Työohjetarpeiden tunnistaminen ja työohjeen laatiminen myyntilupatyöhön

Abstract

Tämän produktityyppisen opinnäytetyön tavoitteena oli tunnistaa kohdeyrityksen kriittiset työohjetarpeet sekä laatia yrityksen myyntilupahenkilöstölle ohje johonkin kriittiseksi koettuun työohjetarpeeseen. Kohde-yritys on palveluyritys, joka tarjoaa asiantuntijapalveluita lääkealan yrityksille. Produkti tehtiin yrityksen osastolle, jossa tehdään lääkevalmisteiden myyntilupiin liittyviä työtehtäviä.

Osaamisen johtaminen, johon produkti fokusoituu, on henkilöstöjohtamisen tärkeä osa. Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsitellään aineetonta pääomaa, erityisesti inhimillistä pääomaa, johon sisältyy myös henki-löiden osaaminen. Lisäksi teoriaosuudessa käsitellään tiedon ulottuvuuksia ja tiedon jakamista. Tiedon ja-kamiseen on kaksi eri strategiaa: personalisaatiostrategia ja kodifiointistrategia. Työohjeet ovat osa kodifi-ointistrategiaa. Teoriaosiossa esitellään myös prosessimalli työohjeiden tekemisestä. Tätä mallia sovellettiin produktin tekemisessä.

Kriittisten työohjetarpeiden tunnistaminen aloitettiin olemassa olevien ohjeiden kartoittamisella. Tämän jälkeen aivoriihityyppisessä keskustelussa selvitettiin aihealueita, joihin keskusteluun osallistuneet kokivat vielä tarvittavan ohjetta. Tämän keskustelun tulosten pohjalta tehtiin päätös ensimmäisestä ohjeistettavasta asiasta ja laadittiin työohje. Lopuksi työohje testattiin yhdellä potentiaalisella käyttäjällä.

Opinnäytetyön tavoitteiden kannalta tärkeimmät tuotokset olivat lista kriittisistä työohjetarpeista sekä työ-ohje. Lisäksi työn sivutuotteena syntyi lista yrityksen olemassa olevista ohjeista. Tuotoksia voidaan hyödyn-tää paitsi työntekijöiden työtehtävissä myös henkilöstöjohtamisessa.

Opinnäytetyön tavoitteet toteutuivat ja yhteen kriittiseen työohjetarpeeseen pystyttiin vastaamaan. Tämä pienentää osaltaan yrityksen osaamiseen liittyviä riskejä. On kuitenkin huomioitava, että työohjeet eivät korvaa kokemusta, joten työohjeet eivät saisi olla ainoa tapa jakaa tietoa.

The main goals of this product-oriented thesis were to explore critical needs for work instructions and also to write an instruction for persons working with marketing authorizations based on the recognized critical needs. The case company is a service provider which offers expertise to pharmaceutical compa-nies. This product was targeted to the department in which employees deal with marketing authorizations of medicinal products.

Management of know-how of the employees is important part of human resources management and it is the focus of this product. The theoretical framework of the thesis handles intellectual capital, especially human capital which includes the know-how of the employees. In addition, dimensions of the knowledge and knowledge sharing have been brought out in the theoretical part of the thesis. There are two ways to share knowledge: personalization and codification strategies. Work instructions are one way to codify knowledge. The process of designing of work instructions which has also been applied in the actual product is described in the theoretical framework.

Critical needs were recognized by exploring the existing work instructions. After that a brainstorming session was held and attendees were asked to name topics which they experienced as critical needs for work instructions. Based on the results of this session a decision was made and one work instruction was written. Work instruction was tested by one potential user.

In terms of the goals of the thesis the most relevant products of this thesis were list of critical needs for work instructions and work instruction. In addition list of existing working instructions was an addition-al product of the thesis. The products can be utilized in tasks of the employees and also in human re-sources management.

The goals of this thesis were fulfilled and one critical need for work instruction was answered. This de-creases the knowledge related risks in the company. One has to take into account that work instructions do not replace experience. Therefore work instructions should not be the only way of sharing knowledge.