Tapahtumatuotannon alihankinnat : vaatimusmäärittely ohjelmistotalo Extremia Oy:lle

Abstract

Suurissa tapahtumatuotannoissa tarvitaan paljon ulkopuolisilta toimijoilta hankittuja tuotteita ja palveluita. Soveltuvimman palvelun löytämiseksi ei useinkaan ole riittävästi aikaa ja tapahtumatuottajat päätyvät usein helpoimpaan, eli jo entuudestaan tuttuun ratkaisuun. Monessa tapauksessa olisi kuitenkin tapahtuman eduksi, mikäli alihankinnat voitaisiin helposti kilpailuttaa. Tällä hetkellä tarvittavia työkaluja kilpailutukseen ei ole ja työ on tehtävä itsenäisesti oman tai kollegojen kartoituksen pohjalta.

Tämän opinnäytetyön päätavoitteena oli luoda "Tapahtumatuotannon alihankkijat" -vaatimusmäärittely, eli mahdollisimman kattava luettelo palveluista ja tuotteista, joita tapahtumatuotannoissa voidaan ostaa tai vuokrata organisaation ulkopuolelta. Työ tulee toimimaan pohjana tapahtumatuotantojen alihankintaprosesseja helpottavalle sähköiselle järjestelmälle. Tulevan järjestelmän toteutuksesta vastaa ohjelmistotalo Extremia Oy, jonka taustalla vaikuttaa heidän oma toimeksiantajansa, anonyymi tapahtumatuotantoyritys. Tutkimuksessani sovelsin konstruktiivisen tutkimuksen menetelmää, jonka tavoitteena oli saada edellä kuvattuun käytännön ongelmaan uusi ja perusteltu ratkaisu.

Tutkimusprosessi jakautui kolmeen sykliin. Ensimmäisessä laadin alustavan vaatimusmäärittelyn teoriatiedon ja oman, alalla kertyneen hiljaisen tiedon pohjalle. Toisessa syklissä alustava vaatimusmäärittely testattiin alan toimijoille järjestetyssä toiminnallisessa työpajassa. Kolmannessa syklissä muodostin lopullisen vaatimusmäärittelyn sekä suosituskriteeristön järjestelmän arvotusosioon.

Tulevaisuuden tapahtumatuotantojen kannalta "Tapahtumatuotannon alihankinnat" -vaatimusmäärittely ja sen pohjalta muodostettavan järjestelmän toimivuus merkitsisi resurssien vapautumista muihin toimintoihin. Tuottajien ei enää tarvitse istua useita päiviä kartoittamassa tarvittavia palveluntarjoajia, vaan ne löytyisivät helposti muutamalla "klikkauksella" valmiista tietokannasta. Näin säästynyt aika ja raha voitaisiin sijoittaa järkevämpiin kohteisiin.

The main objective of this thesis was to create "Subcontractors in event organizing" - requirements specification, in other words a broad directory of services and products that in event organizing can be bought or leased from outside the organization. The product will work as a base for digital software to assist event organizers when dealing with subcontractors. The creation of this software will be carried out by Extremia Oy, which has an assignment from it's own client, an anonymous event organizer. In my research I have used a constructive research method, which goal was to create a new justifiable solution to a practical problem.

My research process was split into three cycles. In the first I created a preliminary requirements specification based on the existing theories and the information I have acquired working in the business myself. In the second cycle the requirements specification was tested on professionals using an active workshop as a method. In the third cycle I formed the final requirements analysis and the suggested analyzing criteria for the software.

The reason behind creating this software is based on a practical problem from many producers work field. In the case of large event organizing, there is a big need for different contractors, products and services. Quite often there isn't enough time to find the right services and the event organizers end up using the easiest solution, which is often the most familiar. In many cases it would have been for the benefit of the event if they would have been able to easily compare bids. At the moment there is no service available to compare subcontractors and it is up to the event organizers to personally compare bids.

The aim of the "Subcontractors in event organizing"- requirements specification, and of the software that will be created is to make the finding of the subcontractor easier. The tangible goal is to save resources, in other words time and money of the event organizers. If the software will work as it is supposed to, the producers don't have to use hours of their precious time to look for the right service or product. Instead they could find them with just a few "clicks" and a lot of time and money will be saved for other functions.