KAJAANIN KAUPUNGIN SISÄISEN VIESTINNÄN TOIMIVUUS TYÖNTEKIJÖIDEN NÄKÖKULMASTA

Abstract

Tutkimuksen tavoite oli kartoittaa suurimmat ongelmakohdat, jotka haittaavat sisäistä tiedonkulkua horisontaalisella ja vertikaalisella tasolla Kajaanin kaupungissa. Työssä tutkittiin sisäistä viestintää yksiköiden sisällä ja niiden välillä. Kohderyhmänä olivat Kajaanin kaupungin työntekijät pois lukien esimiesasemassa olevat henkilöt. Opinnäytetyön tarkoituksena on luoda tutkimustulosten ja teoriataustan pohjalta toimeksiantajalle selvä kuva kaupungin sisäisen viestinnän ongelmista ja kehittämistarpeista. Opinnäytetyön teoreettisen viitekehyksen muodostivat yhteisö-, kaupunkiorganisaatio- sekä muutos- ja kriisiviestinnän käsitteet. Teoriassa käsitellään muun muassa johtamista ja työhyvinvointia. Tutkimuksen aineisto kerättiin kyselyn avulla. Kyselylomake oli kaksiosainen, jossa ensimmäinen osa käsitteli koko kaupungin laajuisen yhteisen viestinnän osia ja toinen osa työyhteisön viestintää. Kyselylomake sisälsi paljon avoimia kysymyksiä, joilla haluttiin saada kokemusperäistä tietoa ja konkreettisia kehittämisehdotuksia. Vastaaminen tapahtui esimieheltä saadun paperisen lomakkeen tai sähköisen kyselyn kautta. Sähköinen kysely jaettiin sähköpostitse kaikille, joilla on sähköpostiosoite. Lisäksi kyselyyn oli linkki kaupungin Intranetissä. Perusjoukosta tavoitettiin 24 % eli 353 työntekijää. Noin kaksisataa vastasi sähköisesti ja noin sata paperilomakkeella. Saatuja tutkimustuloksia verrattiin johtopäätöksissä vuonna 1998 kaupungin viestintävastaaville tehtyyn haastattelututkimuksen tuloksiin. Silloiset tulokset osoittivat Kajaanin kaupungin viestinnän olleen vielä suunnittelematonta. Kajaanin kaupungin viestintästrategia vahvistettiin vasta vuonna 2006. Viestintästrategiassa tämä opinnäytetyö mainitaan sisäisen viestinnän toimenpiteiden yhteydessä. Tulosten avulla tullaan määrittämään viestinnän kehittämistoimenpiteet ja laatimaan viestinnän vuosisuunnitelma. Tutkimuksen kohderyhmä arvioi viestintäjärjestelmän kaipaavan kehittämistä. Lisäksi tulokset osoittivat, että viestintäasenteissa on eroja, ja että viestintä on vaikuttanut huomattavasti työilmapiiriin ja työssäviihtymiseen. Tutkimukseen osallistuneet toivoivat enemmän avointa keskustelua oman työyhteisön ja koko kaupungin työntekijöiden kesken. Lisäksi työntekijät osoittivat tiedonhalun olevan suuri, mutta kokevat esimerkiksi ajanpuutteen estävän viestimistä ja tiedotteiden seuraamista. Joissakin työyksiköissä viestintäkanaviin eivät lukeudu sähköiset viestimet, mikä koetaan myös ongelmalliseksi. Kaupungin viestintäkulttuuri tulisi saada mahdollisimman yhtenäiseksi ja selkeäksi kokonaisuudeksi.

The purpose of this study was to find the biggest problems concerning the internal communication in Kajaani from the employees' point of view. This work includes all work units of the city, including independent business firm units and central administration. The survey did not include superiors. The aim was to create an image of the functionality of internal communication between and in all work units. The theoretical framework contains change management, community and crisis communication. Important factors include work satisfaction, communication planning and management. The survey was conducted in two-parts. The aim of the first part is to find out the images concerning communication functionality in the whole city organisation at both horizontal and vertical level. The second part focuses on each unit’s internal communication. The survey was carried out by email, also with a link in intranet, and by questionnaires handed out by superiors. Multiple channels were used to ensure a representative sample of the population. The size of the sample was 353. Altogether 24 % of the whole staff, 1500 employees, gave opinions. The given results were compared with those of an earlier interview. The results showed that communication could be improved by planning. The communication strategy was confirmed in 2006. The research results of the current survey indicate that internal communication needs developing and managing. Employees’ opinions showed that internal communication has also a negative effect on work satisfaction and atmosphere. Employees need more open, informative and interactive communication. In addition, there is not enough time to search information during working hours. Email and intranet are not yet available or in common use in every work unit. Communication culture in Kajaani and in its work units should be as homogeneous and clear as possible.