Opetushallituksen hankintatoimen organisoinnin ja resursoinnin nykytilaselvitys kehittämisen tueksi
Hyytiäinen, Venla (2022)
Hyytiäinen, Venla
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202204215585
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202204215585
Tiivistelmä
Opetushallituksessa on toiminut hankintatiimi vuoden 2021 alusta alkaen, mutta arvoltaan vähäisten hankintojen ja pienhankintojen toteuttaminen on toistaiseksi ollut täysin hajautettu viraston yksiköihin ja toimintoihin. Hankintoihin kuluvan organisoinnin ja resursoinnin kokonaiskuva haluttiin selvittää, jotta virastossa voidaan pohtia tarkoituksenmukaisinta kehittämisen tapaa niin, että resurssien käyttö olisi mahdollisimman tehokasta. Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää hankintojen organisoinnin ja resursoinnin nykytila Opetushallituksessa. Tavoitteena oli myös selvittää minkälaista osaamista hankinnat vaativat ja kuinka moni henkilö hankintojen toteuttamiseen ylipäätään osallistuu. Tutkimuksen avulla selvitetään myös tarkoituksenmukaisinta hankintojen organisointimallia. Tutkimus liittyi Opetushallituksen tavoitteeseen kehittää viraston hankintatoimea ja se toteutettiin heille toimeksiantona. Tutkimus rajautui hankintojen organisointiin ja resurssienhallintaan. Opinnäytetyön tietoperustassa käsitellään yleisesti hankintatoimea, sen organisointia ja resursointia sekä julkisia hankintoja ja niiden erityispiirteitä. Tutkimus käsitteli viraston kaikkia hankintoja, mutta empiirisessä tutkimuksessa painotettiin arvoltaan vähäisempien hankintojen toteuttamista, sillä ensisijaisesti nämä suoritetaan organisaation yksiköissä ja toiminnoissa itsenäisesti. Opinnäytetyön empiirinen osuus perustui kvantitatiiviseen tutkimukseen. Tutkimusta varten saatiin Opetushallitukselta käyttöön valmis Spend-analyysi. Tämän lisäksi luotiin kyselytutkimus, joka toteutettiin alkuvuodesta 2022 kohdennettuna kyselynä Opetushallituksen substanssiasiantuntijoille sekä päälliköille ja johtajille, jotta saatiin mahdollisimman ajankohtaista ja luotettavaa tietoa hankintatoimen organisoinnin ja resursoinnin nykytilasta. Tutkimuksen tulokset ovat osoittaneet, että hankinnat jakautuvat hyvin tasaisesti organisaatiossa eri yksiköiden ja toimintojen välillä. Hankinta-avuntarve on hyvällä tasolla, mutta hankintaosaaminen on puolestaan välttävällä tasolla. Hankintojen tekemistä ei koeta kovinkaan helpoksi ja hankintojen toteuttaminen vaikuttaa negatiivisesti muihin työtehtäviin tai niistä suoriutumiseen. Vastaajat toivovat, että mahdollistajapalvelut, kuten hankintatiimi osallistuisi hankintojen toteuttamiseen nykyistä enemmän. Vastaajat toivovat selvästi siis keskitetympää hankintamallia. Empiirisen tutkimuksen ja tietoperustan avulla on havaittu, että hankintaosaamista tulisi lisätä niin substanssiasiantuntijoilla kuin päälliköillä ja johtajilla. Hankintojen johtamista tulisi kehittää ja siihen tulisi panostaa enemmän. Tämän lisäksi olisi hyvä tarkastella mahdollisuuksia siirtyä keskitetympään hankintamalliin. Keskitetysti johdetun hybridimallin avulla voitaisiin hyödyntää niin hajautetun kuin keskitetyn hankintamallin hyviä puolia.