Selvitys palkanlaskennan ulkoistamisen hyödyistä ja haasteista

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää sekä oman palkanlaskennan että ulkoistetun palkanlaskennan hyödyt ja haasteet. Analyysin pohjalta oli tarkoituksena ehdottaa toimeksiantajan tarpeisiin sopivaa toimintamallia palkanlaskennan toteuttamiseen. Selvityshetkellä oli käytössä sisäinen palkanlaskentapalvelu, jonka toteuttamisesta vastasi yksi henkilö. Ulkoistetun palkanlaskennan vaihtoehto oli noussut toimeksiantajayrityksessä esille nykyisen palkanlaskijan eläkeiän lähestyessä. Myös muiden saman toimialan yritysten tekemät ratkaisut käyttää ulkoistettua palkanlaskentapalvelua olivat lisänneet tarvetta pohtia palkanlaskennan toteutusmallia.

Selvitys aloitettiin perehtymällä nykyiseen toteutusmalliin haastatteluiden sekä havainnoinnin avulla, jotta selvityksen toteuttajalle muodostuisi käsitys toimeksiantajan nykyisestä palkanlaskentaprosessista ja siihen vaikuttavista tekijöistä. Palkanlaskijan työajan jakautumista seurattiin, ja sen perusteella voitiin arvioida työajasta kohdistuvan 75 % palkanlaskentaan liittyviin työtehtäviin. Tämän perusteella voitiin laskea oman palkanlaskennan kustannukset, joihin sisältyivät henkilöstökustannusten lisäksi muun muassa ohjelmistokustannuksia.

Ulkoistamiseen toimintatapana perehdyttiin tutustumalla aihepiirin teoriaan sekä alan julkaisuihin. Opinnäytetyössä toteutettiin toimeksiantajayrityksen yhteistyöketjun osakkaille kyselytutkimus, jonka tavoitteena oli saada näkemyksiä sekä omasta että ulkoistetusta palkanlaskennasta. Tutkimuksen mukaan viidestä vastaajasta kolmella palkanlaskenta oli ulkoistettu. Ulkoistaminen oli ollut harkinnassa myös niillä vastaajista, joilla oli oma palkanlaskenta. Tutkimuksen pohjalta saatiin potentiaalisia palveluntarjoajaehdokkaita opinnäytetyössä toteutettavaan tarjouskilpailuun. Tarjous pyydettiin kolmelta valikoidulta palveluntarjoajalta, joista kaksi toimitti tarjouksen. Jotta ulkoistamisen tuomia kustannuksia voitiin verrata oman palkanlaskennan tuomiin kustannuksiin, otettiin vertailussa huomioon myös ulkoistetun palvelun hallinnoimisen tuomat henkilöstökustannukset toimeksiantajayritykselle.

Ratkaisuehdotukseksi nousi oman palkanlaskijan säilyttäminen. Ulkoistamisella ei saavutettaisi kovin merkittäviä kustannussäästöjä, kustannukset saattaisivat olla mahdollisesti oman palkanlaskennan kustannuksia suuremmat. Ulkoistetun palvelun hallinnointi vaatisi yhä henkilöstöresursseja toimeksiantajalta esimerkiksi tietojen keräämisen, toimittamisen sekä yhteyshenkilönä toimimisen muodossa. Sisäinen palkanlaskentapalvelu mahdollistaa, että toiminnon johdettavuus säilyy yrityksellä, palkanlaskennan raportit saadaan nopeasti johdon käyttöön ja palkanlaskija voi toimia edelleen myös muiden työtehtävin hoitamisessa. Toimeksiantajan pyynnöstä opinnäytetyötä ei julkaistu kokonaisuudessaan, vaan luottamuksellisia tietoja jätettiin julkaisematta.

The purpose of this thesis was to find out the benefits and challenges for a company running its own payroll system, as compared with outsourcing payroll procedures. Based on this analysis, recommendations were made about how payroll computation should be arranged in the client company. At the time of the analysis, the company had its own payroll clerk, who was due to retire within the next few years. At that point the company needed to consider whether to employ a new clerk or outsource payroll computation in the future.

Information on the company’s internal payroll computation process was collected by observing this process and interviewing the personnel. The payroll clerk used an estimated 75% of the working time on payroll-related tasks. Other costs, such as software costs were also worked out. Based on these estimates, the costs of the company’s internal payroll system could be calculated.

The client company co-operates with four other companies around Finland. A survey was conducted of these partners in order to get comparable information about internal and outsourced payroll systems. The survey found that three of the five companies had outsourced their payroll. Also the other two companies had considered outsourcing. The survey responses also provided information on potential service providers. As part of the thesis project, client company’s payroll computation was put out to tender and three service providers mentioned in the survey responses were invited to bid. Two of them made an offer.

The findings indicate that it would be most profitable for client company to continue running its own payroll computation system. Outsourcing would not bring significant cost savings; in fact the costs might be even higher. Administration of the outsourcing service would require human resources in the client company anyway. They would need to, for example, collect and send payroll data to the outsourced service provider and also a contact person would be needed. With the internal payroll system, the management of payroll computation remains in the company and the company management gets payroll reports quickly when needed. In addition, when not occupied with payrolling, the payroll clerk could work on other tasks. Request of the client company port of the thesis unpublished.