Developing the Collaborative IT System of a Small Size Manufacturing Company

Abstract

The needs for better communication and knowledge transfer are increasingly evident in many organizations. Especially the needs for real-time collaboration and communication have become critical. The case company in this study has identified these needs for effective communication and aims at developing an efficient real-time collaborative IT system.

The objective of this study is to propose a collaborative system which increases possibilities of communication and knowledge transfer in the case company. The study is based on best practise of knowledge management, project management and building collaborative systems. This study is part of a project to build such a new infrastructure in the case company, but spans the period from the system planning up to the testing procedures and preparations for further improvements.

Action research was adopted as a research approach to conduct this study and analyse the data. Data collection included a wide range of sources such as interviews, meetings, discussions, participant observations, questionnaires, and validation session with the experts. During the case company interviews, eight main challenges to be addressed in the new collaborative system were indicated by the interviewees. After that, according to the findings from literature and the current state analysis results, a collaborative system was developed and tested in order for the case company improve the communication and knowledge transfer.

The proposed collaborative system suggests how the communication and knowledge management can be streamlined by introducing a collaborative system in the case company. It also proposes an action plan how to further develop the proposed collaborative system based on the results of the testing of the newly built collaborative system.

Kommunikaation tarve yritysmaailmassa on lisääntynyt viimeisen vuosikymmenen aikana. Internetin yleistyminen on lisännyt mahdollisuutta kerätä tietoa ympäri maailmaa ja hyödyntää tietoa kaupankäynnissä. Kerätyn tiedon hyödyntäminen yrityksen sisällä vaatii tietojärjestelmältä parannuksia. Yrityksen sisäisen kommunikoinnin tulee olla yhtenäistä, nopeaa ja luotettavaa. Tämän lopputyön esimerkkiyritys on tunnistanut tehokkaan kommunikoinnin merkityksen ja tähtää tehokkaaseen reaaliaikaisen kommunikoinnin mahdollistavaan järjestelmään.

Tämän lopputyön tarkoituksena on ehdottaa ryhmätyöskentelyyn sopiva tietojärjestelmä, joka lisää mahdollisuuksia kommunikoida ja mahdollistaa tiedon siirtäminen yrityksessä. Lopputyö perustuu tiedonhallinnan parhaisiin käytänteisiin ja ryhmätyöskentelyn mahdollistavan järjestelmän rakentamiseen. Tämä lopputyö on osana suurempaa projektia, jossa tarkoituksena on uusia esimerkkiyrityksen atk-laitteisto. Lopputyö päättyy ajanjaksoon, jossa järjestelmän suunnittelu on päässyt rakennetun järjestelmän testausvaiheeseen ja tulevien parannuksien suunnittelu alkaa.

Tutkimusmenetelmäksi valittiin toimintatutkimus, joka sopii tähän aihealueeseen ja tiedon analysointiin. Kerätyt tiedot sisältävät tietoa eri lähteistä, kuten esimerkiksi haastatteluista, kokouksista, keskusteluista, työn seurannasta, kysymyksistä ja asiantuntijoiden vahvistuk-sista. Tietojärjestelmän toteutukseen tunnistettiin kahdeksan erilaista haastetta, jotka kerättiin lopputyöhön mukaan haastattelujen pohjalta. Tämän jälkeen pohjustettiin tutkimuk-sen teoria osuudella, jolla selvitettiin nykytilan analyysin tulokset. Kommunikaation mahdollistava tietojärjestelmä kehitettiin ja testattiin, jotta lopputulos vastaisi lopputyössä asetettu-ja vaatimuksia.

Esitetty ryhmätyöskentelyä ja kommunikaatiota varten rakennettu tietojärjestelmä keskittyy yhdenmukaiseen ja kommunikaation kehittymiseen tähtäävään toimintaan yrityksen sisällä. Lopputyö esittää lopputyöhön kuuluvaa kehityssuunnitelmaa, joka perustuu uuden rakennetun tietojärjestelmän testauksen lopputulokseen.