Hankintojen johtamisen ja ohjauksen kehittäminen : hankintojen kategoriajohtaminen valtiohallinnon organisaatiossa

Abstract

Tämän toimintatutkimuksena toteutetun opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää hankintojen ohjausta ja johtamista kohdeorganisaatiossa. Työn tärkein tavoite oli parantaa hankintojen suunnittelua ja toteutusta täsmällisemmäksi sekä kokonaisvaltaisemmaksi. Tavoitteena oli myös kehittää toimintaa siten, että hankintojen suunnitteleminen ja toteuttaminen olisi resurssitehokkaampaa.

Tietoperustan muodostivat hankintojen strateginen johtaminen, hankintatoiminnan kehittäminen ja hankintojen kategoriajohtaminen. Teoriaosuudessa käsiteltiin myös hankintaosaamisen merkitystä ja hankintojen sekä hankintatoiminnan suunnitelmallisuutta. Teoriassa perehdyttiin valtiohallinnon hankintatoimen prosesseihin ja julkisten hankintojen ohjaukseen. Toimintatutkimus valittiin lähestymistavaksi, koska tutkimusongelma oli käytännönläheinen ja tutkimuskohdetta pyrittiin ymmärtämään laajasti. Työpajat toimivat keskeisenä osallistamisen työvälineenä. Lisäksi tutkimus- ja kehitysmenetelminä hyödynnettiin dokumenttianalyysiä ja havainnointia. Kehitystyön toteutumista arvioitiin kehitystyön mittareiden osoittamien tulosten perusteella ja hyödyntäen kehitystyöhön osallistuneiden palautteita.

Toimintatutkimuksen aikana kehitettiin hankintojen kategoriajohtamista ja hankintakategoriamalli uudistettiin kohdeorganisaatiossa. Kehitystyössä tehtyjä ratkaisuja ja malleja testattiin käytännössä pilotoinnin kautta. Ratkaisuksi luodun ohjeistuksen ja toimintatavan avulla hankintojen kategoriajohtamisen prosessista tehtiin läpinäkyvämpi ja yhtenäisempi. Tämä edesauttoi toiminnan tehostumista, toimintatapojen yhtenäistymistä ja ymmärrystä kytkeä hankintatoimi tiiviimmin osaksi toiminnan suunnittelua.

Tutkimus osoitti, että hankintojen kategoriajohtaminen mahdollistaa ymmärryksen lisääntymisen ja yhteisen kokonaiskuvan hahmottamisen organisaatiossa. Kehitystyössä laaditut jatkokehitysehdotukset mahdollistavat toiminnan parantamisen tulevaisuudessa.

The objective of this thesis was to develop the management and direction for procurement in the case organization. The main objective of the thesis was to improve the planning and execution of procurement to be more precise and overall. The aim was also to develop activities in such a way that the planning and implementation of procurement would be more resource efficient.

The theoretical framework was formed around the topics of strategic management of procurement, procurement development, and category management in purchasing. The theoretical framework also dealt with the importance of procurement expertise and the systemic procurement and procurement activities especially focusing on the processes of the government procurement and the direction for public procurement.

In this thesis, Action research was chosen as the research approach because the research problem was practical and efforts were made to understand the research subject broadly. Workshops were used as a key tool for organizational development. In addition, document analysis and observations were utilized as research and development methods. The results of development work were assessed based on the development indicators and feedback from those involved in development work.

As a result of the thesis, category management of procurement was developed, and the category model was improved within the case organization. Solutions and models developed in the thesis were tested through piloting. The category management process of purchasing was made more transparent and consistent. This contributed to improved operational efficiency, harmonization of policies, and understanding of the need to integrate the procurement operation more closely with the planning of the organization’s operations. The study showed that procurement category management allows for the increased understanding and conceptualizing of a common approach within the organization. Development proposals also enable the process to be improved in the future.