Tilaustenhallintajärjestelmän hyödyntäminen Tullin hankintatoimessa

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimii Tullin materiaalihallintoyksikkö. Opinnäytetyössä kuvataan Tullin tilaustenhallintajärjestelmä Tilhan nykytila ja miten sitä voitaisiin hyödyntää laajemmin Tullin hankintatoimen kehittämisessä.

Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsiteltiin tilaustenhallintajärjestelmää, tietojärjestelmien hyödyntämistä organisaatioissa sekä hankintatoimen organisointia. Opinnäytetyö on laadullinen kehittämistyö ja tutkimusmenetelmänä on tapaustutkimus. Opinnäytetyön empiirinen osuus toteutettiin teemahaastattelulla haastattelemalla neljää valtion viraston henkilöä, jotka kaikki vastaavat tai vastasivat oman virastonsa hankintatoimesta.

Tutkimuksen perusteella annetaan kehittämisehdotuksia kuinka tilaustenhallintajärjestelmää voitaisiin hyödyntää laajemmin Tullin hankintatoi-messa. Näistä tärkeimpinä ovat laskun ja tilauksen kohdistamisprosessin sekä salasanan vaihtamisprosessin kehittäminen. Hankintahenkilöstön taloushallinnon osaaminen tulee varmistaa sekä järjestelmän käyttäjille tulee järjestää koulusta. Lisäksi käyttöohjeet tulee päivittää. Järjestelmää voi-daan hyödyntää laajemmin, kun järjestelmään lisätään sisäisiä tuoteluetteloita ja verkkokauppaintegraatioita helpottamaan tilaamista.

Hankintatoimen johtamista sekä toimittaja- ja sopimushallintaa tukevien toimittaja- ja tuotetietojen analysointi voidaan käynnistää, koska käytettävissä on riittävä määrä tilastotietoa.

The thesis was commissioned by the Finnish Customs Material Management Unit. The thesis described the present state of the Finnish Customs Purchase Management System and how to utilize the system better in the procurement developing process of the Finnish Customs.

The theory part handled the Purchase Management System, utilization of information systems in different organizations and the theory of organizing procurement. The thesis is a qualitative development study and the research method is a case study. The empirical part was done in the form of theme interviews by interviewing four persons who are or were responsible for the procurement function in a Finnish government agency.

As the result of the research, a few propositions are given on how to utilize better the Purchase Management System in the Finnish Customs procurement. The major proposition is that the invoice and order matching process and password changing process have to be developed. The financial administration knowledge of the purchasing personnel has to be confirmed and the Finnish Customs have to organize system training for the end users. Also the instructions need to be updated. The Finnish Customs can utilize the Purchase Management System better by adding internal and external product catalogues to the system because these catalogues make ordering easier and faster.

The Finnish Customs can also start the analysis process of the suppliers and contract management because there is now enough statistics available.