Tilitoimiston kirjanpito-ohjelmiston vaihtoprosessi käytännössä

Abstract

Opinnäytetyön kohteena oli suunnitella ja toteuttaa Yrityspalvelu Visiotili Oy:ssä tapahtuva kirjanpito-ohjelmistojen välinen konversio eli vaihtoprosessi vanhasta Accountor Finago Oy:n Tikon-ohjelmistosta nykyaikaisempaan Emce Solutions Partner Oy:n EmCe™ Taloushallinto-ohjelmaan. Prosessi kattoi työvaiheiden määrittelyn, aikataulutuksen sekä itse varsinaisen toteutuksen käsitellen samalla taloushallinnon prosessien teoriaa. Tikonin ollessa yksi Suomen eniten käytetyimmistä kirjanpito-ohjelmistoista on sen alasajoilmoituksen myötä aihe ollut hyvin todennäköisesti viime vuosina ja keväällä 2022 ajankohtainen suomalaisissa tilitoimistoissa.

Muodoltaan opinnäytetyö oli tutkimuksellinen kehittämishanke, jonka tutkimusmenetelmä oli kvalitatiivinen eli laadullinen tutkimus kirjanpitäjän ja tilitoimiston kannalta relevantin teorian viitekehyksessä. Aineistona opinnäytetyössä käytettiin alan kirjallisuutta, artikkeleita ja asiantuntijoiden haastatteluja sekä kirjanpidon että tilinpäätöksen kannalta olennaista lainsäädäntöä, joiden tarkoituksena oli tukea sekä pohjustaa työn käytännön tason toteutusta ja tutkimusta. Ohjelmistoista on myös otettu kuvia havainnollistamaan siirtoprosessin vaiheita.

Taloushallinnon järjestelmät ja prosessit ovat kehittyneet merkittävästi kuluneiden vuosikymmenten aikana. Taloushallinnon jatkuvan digitalisoitumisen myötä taloushallinnon prosessien kehitys kulkee yhä kasvavissa määrin kohti älykästä taloushallintoa, jossa kyseiset prosessit ovat keskenään yhteneväisiä ja automatisoituja. Itse konversioprosessi suoritettiin onnistuneesti aikataulun mukaisesti, vaikka muutamien asiakasyritysten kohdalla sitä ei ehditty tekemään esimerkiksi poikkeavasta tilikaudesta johtuen. Konversioprosessi lisäsi tilitoimiston ymmärrystä käytettyjen ohjelmien ominaisuuksista sekä niiden toimintatavoista erilaisissa tilanteissa. Uuden ohjelman havaittiin myös odotusten mukaisesti olevan tehokas työkalu ottaen huomioon tämän hetkinen paperikirjanpitojen suuri määrä tilitoimistossa.

Lopputuloksena opinnäytetyö mielestäni vastaa hyvin useisiin eri kysymyksiin koskien sitä, mitä tilitoimistossa tapahtuva kirjanpito-ohjelmistojen konversio vaatii ja mitä sen yhteydessä on olennaista huomioida. Vaikka opinnäytetyö keskittyi kahteen tapauskohtaiseen esimerkkiin eli kahden tietyn ohjelman konversioon, on opinnäytetyössä esitetty prosessi yleispätevä myös vastaaviin tilanteisiin, kun kirjanpito-ohjelmistoa vaihdetaan. Opinnäytetyö on siten mahdollinen apuväline tilitoimistossa tapahtumaan ohjelmistovaihdokseen tai uuden asiakkaan lisäämiseen ohjelmistoon.

The subject of the thesis was to design and implement the conversion between accounting software in Yrityspalvelu Visiotili Oy, i.e. the exchange process from the old Tikon software from Accountor Finago Oy to the more modern EmCe™ Taloushallinto-ohjelma from Emce Solutions Partner Oy. The process covered the definition of work steps, scheduling, and the actual implementation itself, while addressing the theory of financial management processes. As Tikon is one of the most widely used accounting software in Finland, with its downsizing announcement the topic has very likely been topical in Finnish accounting firms in recent years and in the spring of 2022.

The type of the study was a research development project and the method was qualitative research within the framework of a theory relevant to the accountant and the accounting firm. The material used in the thesis was literature in the field, interviews with experts in the field, articles and legislation relevant to accounting and financial statements. The purpose of the material was to support and pave the way for the implementation and research of the practical level of the work. Images have also been taken of the software to illustrate the steps in the exchange process.

Financial management systems and processes have evolved significantly over the past decades. With the continuous digitalization of financial management, the development of its processes is increasingly moving towards smart financial management, where these processes are coherent and automated. The conversion process itself was successfully completed on schedule, although for a few customer companies it was not possible to do so due to the companies' irregular financial year. The conversion process increased the accounting firm's understanding of the features of the programs used, as well as its operation in different situations. The new program was also found to be an effective tool, as expected, given the current large number of paper accounts in the accounting firm.

As a result, the thesis is likely to answer a great many different questions about what the conversion of accounting software in an accounting firm requires and what is essential to consider in connection with it. Although the thesis focuses on two case-by-case examples, i.e. the conversion of two specific programs, the process presented in the thesis is also applicable to similar situations when accounting software is changed. Thus, the thesis is a feasible tool for a software change in an accounting firm or for adding a new accounting firm client to the software.