Kiinteistön ylläpidon aikana syntyvien dokumenttien hallinta
Valjus, Anni (2013)
Valjus, Anni
Oulun seudun ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201305087254
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201305087254
Tiivistelmä
Kiinteistöjen ylläpidon aikana syntyy valtava määrä dokumentteja ja asiakirjoja kiinteistössä sijaitsevista laitteista ja järjestelmistä usean eri tahon tuottamana. Dokumentit kerätään ylläpidon järjestelmiin usein ilman tarkempaa tarkastelua, mikä huonontaa järjestelmien käytettävyyttä kiinteistönpidon eri prosesseissa.
Tässä työssä aiheena oli kiinteistön ylläpidon aikana syntyvien dokumenttien hallinta. Työn tilaajana toimi Suomen Yliopistokiinteistöt Oy. Työssä selvitettiin, mikä kiinteistöjen ylläpidon aikana syntyvästä dokumentaatiosta on oleellista tallennettavaksi sähköisiin järjestelmiin sekä mitä asiakirjojen tallentamisessa ja säilyttämisessä on huomioitava selkeän huoltokirjan saavuttamiseksi.
Työssä tarkasteltiin X:n ja X:n kampusalueiden huoltokirjat sekä haastateltiin kiinteistöjen eri sidosryhmien edustajia. Huoltokirjatarkastelussa vertailtiin huoltokirjoihin tallennettujen dokumenttien määrää, niiden tallennuspaikkoja
ja -muotoja sekä nimeämisperiaatteita olemassa oleviin ohjeistuksiin. Dokumenttien oleellisuutta tarkasteltiin niiden käyttöasteen ja käyttäjien mukaan sekä lain vaatimien asetusten kautta.
Tärkeimmiksi dokumenteiksi osoittautuivat laitteiden mittaus- ja tarkastuspöytäkirjat sekä vaikutusalue-, paikannus- ja ulkoaluepiirustukset. Nykyinen huoltokirjaohje todettiin joiltakin osin vajaaksi ja ohjeen aktiivinen käyttö oli vähäistä. Työssä ehdotetun uuden ja tarkemman ohjeistuksen laatiminen parantaisi merkittävästi tiedon tallentamisen yhtenäisyyttä ja huoltokirjan käytettävyyttä. Jatkossa olisi kehitettävä erityisesti huoltokirjaohjeen käytettävyyttä ja käyttöastetta tallentajien joukossa.
Tässä työssä aiheena oli kiinteistön ylläpidon aikana syntyvien dokumenttien hallinta. Työn tilaajana toimi Suomen Yliopistokiinteistöt Oy. Työssä selvitettiin, mikä kiinteistöjen ylläpidon aikana syntyvästä dokumentaatiosta on oleellista tallennettavaksi sähköisiin järjestelmiin sekä mitä asiakirjojen tallentamisessa ja säilyttämisessä on huomioitava selkeän huoltokirjan saavuttamiseksi.
Työssä tarkasteltiin X:n ja X:n kampusalueiden huoltokirjat sekä haastateltiin kiinteistöjen eri sidosryhmien edustajia. Huoltokirjatarkastelussa vertailtiin huoltokirjoihin tallennettujen dokumenttien määrää, niiden tallennuspaikkoja
ja -muotoja sekä nimeämisperiaatteita olemassa oleviin ohjeistuksiin. Dokumenttien oleellisuutta tarkasteltiin niiden käyttöasteen ja käyttäjien mukaan sekä lain vaatimien asetusten kautta.
Tärkeimmiksi dokumenteiksi osoittautuivat laitteiden mittaus- ja tarkastuspöytäkirjat sekä vaikutusalue-, paikannus- ja ulkoaluepiirustukset. Nykyinen huoltokirjaohje todettiin joiltakin osin vajaaksi ja ohjeen aktiivinen käyttö oli vähäistä. Työssä ehdotetun uuden ja tarkemman ohjeistuksen laatiminen parantaisi merkittävästi tiedon tallentamisen yhtenäisyyttä ja huoltokirjan käytettävyyttä. Jatkossa olisi kehitettävä erityisesti huoltokirjaohjeen käytettävyyttä ja käyttöastetta tallentajien joukossa.