Ostolaskuprosessin kehittäminen Lean-ajattelua hyödyntämällä
Lehtonen, Ilari (2022)
Lehtonen, Ilari
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202204286351
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202204286351
Tiivistelmä
Tämän tutkimuksellisen opinnäytetyön aiheena oli toimeksiantajayrityksen eli SEW Industrial Gears Oy:n ostolaskuprosessin kehittäminen Lean-ajattelua hyödyntämällä. Tavoitteena oli kartoittaa toimeksiantajayrityksen ostolaskuprosessista ongelma- ja kehityskohtia
sekä esittää niihin perusteltuja kehittämisehdotuksia Lean-ajattelua hyödyntäen. Ostolaskuprosessin vaiheista pyrittiin löytämään ne tehottomat prosessin osat, pullonkaulat, jotka
voitaisiin jatkossa tehdä tehokkaammin erityisesti ostolaskun käsittelyn läpimenoaikaa ja
työn mielekkyyttä parantamalla.
Työ rajattiin tutkimaan ostolaskuprosessia alkaen ostoehdotus- ja tilausvaiheesta päättyen
ostolaskun täsmäytykseen ja jaksotukseen. Tavoitteen näkökulmasta rajaus tehtiin kehittämisehdotuksiin, ei niiden toteutukseen tai toteutuksen seurantaan.
Tietoperustassa käsiteltiin taloushallintoa liiketoiminnan osana, sähköistä ostolaskuprosessia sekä ketterää prosessinkehitystä. Näissä luvuissa syvennytään tarkemmin digitaaliseen
ja älykkääseen taloushallintoon, sähköisen ostolaskuprosessin eri vaiheisiin sekä prosessien kehittämiseen ja Lean-ajatteluun.
Opinnäytetyön tutkimusstrategiana on tutkimuksellinen kehittämistyö ja lähestymistapana
käytettiin tapaustutkimusta. Työn toteutus tapahtui kahdessa vaiheessa, kvalitatiivisten menetelmien eli teemahaastatteluiden ja osallistuvan havainnoinnin avulla selvitetyistä ongelma- ja kehityskohdista sekä näiden pohjalta muodostetuista kehittämisehdotuksista ja
niiden arvioinnista.
Ostolaskuprosessista havaituista ongelma- ja kehityskohdista muodostuu pääluokkatasoinen jako epäyhtenäisiin prosesseihin, Lean-toiminnanohjausjärjestelmän puutteellisiin toimintoihin ja kenttiin sekä hukkaa lisääviin manuaalisiin työvaiheisiin.
Ostolaskuprosessia voitaisiin kehittää standardoimalla toimintatapoja ja lisäämällä prosessinomistajien vastuuta, parantamalla Lean-toiminnanohjausjärjestelmän toiminnallisuuksia
sekä hyödyntämällä ostolaskuprosessissa älykkään taloushallinnon työkaluja ja automatiikkaa.
Kehittämisehdotusten haasteina voidaan nähdä ohjeistuksen jalkauttamisen toimeksiantajayrityksen eri sidosryhmille, yhteneväisten standardien puuttumisen, useat eri ohjelmistot
ja toimittajat, nykyisen Lean-toiminnanohjausjärjestelmän toiminnallisuuksien rajoittuneisuuden sekä uusien järjestelmien integroimisen SEW:n nykyisiin järjestelmiin.
Työn tärkeimpänä johtopäätöksenä voidaan pitää sitä, että SEW:llä ostolaskuprosessin kehittyminen nykytilanteeseen nähden vaatisi erilaisia prosessinkehittämisen toimenpiteitä ja
kehityssuuntia.
sekä esittää niihin perusteltuja kehittämisehdotuksia Lean-ajattelua hyödyntäen. Ostolaskuprosessin vaiheista pyrittiin löytämään ne tehottomat prosessin osat, pullonkaulat, jotka
voitaisiin jatkossa tehdä tehokkaammin erityisesti ostolaskun käsittelyn läpimenoaikaa ja
työn mielekkyyttä parantamalla.
Työ rajattiin tutkimaan ostolaskuprosessia alkaen ostoehdotus- ja tilausvaiheesta päättyen
ostolaskun täsmäytykseen ja jaksotukseen. Tavoitteen näkökulmasta rajaus tehtiin kehittämisehdotuksiin, ei niiden toteutukseen tai toteutuksen seurantaan.
Tietoperustassa käsiteltiin taloushallintoa liiketoiminnan osana, sähköistä ostolaskuprosessia sekä ketterää prosessinkehitystä. Näissä luvuissa syvennytään tarkemmin digitaaliseen
ja älykkääseen taloushallintoon, sähköisen ostolaskuprosessin eri vaiheisiin sekä prosessien kehittämiseen ja Lean-ajatteluun.
Opinnäytetyön tutkimusstrategiana on tutkimuksellinen kehittämistyö ja lähestymistapana
käytettiin tapaustutkimusta. Työn toteutus tapahtui kahdessa vaiheessa, kvalitatiivisten menetelmien eli teemahaastatteluiden ja osallistuvan havainnoinnin avulla selvitetyistä ongelma- ja kehityskohdista sekä näiden pohjalta muodostetuista kehittämisehdotuksista ja
niiden arvioinnista.
Ostolaskuprosessista havaituista ongelma- ja kehityskohdista muodostuu pääluokkatasoinen jako epäyhtenäisiin prosesseihin, Lean-toiminnanohjausjärjestelmän puutteellisiin toimintoihin ja kenttiin sekä hukkaa lisääviin manuaalisiin työvaiheisiin.
Ostolaskuprosessia voitaisiin kehittää standardoimalla toimintatapoja ja lisäämällä prosessinomistajien vastuuta, parantamalla Lean-toiminnanohjausjärjestelmän toiminnallisuuksia
sekä hyödyntämällä ostolaskuprosessissa älykkään taloushallinnon työkaluja ja automatiikkaa.
Kehittämisehdotusten haasteina voidaan nähdä ohjeistuksen jalkauttamisen toimeksiantajayrityksen eri sidosryhmille, yhteneväisten standardien puuttumisen, useat eri ohjelmistot
ja toimittajat, nykyisen Lean-toiminnanohjausjärjestelmän toiminnallisuuksien rajoittuneisuuden sekä uusien järjestelmien integroimisen SEW:n nykyisiin järjestelmiin.
Työn tärkeimpänä johtopäätöksenä voidaan pitää sitä, että SEW:llä ostolaskuprosessin kehittyminen nykytilanteeseen nähden vaatisi erilaisia prosessinkehittämisen toimenpiteitä ja
kehityssuuntia.