Kirjanpidon prosessikehitysprojektin toteutus SAP-järjestelmää hyödyntävällä yrityksellä
Tuomala, Annika (2022)
Tuomala, Annika
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022052010867
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022052010867
Tiivistelmä
Taloushallinnon prosessien kehittäminen vaatii ymmärrystä kirjanpidon prosesseista, käytössä olevista järjestelmistä, yleisistä tietovaatimuksista ja projektitoteutuksesta. SAP-toiminnanohjausjärjestelmä on yleensä käytössä suuremmissa organisaatioissa, jolloin pääkirjanpitäjän osaamisvaatimukset korostuvat. Pääkirjanpidon prosessikehitys keskittyy vahvasti pääkirjanpitäjille heidän keskeisen käytännön ymmärtämisensä ja osaamisensa vuoksi. Kirjanpitäjä on kuitenkin talousammattilainen, jolloin varsinainen osaamisala yleensä keskittyy kirjanpidon teoreettiseen puoleen. SAP-toiminnanohjausjärjestelmä on yksi monipuolisimmista markkinoilla olevista kirjanpitojärjestelmistä, mikä tekee siitä myös teknisesti haastavamman käyttää. Tietotekniset taidot, järjestelmäymmärrys sekä projektien hallinta eivät välttämättä kuulu pääkirjanpitäjän pääasialliseen osaamisalaan, vaikka ne ovatkin hyvin sidoksissa työnkuvaan. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on toimia prosessikehitysprojektin toteuttamisessa apuvälineenä pääkirjanpitäjille, jotka toimivat erityisesti SAP-toiminnanohjausjärjestelmää käyttävissä yrityksissä.
Teoriaosuudessa käydään läpi taloushallinnon merkitystä ja prosesseja yleisellä tasolla, jolloin lukija saa kuvan miten eri osa-alueet linkittyvät yhteen kokonaisuudeksi. Kirjanpidon vaiheiden ja vaatimusten ymmärtäminen on keskeistä kehityksen laadun varmistamiseksi. Pääkirjanpidossa yhdistyvät eri alakirjanpitoprosessit, joiden data saattaa tulla eri järjestelmästä, kuin missä pääkirjanpito toteutetaan. Pääkirjan datan täytyy vastata jatkoraportointivaatimuksia, sekä kirjanpitolaissa määritettyjä periaatteita.
Kehitystyön ensimmäisessä vaiheessa tutkitaan prosessiajattelun aihealueita Lean-menetelmien avulla. Prosessien luokittelu, hierarkian hahmottelu ja kuvaaminen ovat tärkeitä lähtötilanteen kartoittamiseksi, sekä kehityksellä halutun lopputuloksen saavuttamiseksi. Kuvaamme miten prosessit tällä hetkellä toimivat ja miten niiden kuuluu toimia jatkossa. Prosessien määrittelyssä keskitymme analysoimaan niiden tehokkuutta ja tunnistettamaan kehitystarpeita. Mahdollisten kehitystarpeiden ratkaisuja on mietitty olemassa olevien työkalujen eli SAP-toiminnanohjausjärjestelmän toimintojen, sekä Excelin hyödyntämisen avulla. Ratkaisujen toimintavarmuutta, tehokkuutta ja kustannuksia arvioidaan hyötyjen, haittojen ja riskien tunnistamiseksi.
Varsinaisen projektin läpivientiin on esitetty ohjeistus prosessi- ja projektisuunnitelman laatimisesta, resursseista, työvälineistä, projektin seurannasta, sekä sen päättämisestä. Mahdollisia ongelmatilanteita on käsitelty teoreettiselta pohjalta. Automaatioratkaisujen kehitys tulee jatkossa vaikuttamaan pääkirjanpidon prosessikehityksen toteutustapoihin, minkä johdosta esitellään myös eri automaatiomahdollisuuksuksia, joita prosesseissa voi hyödyntää.
Teoriaosuudessa käydään läpi taloushallinnon merkitystä ja prosesseja yleisellä tasolla, jolloin lukija saa kuvan miten eri osa-alueet linkittyvät yhteen kokonaisuudeksi. Kirjanpidon vaiheiden ja vaatimusten ymmärtäminen on keskeistä kehityksen laadun varmistamiseksi. Pääkirjanpidossa yhdistyvät eri alakirjanpitoprosessit, joiden data saattaa tulla eri järjestelmästä, kuin missä pääkirjanpito toteutetaan. Pääkirjan datan täytyy vastata jatkoraportointivaatimuksia, sekä kirjanpitolaissa määritettyjä periaatteita.
Kehitystyön ensimmäisessä vaiheessa tutkitaan prosessiajattelun aihealueita Lean-menetelmien avulla. Prosessien luokittelu, hierarkian hahmottelu ja kuvaaminen ovat tärkeitä lähtötilanteen kartoittamiseksi, sekä kehityksellä halutun lopputuloksen saavuttamiseksi. Kuvaamme miten prosessit tällä hetkellä toimivat ja miten niiden kuuluu toimia jatkossa. Prosessien määrittelyssä keskitymme analysoimaan niiden tehokkuutta ja tunnistettamaan kehitystarpeita. Mahdollisten kehitystarpeiden ratkaisuja on mietitty olemassa olevien työkalujen eli SAP-toiminnanohjausjärjestelmän toimintojen, sekä Excelin hyödyntämisen avulla. Ratkaisujen toimintavarmuutta, tehokkuutta ja kustannuksia arvioidaan hyötyjen, haittojen ja riskien tunnistamiseksi.
Varsinaisen projektin läpivientiin on esitetty ohjeistus prosessi- ja projektisuunnitelman laatimisesta, resursseista, työvälineistä, projektin seurannasta, sekä sen päättämisestä. Mahdollisia ongelmatilanteita on käsitelty teoreettiselta pohjalta. Automaatioratkaisujen kehitys tulee jatkossa vaikuttamaan pääkirjanpidon prosessikehityksen toteutustapoihin, minkä johdosta esitellään myös eri automaatiomahdollisuuksuksia, joita prosesseissa voi hyödyntää.