Varastotietojärjestelmän luonti yritykselle : case: Elektro-Valo Oy

Abstract

Yrityksen varastotietojärjestelmään tehdään varastotietokannan päivitys, jonka tarkoituksena on saada yrityksen varastokirjanpito sekä varaston seuranta mahdolliseksi toiminnanohjausjärjestelmästä. Käytössä olevaa toiminnanohjausjärjestelmää muokataan varaston tuoterakenteiden osalta perinpohjaisesti ja aikaa toiminnalle on varattu vähän. Ajan vähyys sekä tuoterakenteiden paljous aiheuttavat haasteelliset lähtökohdat projektille.

Tavoitteeksi asetetaan varastotietokannan päivittäminen niiden tuotteiden osalta, joiden menekki on suurin. Eniten myytyjen tuotteiden määrä kattaa yrityksen kaikista tuotteista noin viidenneksen ja aikaa tuoterakenteiden tekoon sekä päivittämiseen on varattu noin kaksi kuukautta. Tietokannan päivityksen avulla yrityksen on tarkoitus saada tuotekohtaisia kustannusarvioita valmiista tuotteista sekä seurata varastossa olevien komponenttien määriä.

Toiminnanohjausjärjestelmä käyttää Microsoftin SQL-tietokantaa ja tietokannan muokkaamiseen käytetään Visman Nova-järjestelmän varastosovelluksen käyttöliittymää. Tietorakenteet saadaan tuotannon työntekijän paperille listaamista tuoterakenteista, jotka tallennetaan käyttöliittymän kautta tietokantaan. Lisäksi kirjaksi painettu osaluettelo on mukana tietokannan päivityksessä, ja sitä apuna käyttäen vertaillaan kirjaan painetun tiedon ja tietokannan välisen tiedon eheyttä.

Projektille asetettuihin tuotemääräkohtaisiin tavoitteisiin ei päästä ja projektin puutteiden etsiminen alkaa. Projektin tavoitteista jäämiselle on useita syitä ja tulevaisuudessa on tärkeää ottaa opiksi tehdyistä virheistä. Tehdyn työn, keskustelujen ja tapahtumien avulla kootaan tapahtumaraportti ja sitä voidaan hyödyntää seuraavien projektien yhteydessä.

Tapahtumaraportilla tarkoitetaan opinnäytetyön kirjallista osuutta joka sisältää tietoa työstä, keskusteluista sekä analysoiduista tekijöistä. Opinnäytetyön yhteenveto luku on työn kattavin osa ja siinä analysoidaan koko projekti lähtöpisteestä sen lopetusvaiheeseen.

Suunnittelemalla projektia huolellisesti voidaan saavuttaa sille asetettuja tavoitteita sekä seurata koko työn kulkua. Määrittely, suunnittelu, toteutus ja testaus ovat menestyksekkään projektin edellytyksenä. Ulkopuolisen konsultin käyttö voi tuoda projektiin uusia näkökantoja sekä menetelmiä.

Erilaisten mittareiden, aikarajojen sekä haastatteluiden avulla saadaan projektijohdolle selkeä kuva työn etenemisestä sekä mahdollisista ongelmista. Projektia jälkikäteen analysoitaessa keksitään erilaisia ratkaisumalleja, joilla tavoiteltu lopputulos on saavutettavissa.

The objective of this project was to implement an ERP –system for a company which urgently needed to control all its functions. The primary aim was to update and create a warehouse database using the ERP –system.

This project was commissioned by Elektro-Valo Ltd, and the role of the author was to create a parts list for warehouse inventory in the ERP –system which is part of an ongoing development project.

It is well known that, when company is expanding and growth is fast, there is a need to control all the different functions as one large function.

When a company decides to invest into an ERP –system, it is a considerable project, which needs to be carefully planned stage by stage. However, in the case of this project there was no schedule or planning.

As a result of the lack of planning and timetable, the company faced a potentially damaging situation. As such, it was necessary to attempt to minimize damage and re-evaluate the situation.

This paper gives an overview of building an ERP –system, which can be built in two different ways. It is not necessary to create in one stage as it can be built in several stages. The benefits of building in different stages relate to controllability and the different functions that can be added to system at a later date.

The results of the study can also be used to consider the prospect of building the system immediately. When building an ERP –system using this method, the company can control the completed system and all the functions within it.

The summary is the largest chapter of this work and it deals with areas that should have been approached differently. The project, meetings and personal conversations are crucial in addition to the establishing and continual tracking of goals. A fully functioning system needs every employee’s full support to ensure it is easy to upkeep and realizable for the company.