Employee induction : developing an induction process for a company providing services in sports and leisure time activities

Abstract

Induction is considered as an important part of a company’s human resource practices. Many aspects should be addressed when discussing the importance and objectives of an induction process. Induction can be defined as the processes and support provided by the organization in order to help a new employee to learn to know the new organization and its members as well as the expectations and tasks of the job.

This thesis is created by the order of a company in Turku region offering a wide range of leisure time and sports services. The work aims at addressing 1) What are the expected outputs of an induction process? 2) Why is induction especially important at the case company? 3) What should be included in an induction process for the case company? The first question will be answered by the literature review and the latter questions will be discussed in the research part. Additionally the study has provided valuable data related to other areas of human resource management, such as leadership.

The research methods used in this study were participant observation and semi-structured interviews. The objective was to gather reliable data about the current situation and needs about the company’s induction process.

It is often the quality of service that has a significant impact on the purchase decision. Trained employees perform better and are more likely to serve customers in a desired way. Thus one of the objectives of an induction process is to increase customer satisfaction through minimizing errors and raising employee performance. Systematic induction process also aims at increasing employee commitment and this way improving motivation. The first day in a new job is always memorable – in good or bad. Induction often reflects the values of a company. It can be suggested that a company can strengthen its competitive advantage and decrease the employee turnover by investing in employee training since the beginning of the employment with a proper employee induction.

The service range offered by the case company is wide and the company aims at aggressive growth. Thus the amount of information to adapt to is large and training is essential. For this reason improving the induction practices is important. Crucially, the induction program of the case company should create a clear image of the case company’s operational environment, which highlights company values.

Regarding the future, this study suggests the following themes to be researched. How should the induction practices be developed to meet the needs of the part-time employees? Why is human resource management especially important at the case company and what kind of HR strategies should the case company execute?

Perehdytyksellä on laajat vaikutukset niin työntekijän motivaatioon kuin asiakastyytyväisyyteenkin. Sen voidaan siis väittää olevan yksi tärkeimmistä henkilöstöhallinnon välineistä. Perehdytyksellä tarkoitetaan niitä käytäntöjä ja toimenpiteitä, jotka auttavat uutta työntekijää oppimaan uuden työtehtävänsä, organisaation sekä tämän jäsenet.

Tämä opinnäytetyö on tehty toimeksiantona Turussa sijaitsevalle liikunta- ja vapaa-ajan palveluita tarjoavalle yritykselle. Tämä opinnäytetyö vastaa seuraaviin tutkimuskysymyksiin: 1) Mitkä ovat perehdytyksen tavoitteet? 2) Miksi perehdytys on erityisen tärkeää toimeksiantajalle? 3) Mitä tulisi sisällyttää toimeksiantajan perehdytysprosessiin? Tämän työn kirjallisuusosio vastaa ensimmäiseen kysymykseen, kaksi viimeistä kysymystä tullaan käsittelemään tutkimusosiossa. Yllämainittujen tutkimuskysymysten lisäksi tutkimuksessa nousi esiin näkökulmia toimeksiantajan henkilöstöjohtamisen liittyen.

Tämän tutkimuksen metodeina on käytetty osallistuvaa havainnointia sekä semistrukturoituja haastatteluita, joiden tarkoituksena oli kerätä luotettavaa tietoa perehdytyksen nykytilasta ja kehitystarpeista toimeksiantoyrityksessä.

Yhä useammin palvelun laadulla on merkittävä vaikutus ostopäätökseen. Vain hyvin perehdytetyt ihmiset työskentelevät tehokkaasti ja tuottavat laadukasta palvelua. Yksi perehdytyksen tavoitteista on siis virheiden minimointi ja näin ollen korkea asiakastyytyväisyys. Perehdytys luo myös ensivaikutelman työnantajasta sekä se viestii usein yrityksen kulttuurista ja siitä kuinka työntekijöistä pidetään huolta. Systemaattinen ja tehokas perehdytysprosessi vaikuttaa työntekijän tyytyväisyyteen, sitoutumiseen ja motivaatioon. Tätä kautta perehdytyskäytännöillä voidaan myös minimoida työntekijöiden vaihtuvuutta. Tehokas perehdytys voi kasvattaa yrityksen kilpailukykyä panostamalla työntekijöiden koulutukseen heti alusta alkaen.

Toimeksiantajayritys tarjoaa monipuolisia palveluita, jonka vuoksi työntekijöiden tulee sopeutua suureen informaatiomäärään. Muun muassa tämän vuoksi perehdytykseen tulee kiinnittää erityistä huomiota. Perehdytysprosessin avulla uuden työntekijän tulee ymmärtää yrityksen kokonaiskuva ja toimintaympäristö. Sen tulee myös heijastaa yrityksen arvoja ja sitä miten ne näkyvät arjen työssä. Kyseisen yrityksen sisällä eri työtehtävät ovat toisistaan riippuvaisia, jonka vuoksi perehdytysohjelman tulee korostaa koko organisaation toimintaa.

Tulevaisuudessa kyseisessä yrityksessä tulisi tutkia kuinka perehdytyskäytäntöjä voidaan muokata osa-aikaisille työntekijöille sopiviksi. Lisäksi on tärkeää tutkia miksi henkilöstöjohtaminen on erityisen tärkeää kyseisessä yrityksessä sekä millaisia henkilöstöstrategioita yrityksen tulisi toteuttaa.