Hankintojen suunnitelmallisuuden kehittäminen BusinessOulussa
Karppinen, Päivi (2013)
Oulun seudun ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013120419954
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013120419954
Tiivistelmä
Julkisten hankintojen toteuttamisessa huomion keskipisteenä on usein ainoastaan kilpailuttamisvaihe, vaikka tärkeimmät ratkaisut onnistuneen asiakastarpeen täyttämisen kannalta tehdään jo suunnitteluvaiheessa.
Opinnäytetyön aiheena oli hankintojen suunnitelmallisuuden kehittäminen BusinessOulussa. Työn toimeksiantajana oli Oulun kaupungin liikelaitos BusinessOulu, jolla oli tarve kehittää hankintojensa toteuttamisen suunnitelmallisuutta. Työn teoriaosassa kuvataan hankintojen suunnitelmallisuuteen vaikuttavat tekijät, kuten hankinnan tarve, markkinatilanne, arvo, rahoittaminen, toteuttamistapa, resurssit ja aikatauluttaminen. Tavoitteena oli selvittää kyseisiin tekijöihin liittyen, mitä ongelmia suunnitelmattomuus aiheuttaa ja miten suunnitelmallisuutta voidaan kehittää.
Tutkimusmenetelmänä käytettiin kvalitatiivista tutkimusta. Aineisto kerättiin kysymyslomakkeiden ja teemahaastattelun avulla. Kysymyslomake ja kysymyksiin vastaaminen toteutettiin sähköisesti selainpohjaisella ZEF-arviointityökalulla. Hankintoja tekevän henkilöstön määrä ei ollut tarkkaan tiedossa, joten kysymykset lähetettiin koko BusinessOulun henkilöstölle. Näin kohderyhmä saatiin paremmin tavoitettua. Lisäksi aineistoa kerättiin teemahaastatteluilla. Teemat ja niihin liittyvät pääkysymykset valittiin kysymysten tulosten pohjalta. Teemahaastattelujen tarkoituksena oli antaa syvempää näkemystä hankintojen suunnitelmallisuuden nykytilasta. Tulosten pohjalta havaitut ongelmat kuvattiin sekä esitettiin ehdotukset kehittämistoimenpiteille.
Työn ensisijaisena oikeudellisena teorialähteenä käytettiin hankintalakia (Laki julkisista hankinnoista) sekä Oulun kaupungin hankintoja koskevia määräyksiä ja ohjeistuksia, joista keskeisimpiä ovat Oulun kaupungin hankintakäsikirja sekä Oulun kaupungin projektiopas.
Tulosten perusteella keskeisimmät kehittämistarpeet liittyivät hankinnan sisällön määrittelyyn, puitesopimusten hyödyntämiseen sekä henkilöstön vastuisiin, tehtäviin ja toimintatapoihin. Selkeyttämällä ja yhdenmukaistamalla hankinnan sisällön määrittelyvaihe, edesautettaisiin hyvien ja vertailukelpoisten tarjousten saamista. Prosessikuvausten laatiminen, sekä sen käyttöön ottaminen toisivat apua päivittäisten tehtävien suorittamiseen ja lisäisivät työn tehokkuutta. Puitesopimusten kattavampi hyödyntäminen edesauttaisi vähentämään kilpailutuksista aiheutuvia kustannuksia.
Opinnäytetyön aiheena oli hankintojen suunnitelmallisuuden kehittäminen BusinessOulussa. Työn toimeksiantajana oli Oulun kaupungin liikelaitos BusinessOulu, jolla oli tarve kehittää hankintojensa toteuttamisen suunnitelmallisuutta. Työn teoriaosassa kuvataan hankintojen suunnitelmallisuuteen vaikuttavat tekijät, kuten hankinnan tarve, markkinatilanne, arvo, rahoittaminen, toteuttamistapa, resurssit ja aikatauluttaminen. Tavoitteena oli selvittää kyseisiin tekijöihin liittyen, mitä ongelmia suunnitelmattomuus aiheuttaa ja miten suunnitelmallisuutta voidaan kehittää.
Tutkimusmenetelmänä käytettiin kvalitatiivista tutkimusta. Aineisto kerättiin kysymyslomakkeiden ja teemahaastattelun avulla. Kysymyslomake ja kysymyksiin vastaaminen toteutettiin sähköisesti selainpohjaisella ZEF-arviointityökalulla. Hankintoja tekevän henkilöstön määrä ei ollut tarkkaan tiedossa, joten kysymykset lähetettiin koko BusinessOulun henkilöstölle. Näin kohderyhmä saatiin paremmin tavoitettua. Lisäksi aineistoa kerättiin teemahaastatteluilla. Teemat ja niihin liittyvät pääkysymykset valittiin kysymysten tulosten pohjalta. Teemahaastattelujen tarkoituksena oli antaa syvempää näkemystä hankintojen suunnitelmallisuuden nykytilasta. Tulosten pohjalta havaitut ongelmat kuvattiin sekä esitettiin ehdotukset kehittämistoimenpiteille.
Työn ensisijaisena oikeudellisena teorialähteenä käytettiin hankintalakia (Laki julkisista hankinnoista) sekä Oulun kaupungin hankintoja koskevia määräyksiä ja ohjeistuksia, joista keskeisimpiä ovat Oulun kaupungin hankintakäsikirja sekä Oulun kaupungin projektiopas.
Tulosten perusteella keskeisimmät kehittämistarpeet liittyivät hankinnan sisällön määrittelyyn, puitesopimusten hyödyntämiseen sekä henkilöstön vastuisiin, tehtäviin ja toimintatapoihin. Selkeyttämällä ja yhdenmukaistamalla hankinnan sisällön määrittelyvaihe, edesautettaisiin hyvien ja vertailukelpoisten tarjousten saamista. Prosessikuvausten laatiminen, sekä sen käyttöön ottaminen toisivat apua päivittäisten tehtävien suorittamiseen ja lisäisivät työn tehokkuutta. Puitesopimusten kattavampi hyödyntäminen edesauttaisi vähentämään kilpailutuksista aiheutuvia kustannuksia.