HR-systemens mervärde för outsourcad löneadministration : En studie huruvida personregister kan effektivera löneräkning

Abstract

I dagens läge försöker företag integrera olika program med löneräkning så att så lite material som möjligt ska komma via mejl, textmeddelande eller papper. Inom löneräkningen vill man minska på manuella inmatningar som leder till mänskliga fel samt effektivera arbetet. Detta har redan blivit uppnått med hjälp av arbetstidsrapporteringsprogram som gör att timmar och andra liknande påslag fås via fil. Till löneräkningen behövs också information om nya anställda, avtalade händelser mellan arbetsgivaren och arbetstagare som exempelvis extra semesterdagar, bonus och andra diverse händelser som företagets representanter lätt kan förbise att meddela vidare. Därför fungerar HR systemen som en kommunikationskanal.

Syftet med detta examensarbete var att se hur HR-system kan ge mervärde för en outsourcad löneräknare. Studien genomfördes genom en kvantitativ enkätundersökning där 21 av 28 löneräknare på en bokföringsbyrå har svarat på hur de ser på HR-system i sitt arbete. Enkäten bestod av 11 frågor varav 2 är öppna frågor och resterande är flervalsfrågor. Målet med denna studie var att se hur mycket tid en outsourcad löneräknare kan spara genom att få material från HR system jämfört med manuella imatningar och ifall det har uppstått nya hot mot löneräknarens arbete då HR-system är integrerade med löneräkningen.

Resultaten i denna studie visar att majoriteten av de löneräknare som använder HR-system i löneräkningen anser att HR-system ger mervärde och att arbetet har blivit mer effektivt. Ansvaret för korrekta uppgifter är flyttad från löneräknaren till företaget. Orsaken till detta är att informationen sätts in av företagens representanter och löneräknaren endast kontrollerar informationen. För den outsourcade löneräknaren minskar mänskliga fel.

Nykytilanteessa yritykset pyrkivät integroimaan palkanlaskentaan erilaisia ohjelmia, jotta mahdollisimman vähän materiaalia tulisi sähköpostitse, tekstiviestitse tai paperilla. Palkanlaskennassa halutaan vähentää manuaalisia kirjauksia niin, että palkanlaskijan virheiden tekeminen vähenisi ja työ olisi tehokkaampaa. Tämä on jo saavutettu aikaraportointiohjelmilla, joiden tiedostojen kautta saadaan tunnit ja muut vastaavat lisäkorvaukset. Palkkahallinto tarvitsee myös tietoa uusista työntekijöistä, työnantajan ja työntekijöiden välisistä sovituista tapahtumista, kuten ylimääräisistä sovituista lomapäivistä, bonuksista ja muista erilaisista tapahtumista. Yrityksen edustajat voivat helposti unohtaa ilmoittaa nämä eteenpäin ulkoistetulle palkanlaskijalle. Siksi HR-järjestelmät toimivat viestintäkanavana.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää miten HR-järjestelmät voivat tarjota lisäarvoa ulkoistetulle palkanlaskijalle. Tutkimus tehtiin kvantitatiivisella kyselyllä, jossa 21 tilitoimiston 28 palkanlaskijasta vastasi kyselyyn siitä, miten he suhtautuvat HR-järjestelmiin työssään. Kyselylomake koostui 11 kysymyksestä, joista kaksi oli avoimia kysymyksiä ja loput monivalintakysymyksiä. Tämän tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, kuinka paljon aikaa ulkoistettu palkanlaskija voi säästää vastaanottamalla aineistoa HR-järjestelmistä verrattuna manuaaliseen työhön ja onko palkkahallinnon työhön ilmaantunut uusia uhkia, kun HR-järjestelmät integroidaan palkanlaskentaan.

Tämän tutkimuksen tulosten mukaan suurin osa palkanlaskijoista, jotka käyttävät HR-järjestelmiä palkanlaskennassa ovat siitä mieltä, että HR-järjestelmät tuovat lisäarvoa ja että heidän työnsä on tehokkaampaa. Vastuu tietojen oikeellisuudesta on siirtynyt ulkoistetulta palkanlaskijalta yritykselle, koska yritysten edustajat syöttävät tiedot ohjelmaan ja palkanlaskijat tarkistavat tiedostot. Näin ollen heidän inhimilliset virheensä ovat vähentyneet.

In the current situation, companies are trying to integrate various programs into payroll so that as little material as possible should come via email, text message or paper. In the payroll, they want to reduce manual entries to reduce human error and make work more efficient. This has already been achieved with the help of time reporting programs that allow hours and other similar surcharges to be obtained via file. But the payroll administration also needs information on new employees, agreed events between the employer and employees, for instance extra vacation days, bonuses, and other miscellaneous events. These can easily be forgotten to report to the outsourced payroll specialist from the company's representatives. Therefore, HR systems exist as a tool and communication channel between the company and the outsourced payroll clerk.

The purpose of this thesis was to look at how HR systems can provide added value for an outsourced payroll clerk. The study was conducted through a qualitative survey in which 21 of 28 payroll specialists at an accounting firm responded to a survey of how they look at HR systems in their work. The questionnaire consisted of 11 questions, of which 2 were open-ended questions and the rest are multiple-choice questions. The aim of this study was to see how much time an outsourced payroll clerk can save by receiving material from HR systems compared to manual work and if new threats have arisen for the payroll specialist work as HR systems are integrated into the payroll.

The results of this study show that most of the payroll specialists that use HR systems in the payroll account believe that HR systems provide added value and that the work has become more efficient. The responsibility for correct information has been transferred from the payroll clerk to the company because the information is entered by the companies' representatives and the payroll clerk only checks thus, human errors have been reduced for the outsourced payroll clerk.