Uuden asiakastietojärjestelmän käyttöönotto ja käytettävyys : Kuopion oikeusaputoimisto, yleinen edunvalvonta
Kosunen, Teemu (2013)
Kosunen, Teemu
Savonia-ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201304295567
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201304295567
Tiivistelmä
Valtion oikeusaputoimistojen yleisissä edunvalvontatoimistoissa otettiin käyttöön uusi asiakastietojärjestelmä Edvard vuoden 2011 aikana. Tällä valtakunnallisella muutoksella haluttiin yhtenäistää yleisen edunvalvonnan toimintoja. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on kuvata opinnäytetyön toimeksiantajan Kuopion oikeusaputoimiston yleisen edunvalvonnan henkilöstön kokemuksia ja mielipiteitä Edvard-asiakastietojärjestelmän käyttöönotosta ja käytettävyydestä.
Tämä opinnäytetyö koostuu teoria- ja tutkimusosiosta. Teoriaosiossa perehdytään edunvalvonnan keskeisiin periaatteisiin, esitellään syyt asiakastietojärjestelmämuutokselle ja käsitellään tietojärjestelmän teoriaa muun muassa käyttöönotosta ja käytettävyydestä. Tutkimuksessa puolestaan käytettiin määrällistä tutkimusmenetelmää ja tutkimusaineisto kerättiin tekemällä sähköinen kysely Kuopion oikeusaputoimiston yleisen edunvalvonnan henkilöstölle. Kysely laadittiin Webropol-sovelluksella kirjallisuuden ja aiempien samankaltaisten tutkimusten perusteella. Kysely lähetettiin 26 työntekijälle ja vastausprosentiksi muodostui 73,1 %. Kyselyn vastausten analysoinnissa käytettiin hyväksi Webropol-sovelluksen analysointityökalua. Avoimien kysymysten vastaukset analysoitiin järjestelemällä ne teemoittain ja käyttämällä suoria lainauksia.
Tutkimustulosten mukaan suurin osa vastaajista suhtautui Edvard-asiakastietojärjestelmän käyttöönottoon myönteisesti ja heidän mielestään uusi asiakastietojärjestelmä oli myös tarpeellinen. Tutkimus osoitti, että käyttöönotto ei kuitenkaan sujunut erityisen hyvin, koska Edvard otettiin käyttöön liian aikaisin ja keskeneräisenä. Muutosvastarintaa aiheutti myös se, että työntekijät eivät kokeneet saaneensa osallistua riittävästi muutosprosessiin. Edvardin käytettävyys kuitenkin keräsi positiivisia vastauksia, vaikka varsinkin alkuvaiheessa vakavia ongelmia olikin. Mielipiteet Edvardista jakautuivat, mutta enemmistö oli kuitenkin sitä mieltä, että he tekevät edunvalvontatyötään mieluummin Edvardilla kuin vanhalla asiakastietojärjestelmällä Virholla. Edvardin uskotaan nopeuttavan ja helpottavan edunvalvontatyötä tulevaisuudessa, kun se saadaan toimimaan kuten sen kuuluukin.
Tämä opinnäytetyö koostuu teoria- ja tutkimusosiosta. Teoriaosiossa perehdytään edunvalvonnan keskeisiin periaatteisiin, esitellään syyt asiakastietojärjestelmämuutokselle ja käsitellään tietojärjestelmän teoriaa muun muassa käyttöönotosta ja käytettävyydestä. Tutkimuksessa puolestaan käytettiin määrällistä tutkimusmenetelmää ja tutkimusaineisto kerättiin tekemällä sähköinen kysely Kuopion oikeusaputoimiston yleisen edunvalvonnan henkilöstölle. Kysely laadittiin Webropol-sovelluksella kirjallisuuden ja aiempien samankaltaisten tutkimusten perusteella. Kysely lähetettiin 26 työntekijälle ja vastausprosentiksi muodostui 73,1 %. Kyselyn vastausten analysoinnissa käytettiin hyväksi Webropol-sovelluksen analysointityökalua. Avoimien kysymysten vastaukset analysoitiin järjestelemällä ne teemoittain ja käyttämällä suoria lainauksia.
Tutkimustulosten mukaan suurin osa vastaajista suhtautui Edvard-asiakastietojärjestelmän käyttöönottoon myönteisesti ja heidän mielestään uusi asiakastietojärjestelmä oli myös tarpeellinen. Tutkimus osoitti, että käyttöönotto ei kuitenkaan sujunut erityisen hyvin, koska Edvard otettiin käyttöön liian aikaisin ja keskeneräisenä. Muutosvastarintaa aiheutti myös se, että työntekijät eivät kokeneet saaneensa osallistua riittävästi muutosprosessiin. Edvardin käytettävyys kuitenkin keräsi positiivisia vastauksia, vaikka varsinkin alkuvaiheessa vakavia ongelmia olikin. Mielipiteet Edvardista jakautuivat, mutta enemmistö oli kuitenkin sitä mieltä, että he tekevät edunvalvontatyötään mieluummin Edvardilla kuin vanhalla asiakastietojärjestelmällä Virholla. Edvardin uskotaan nopeuttavan ja helpottavan edunvalvontatyötä tulevaisuudessa, kun se saadaan toimimaan kuten sen kuuluukin.