Onnistunut järjestelmän hankintaprosessi vaatimusmäärittelyn näkökulmasta

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on tarjota lukijalle tiivis katselmus julkishallinnon vaatimusmäärittelystä ja sen osuudesta järjestelmähankinnassa. Hyvin tehty vaatimusmäärittely todennäköisesti tuottaa hankkijaorganisaatiolle merkittäviä hyötyjä niin taloudellisesti kuin resurssien näkökulmasta. Opinnäytetyössä käydään läpi aluksi julkishallinnon hankintalakia, jotta voidaan ymmärtää, millaisia toimenpiteitä hankinnan suhteen tulee tehdä. Julkisen puolen hankinnat eroavat tässä suhteessa yksityisen puolen hankinnoista, sillä laki säätelee tarkasti sitä, miten hankintaprosessin tulee edetä ja miten kilpailutus tulee järjestää. Jo kilpailutuksen aikana on tarkoituksenmukaista tehdä vaatimusmäärittelyä, joka toimii pohjana halutulle järjestelmälle. Teoriaosuudessa käytiin tarkemmalla tasolla läpi, mitä vaatimusmäärittelyyn kuuluu ja millaisia erilaisia ohjeita ja teorioita asiasta on. Tässä käytiin esimerkiksi vaatimuksien luonteita, kuvantamismalleja ja miten vaatimuksia voidaan luokitella. Suureen rooliin nousi JHS 173, joka on kattava tietopaketti vaatimusmäärittelyn tekemisestä julkishallinnossa. Teoriaosuuden lähdemateriaalina käytettiin sekä painettua että elektronista kirjallisuutta ja erilaisia tutkimuksia ja dokumentteja. Empiirisessä osassa tutkittiin erilaisia tarjouspyyntöjä Hilma-järjestelmässä, sekä tutustuttiin muutamaan jo valmiiseen vaatimusmäärittelyyn ja tutkittiin, miten nämä näyttäytyvät tavalliselle kansalaiselle sekä tarjoavalle järjestelmätoimittajalle.