Sähköisen rekrytointijärjestelmän kehittäminen TTY:llä

Abstract

Tampereen teknillinen yliopisto otti käyttöön Skillnet Oy:n toimittaman sähköisen Artist-rekrytointijärjestelmän portaittain vuoden 2010 aikana. Aluksi järjestelmän käyttöä kokeiltiin henkilöstöpalvelut-yksikössä, jonka jälkeen pilotointia laajennettiin muutamiin laitoksiin. Koko yliopiston kattavaan laajuuteen sähköisen rekrytointijärjestelmän käyttö hajautettiin vuoden 2010 loppupuolella.

Kyselyn tavoite oli kehittää sähköistä rekrytointijärjestelmää vastaamaan entistä paremmin käyttäjiensä tarpeisiin. Kyselyn tarkoituksena oli selvittää Tampereen teknillisen yliopiston pääkäyttäjien tyytyväisyyttä järjestelmää kohtaan ja selvittää, mitkä järjestelmän ominaisuuksista kaipaavat heidän mielestään eniten kehittämistä. Tarkoituksena oli myös saada kommentteja suoraan käyttäjiltä järjestelmän ja mahdollisesti myös rekrytointiprosessin kehittämiseksi.

Tiedonkeruumenetelmänä tässä kehittämistyössä käytettiin kyselytutkimusta. Kohderyhmänä kyselyssä oli rekrytointijärjestelmän pääkäyttäjäoikeudet omaavat henkilöt, joita kyselyn tekemisen aikaan oli Tampereen teknillisellä yliopistolla 56. Kysely toteutettiin sähköisesti ja se sisälsi määrällisiä ja laadullisia kysymyksiä.

Teoriaosuudessa on kuvattu rekrytointiprosessi eli rekrytoinnin vaiheet ja kerrottu sähköisen rekrytoinnin mukanaan tuomista eduista. Lisäksi kehittämistyössä on kerrottu sähköisen Artist-rekrytointijärjestelmän hankinnan taustaa ja ominaisuuksia. Kyselyn tulosten käsittelyn yhteydessä kuvataan myös kunkin kysymyksen sisällön toteuttamista Tampereen teknillisen yliopiston rekrytointiprosessissa.

Kysely osoitti, että Artist-järjestelmä on pääkäyttäjien mielestä toimiva ja rekrytointiprosessin eri vaiheita helpottava työväline. Kokonaisuudessaan siihen oltiin tyytyväisiä vastaajien keskuudessa. Kehittämiskohteitakin löytyi. Niistä selvimmin esille nousi hakemusten ja niiden liitteiden käsittely. Kehitysideoihin liittyvien lisäselvitysten tekeminen ja harkinta niiden toteuttamisesta jää työn toimeksiantajan ja järjestelmän toimittajan neuvoteltavaksi.

Tampere University of Technology gradually replaced its traditional recruiting system with an electronic recruiting system during 2010. The chosen electronic system was called Artist, which was supplied by Skillnet Oy. To begin with, the system was implemented only in the HR services of Tampere University of Technology. At the next stage, the implementation of the system was expanded to a few departments, too. By the end of 2010, the electronic system was put into operation throughout Tampere University of Technology.

The objective of this study was to improve the electronic recruiting system to meet the needs of its users even better. The study process involved finding out how satisfied with the system the main users were, and which features needed most improvement. In addition, comments were collected with the aim of developing the system and possibly also the recruitment process itself.

The data were collected using an electronic questionnaire. The target group for the study was 56 persons, who were defined as main users in the Artist recruiting system. The questionnaire contained both quantitative and qualitative questions, and was completed online.

The theoretical section explores the recruiting process or phases of recruitment. It also describes the advantages accruing from electronic recruitment. The features of the Artist recruitment system, and background information about its purchase are also covered in the theoretical section.

The majority of the respondents to the questionnaire believed that Artist is a very functional system. The findings indicate that the participants are overall quite satisfied with the system and it works well as a supporting tool in every phase of the recruitment process. However, some targets for development were found too, such as processing the applications and attachments. Further research regarding these issues, and decisions about further measures to be taken are left for the principal and system supplier to discuss.