Ohjeistus palkanlaskentaan : Case: Tampereen kaupungin taloushallinnon palvelukeskuksen palkanlaskenta

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tehdä ohjeistus vammaisten henkilökohtaisten avustajien palkanlaskennan tueksi. Työn toimeksiantajana oli Tampereen kaupungin taloushallinnon palvelukeskuksen palkanlaskenta. Vammaisten henkilökohtaisten avustajien palkanlaskentaan liittyvät palvelut hoidetaan Tampereen kaupungin palkanlaskennassa kaupungin omien yksiköiden ohella. Palkanlaskennan ohjeistuksen tarkoituksena oli luoda yhtenäiset toimintatavat palkanlaskijoille, jotka työssään laskevat henkilökohtaisten avustajien palkkoja. Tarkoituksena oli myös saada koottua kaikki henkilökohtaisten avustajien palkanlaskentaan liittyvät ohjeet yhteen paikkaan. Henkilökohtaisten avustajien palkanlaskennan ohjeistus tehtiin sähköisenä, jotta sen päivittäminen on vaivattomampaa ja tarvittavien tietojen etsiminen on helpompaa.

Henkilökohtaisten avustajien palkanlaskennan ohjeistuksen tekemisessä hyödynnettiin olemassa olevaa materiaalia, joka koostui aiemmin käytössä olevasta ohjeistuksesta, sähköpostiviesteistä, palaverimuistioista sekä muusta verkkolevyllä olevasta materiaalista. Lisäksi ohjeistuksen sisällöstä ja rakenteesta keskusteltiin palveluvastaavan ja palkanlaskijoiden kanssa, jotta ohjeistuksesta saatiin toivotunlainen kokonaisuus.

Opinnäytetyön teoriaosa koostuu kahdesta aihealueesta, jotka ovat perehdyttäminen ja palkanlaskenta. Perehdyttämisen teoriaosuudessa selvitetään, mitä asioita perehdyttäminen pitää sisällään, mitä se tarkoittaa yrityksen ja työntekijän näkökulmasta sekä mitä työnohjaus merkitsee osana perehdyttämistä. Palkanlaskennan teoriaosuudessa selvitetään palkanlaskennan merkitys työnantajan ja työntekijän näkökulmasta sekä palkanlaskennan työtehtävät ja lopuksi syvennytään palkanlaskennan taustalla oleviin lakeihin ja asetuksiin.

Opinnäytetyön tuloksena syntyi ohjeistus henkilökohtaisten avustajien palkanlaskentaan, ohjeistuksen kohderyhmänä ovat nykyiset ja uudet palkanlaskijat. Ohjeistuksen tarkoituksena on antaa yhtenäiset ohjeet palkanlaskijoille sekä tukea uuden työntekijän oppimista uusissa työtehtävissä ja avustaa nykyisiä työntekijöitä sellaisissa työtehtävissä, joita tehdään harvoin. Valmis ohjeistus tallennettiin yhteiselle verkkolevylle, jossa se on kaikkien palkanlaskijoiden saatavilla.

The purpose of this thesis was to prepare a guidebook for the payroll calculation of the personal assistants of the disabled. The thesis was commissioned by the payroll office in the financial management service centre of the city of Tampere. The services related to the payroll matters of the personal assistants for people with disabilities are handled in the payroll calculation of the city of Tampere, along with its own units. The intention of the payroll guidance was to create consistent practices for all payroll clerks dealing with the pay of personal assistants. The aim was also to compile all the payroll-related instructions in one place. The payroll instructions were put in electronic form to make it easier to update the instructions and to find the needed data.

The making of payroll guidelines benefitted from the existing material, which consisted of the previously used guidance, e-mails, the minutes of meetings as well as other material on the network drive. In addition, the contents and structure of the instructions were discussed with the payroll clerks in charge to finish the entity as desired.

The theoretical part consists of two main topics which are orientation and payroll calcu-lation. The theory of orientation explains what is included in it, what it means from the point of view of the company and of the employee and what supervision means as part of the orientation. The theory of payroll explains the importance of it for the employer and the employee as well as the payroll functions, and finally explores the legislation and regulations affecting the payroll calculation.

The thesis resulted in writing the guidelines for the payroll calculation of the personal assistants. The target group of the instructions are the present and future payroll clerks. The intention of creating the guidance was to provide uniform guidelines for payroll clerks, as well as to support new employees in learning new tasks and to assist present employees in jobs that are rarely done. The ready-made instructions were saved in a mutually-used network drive, where they are available for all payroll clerks.