Yritys Z:n ostolaskuprosessi : Ohjeistus ostolaskujen käsittelijöille
Mäkinen, Jarno (2013)
Mäkinen, Jarno
Vaasan ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013091615328
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013091615328
Tiivistelmä
Tässä opinnäytetyössä koottiin ohjeistus Yritys Z:n ostolaskujen käsittelijöille. Kohdeyrityksellä ei ollut opinnäytetyön käynnistymishetkellä kunnollista ohjeistusta laadittuna, joten tarve tällaiselle opinnäytetyölle tuli suoraan työelämästä. Tutkimus toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä, joka on yksi kvalitatiivisen tutkimuksen muoto. Työn tarkoituksena oli laatia kattava konkreettinen ohjeistus kohdeyrityksen käyttöön sekä selvittää, mitä hyvän ohjeen laadinnassa tulee huomioida. Opinnäytetyön teoreettinen osuus rakentuu ostolaskujen käsittelystä, prosessikuvauksesta ja hyvän ohjeen laatimisesta. Ostolaskujen käsittelyssä keskitytään siihen, millaisia käytäntöjä sisältyy sähköiseen ostolaskuprosessiin. Prosessikuvauksessa käsitellään prosessien merkitystä, eli sitä, miten ja miksi niitä tulee kuvata. Hyvän ohjeen laadinta - osiossa käydään läpi, kuinka selkeää tekstiä ja havainnollistavia kuvia laaditaan sekä ohjeen ulkoasuun ja tärkeiden asioiden korostamiseen liittyviä asioita. Myös toimintatutkimusta käsitellään hieman perusteellisemmin, koska sitä ei ole vielä paljonkaan käytetty opinnäytetöissä. Kohdeyrityksen ostolaskujen käsittelijät ja heidän esimiehensä antoivat ohjeistuksesta erittäin positiivista palautetta, kun perusteellinen ohjeistus kohdeyrityksen tarpeisiin saatiin laadittua. Ohjeistus on sellainen, että kuka tahansa yrityksen ostolaskujen käsittelijä voi sitä työssään käyttää apuna. Suurimman haasteen ohjeen kokoamisessa aiheuttivat kohdeyrityksen eri yksiköiden toisistaan poikkeavat toimintamallit sen suhteen, miten ne haluavat laskunsa käsiteltävän. Eri yksiköiden toimintatapojen harmonisointi helpottaisi merkittävästi yrityksen ostolaskuprosessia, mikä selkeyttäsi myös ohjetta. Tällöin yksikkökohtaisia poikkeuksia ei tarvitsisi erikseen käydä ohjeessa läpi, vaan samat käsittelytavat kävisivät kaikille.