Sähköisen ostolaskun käyttöönotto

Abstract

Ostolaskujen käsittely on useissa yrityksissä taloushallinnon eniten resursseja sitova pro-sessi. Perinteinen paperimuotoinen ostolasku on käytössä etenkin pk-yrityksien välisessä liiketoiminnassa. Sähköiseen ostolaskujen käsittelyyn siirtymisellä yritykset säästäisivät aikaa tyypillisesti 50 prosenttia vapauttaen resursseja esimerkiksi uusasiakashankintaan. Laskujen tarkastukset helpottuvat, kasaantuvien ja erääntyvien laskujen kerääntyminen pöydän nurkalle loppuu, ja eräpäivämuistutukset tulevat automaattisesti sähköpostiin tai matkapuhelimeen. Laskujen käsittely ei ole paikasta tai ajasta riippuvainen. Laskujen ar-kistointi sähköisenä on tilaa säästävä ja historiatietojen etsiminen nopeutuu. Vuoden 2013 alusta lähtien käyttöönotettu yhtenäinen euromaksualue SEPA ja sen vaati-mat maksutavat on hoidettavissa sähköisesti yksinkertaisemmin kuin paperi laskuilla, sillä kaikki maksettavat ja vastaanotettavat laskut ovat samanmuotoisia. Euroopan yhtenäinen maksualue mahdollistaa talousalueen markkinoiden ja kaupan tehostumista, kun toimijoilla on yhteiset säännöt. Markkinoille pääsy on helpompaa, maksutavoista ei tarvitse sopia kauppakohtaisesti erikseen ja eri maiden maksujen välitykseen liittyvät muotoseikat eivät tarpeettomasti hankaloita kaupankäyntiä. Siirtyminen verkkolaskutukseen on myös ympäristöteko, sillä verkkolaskutus pienentää hiilijalanjälkeä huomattavasti. Verkkolasku on keskimäärin neljä kertaa ilmastoystävälli-sempi vaihtoehto kuin paperilasku. Suurin ero hiilijalanjäljessä ei johdu paperinsäästöstä ja jakeluprosessin muuttumisesta sähköiseksi, vaan ajan säästämisestä seuraava työn te-hostumisesta ja siitä seuraavasta päästösäästöstä. Verkkolaskutus ei kuitenkaan ole automaattinen työn ja kustannusten tehostamisen väline. Verkkolaskutukseen siirtymistä miettivän yrityksen kannattaa huolellisesti määritellä omat tarpeet, eri palveluntarjoajien ja operaattorien tarjoamat vaihtoehdot kustannuksineen.