Open ERP-tietojärjestelmän soveltuvuus yksityisen sektorin tarpeisiin Suomessa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, soveltuuko Open ERP -tietojärjestelmä yksityisen sektorin tarpeisiin Suomessa, sekä tuottaa tietoa tutkimuskohteena olevan järjestelmän soveltuvuudesta suomalaiseen elinkeinoelämään erityisesti lainsäädännön, yleisten käytäntöjen ja toiminnallisuuden näkökulmasta. Työssä pyrittiin löytämään käyttöönottoa hankaloittavia tai estäviä järjestelmän puutteita. Työn laajuutta rajattiin siten, että pelkästään järjestelmän keskeisiä toiminnallisuuksia ja tärkeitä valintaan vaikuttavia kriteereitä tarkasteltiin. Nämä pyrittiin selvittämään erillisellä kyselytutkimuksella. Järjestelmän soveltuvuutta arvioitiin vertaamalla kyselytutkimuksesta saatua tietoa tutkimuskohteena olevan järjestelmän toiminnallisuuteen. Toiminnallisuutta arvioitiin sekä koekäyttötilanteilla että kirjallisuusselvityksellä.

Työlle asetetut tavoitteet saavutettiin hyvin. Laaditusta raportista käy ilmi, mitkä osa-alueet ovat ongelmallisia erityisesti suomalaisten yrittäjien näkökulmasta sekä mihin asioihin tulee yrittäjän varautua harkitessaan tietojärjestelmän käyttämistä liiketoiminnassaan.

Järjestelmän kehitysaste ja toiminnallisuus vastaavat suurenkin yrityksen tarpeita. Avoimesta lähdekoodista johtuvan vapaan muokattavuuden vuoksi järjestelmä sopii hyvin yrityksille, joiden toimintatavat eivät vastaa suuryritysten prosessilähtöisiä toimintatapoja, tai yrityksille, joiden toimiala vaatii järjestelmältä erityistä joustavuutta sekä toimialakohtaisia ratkaisuja. Toiminnallisuuden suurimmat puutteet liittyvät niihin taloushallinnon osa-alueisiin, joita ei ole EU-alueella harmonisoitu. Näitä ovat mm. reskontran täsmäytys viitenumeropohjaisesti, tiliotetietojen automaattinen käsittely tai palkanlaskenta. Myös järjestelmän lokalisoinnin tasosta löydettiin puutteita. Havaitut puutteet eivät ole ylitsepääsemättömiä esteitä otettaessa järjestelmää käyttöön suomalaisessa yrityksessä, mutta ne aiheuttavat ylimääräistä työtä käyttöönottoprojektissa, erityisesti palkanlaskennassa.

Järjestelmä soveltuu hyvin pk-yrityksille sekä tapauskohtaisesti myös mikroyrityksille. Jälkimmäisessä tapauksessa täytyy yrityksellä olla aito tarve järjestelmän laajalle toiminnallisuudelle, koska avoimen lähdekoodin lisenssimaksuttomuudella ei voida täysin perustella järjestelmän hankintaa verrattaessa käyttöönottoon liittyviä kustannuksia suljetun lähdekoodin ratkaisuihin.

The aim of this study is to evaluate the feasibility of the Open ERP business management system for the needs of the private sector in Finland and also to provide information about the compatibility of the system with the Finnish business community. In particular, from the perspective of legislation, general practices, and functionality. The study focused on detecting possible issues that interfere with or prevent the system adaptation, and was limited to include only the main system features and the selection-affecting criteria of the majority, which were examined by a preliminary study consisting of questionnaire survey. The suitability of the system was assessed by comparing the information gathered from the survey to the system functionality by means of test runs and a literary study.

The preliminary objectives of this study were achieved well. The composed report reveals the problem areas from the perspective of Finnish entrepreneurs, and aims to explain, how an entrepreneur should be prepared when considering the system’s use in production.

Stage of development and functionality of the system meets the needs of mid-size companies well. Due to the formability of open source, the system is well suited to companies whose practices do not correspond to process-oriented approaches of large companies, or companies that require a special flexibility and branchspecific solutions for their businesses. The main deficiencies of the functionality are related to areas of financial management, which have not been fully harmonized within the EU. These include e.g. ledger reconciliation based on Finnish bank reference codes, automatic processing of bank statements or lack of salary calculations. Deficiencies were also found from the localization level of the system. The identified shortcomings are not insurmountable barriers when operating the system in the Finnish companies, but they may require more resources when adopting the system, particularly in the field of salary calculation.

The system is well suited to SMEs and in some cases also for a micro-enterprises. In the latter case, the company must have a genuine need for a comprehensive functionality provided by a system, because the acquisition cannot be fully justified just by the avoidance of any licensing fees when comparing the adopting costs of Open ERP to the corresponding closed-source solutions.

Keywords: ERP system, open source, open erp, suitability.