Trackinno-kalustohallintajärjestelmän jalkauttaminen ja käyttöönotto : Varalan Urheiluopisto

Abstract

Varalan Urheiluopiston kalustonhallinnan ja lainalaitepalvelun oli todettu vaativan päivittämistä ja nykyaikaistamista. Vallitsevat olosuhteet nostivat tarpeen entistäkin suuremmaksi keväällä 2021, kun lainakalustoa oli lähes viikoittain kadoksissa sekä eriävät toimintatavat organisaation tiimien välillä aiheuttivat laitteiden lainaamisissa ongelmia. Lisäksi huomattiin, että Excelissä ylläpidettävä laiterekisteri ei ollut enää kovin ajantasainen eikä lainkaan käytännöllinen.

Opinnäytetyön tarkoitus oli selvittää Varalan Urheiluopiston kalustonhallintaan liittyviin ongelmiin vastauksia. Työn tavoitteena oli kehittää ja jalkauttaa Varalan urheiluopistolle moderni laiterekisteri ja lainalaitepalvelu, sekä luoda lainakaluston lainapalvelulle yhteiset toimintaperiaatteet läpi organisaation.

Opinnäytetyön tutkimusosiossa keskityttiin tutkimaan, onko uusi käyttöönotettu kalustonhallintaohjelmisto tuonut lisäarvoa Varalan kalustonhallintaan ja lainalaitepalvelun käytäntöihin ja toimintakulttuuriin sekä oliko käyttöönotto ja jalkautus onnistunut. Tutkimus järjestettiin keväällä 2022 kyselytutkimuksena, johon osallistui 42 % järjestelmän aktiivisista käyttäjistä sekä kaikki järjestelmään nimetyt kalustonhallintavastaavat.

Tutkimuksesta saadun tuloksen perusteella Trackinno-kalustonhallintajärjes- telmä toi Varalan Urheiluopistolle toivotun arvoa tuottavan muutoksen kaluston lainaus- ja hallinnointiprosesseihin. Tutkimukseen vastanneista käyttäjistä piti 93 % Trackinno-järjestelmän tuoneen lisäarvoa Varalan lainausprosesseihin ja toimintaperiaatteisiin. Samasta kohderyhmästä 79 % koki lisäarvon kohdistuvan suoraan omaan työhön. Vastaavasti tutkimukseen osallistuneista kalustonhallintavastaavista 100 % koki Trackinnon tuoneen lisäarvoa Varalan toimintaympäristöön sekä kalustonhallintaan. Tutkimuksen mukaan 100 % käyttäjistä sekä kalustonhallintavastaavista valitsisi Trackinno-järjestelmän, ennemmin kuin palaisi takaisin vanhoihin vuoden takaisiin toimintaperiaatteisiin.

Organisaatio jatkaa järjestelmän hyödyntämistä ja tarpeita vastaavaa kehitystyötä tulevaisuudessa yhteistyössä Trackinno Oy:n kanssa. Tärkeimpiä kehityskohteita ovat Trackinno-järjestelmän integrointi Varalan CRM-järjestelmään, rekisterin ajantasaisuus sekä rekisterin laajentaminen Varalan liikuntavälineistöön ja kiinteistöhuollon kalustoon.

The purpose of the thesis was to investigate and find answers to the problems related to equipment management system and borrowing processes at the Varala sports institution. The aim was to develop and implement a modern equipment management system and borrowing service for Varala sports institute, and to create common operating principles for the equipment borrowing service.

Varala Sports Institute’s equipment management and borrowing service was identified as requiring update and modernization. Borrowed equipment was missing almost weekly and the register of equipment’s was no longer up to date.

The research part of this thesis focuses on investigating whether the newly implemented equipment management software has added value to Varala's equipment management and loan facility service practices and culture, and whether the implementation and deployment was successful. According to 93 % of the users, the Trackinno system added value to Varala's loan processes and culture.