittuja käyttötapoja ja tehtäviä, joissa Smartsheet-alustaa oli hyödynnetty, ja voitiin myös todeta Smartsheet-alustaa käyttäneiden kokevan sen tehostavan sekä omaa työtään, että yhteistyötä hankeosapuolten välillä. Alustan käy-töstä Ramboll Oy:ssa ei onnistuttu keräämään merkittävää tietoa.
Tulosten perusteella YIT:lle tuotettiin mallipohjia jaettavaksi rakennushankkeiden käyttöön, sekä pystyttiin onnistuneesti kartoittamaan Smartsheet-alustan tunnistettuja hyötyjä ja haasteita. Työssä kerättyä tietoa voidaan pitää käyttökelpoisena alustan käytön laajentamisessa sekä jatkokehityksessä.
Tutkimusmetodeina opinnäytetyössä käytettiin haastatteluja sekä kyselyitä. Tutkimuksessa haastateltiin pääasiassa YIT Suomi Oy:n Smartsheet-alustaa käyttäviä toimihenkilöitä sekä suunnittelijaosapuolta, joka oli käyttänyt Smartsheet-alustaa YIT Suomi Oy:n hankkeella. Haastatteluiden ensisijaisena tarkoituksena oli löytää hyväksi havaittuja käyttötapoja suunnittelun ohjauksen tehtävissä sekä kerätä tietoa siitä, mihin muihin rakennushankkeen tehtäviin Smartsheet-alustaa käytetään ja mihin tutkimuksen vakiointiosuus voitiin pohjata. Kyselyiden ensisijaisena tarkoituksena oli tutkia Smartsheet-alustan käytön laajuutta YIT Suomi Oy:n sekä Ramboll Oy:n sisällä ja kerätä kokemuksia sekä ideoita Smartsheet-alustan käytön jatkokehitykselle.
Tutkimuksessa vahvistui ennakko-oletus siitä, että Smartsheet-alustaa käytetään YIT:llä eniten suunnittelun ohjauksen tehtäviin ja pystyttiin tunnistamaan tälle perustelut. Lisäksi voitiin havaita suunnittelun ohjauksen tehtäviin tarkoi-ettujen Smartsheet-taulukkopohjien levinneen laajimmin ja käytön kehittyneen pisimmälle. Tutkimuksessa pystyttiin tunnistamaan myös muita hyväksi havaittuja käyttötapoja ja tehtäviä, joissa Smartsheet-alustaa oli hyödynnetty, ja voitiin myös todeta Smartsheet-alustaa käyttäneiden kokevan sen tehostavan sekä omaa työtään, että yhteistyötä hankeosapuolten välillä. Alustan käy-töstä Ramboll Oy:ssa ei onnistuttu keräämään merkittävää tietoa.
Tulosten perusteella YIT:lle tuotettiin mallipohjia jaettavaksi rakennushankkeiden käyttöön, sekä pystyttiin onnistuneesti kartoittamaan Smartsheet-alustan tunnistettuja hyötyjä ja haasteita. Työssä kerättyä tietoa voidaan pitää käyttökelpoisena alustan käytön laajentamisessa sekä jatkokehityksessä.