Tapahtuma-assistenttien perehdytys

Abstract

Opinnäytetyöni päätavoitteena oli päivittää tapahtuma-alan yrityksen vanhentuneet perehdytysoppaat. Tarkoituksena oli luoda myös perehdytyssuunnitelma, uuden asiakasrekisteriohjelman käyttöohjeet sekä ohjeet perehdyttäjälle perehdyttämisen toteuttamisesta. Näiden ideana on tukea ja parantaa käytännön perehdyttämistä. Työni tuloksena syntyvät materiaalit ovat yrityksen tapahtuma-assistenttien käyttöön.

Työni toimeksiantajan mielestä perehdyttämisoppaiden päivittäminen oli tärkeää, koska toimiston perehdytysopasta ei ole käytetty viime aikoina vanhentuneen tiedon vuoksi.

Opinnäytetyöni teoreettinen viitekehys käsittelee perehdyttämistä, perehdytysprosessia, perehdytyssuunnitelmaa ja verkkoperehdyttämistä. Tavoitteena on saada lukija ymmärtämään, millaista on hyvä perehdyttäminen, miten se toteutetaan ja millainen vaikutus sillä on yritykselle sekä perehtyjälle. Teoreettinen viitekehys tuki perehdytysmateriaalien laatimista. Materiaaleja tehdessä otin huomioon teorian lisäksi tutkimustulokset ja etenkin toiveet sekä kehittämisideat. Lisäsin toimiston oppaaseen osion käytännön asioista ja muutin rakennetta ja tyyliä tapahtuman perehdytysoppaan kaltaiseksi, koska siitä oli pidetty tutkimustulosten mukaan. Muut materiaalit tein samalla menetelmällä ja tyylillä.

Käytin tutkimuksessa kahta kvalitatiivisen tutkimuksen menetelmää, koska halusin saada kokemuksiin perustuvia vastauksia perehdyttämisen tilanteesta ja kehittämistä vaativista asioista. Tein puolistrukturoidun sähköpostikyselyn yli kuukauden töissä olleille tapahtuma-assistenteille. Lähetin kyselyn kuudelletoista henkilölle ja vastauksia sain seitsemän. Tarkensin tuloksia kahdella teemahaastattelulla, jotka tein kokeneemmille työntekijöille. Tutkimustulosten avulla sain käsityksen perehdyttämisen nykyisestä tilanteesta sekä toivotuista muutoksista perehdyttämiseen ja materiaaleihin liittyen. Vastausten perusteella kirjoitin toiveita vastaavat perehdytysmateriaalit yrityksen käyttöön.

Minun ja työni toimeksiantajan mielestä opinnäytetyössä saavutettiin työlle asetetut tavoitteet.

The main purpose of my bachelor’s thesis was to update the orientation guides of an event company. The aim was also to create an orientation plan, the manual for a new CRM program and a guide for mentors. The idea was to support and improve the orientation in practice. The materials will be used by the event assistants in the commissioning company.

According to the commissioner of my bachelor’s thesis it was important to update the guidebooks because the old orientation guidebooks have been out of use due to their invalid contents.

The theoretical framework of my thesis embraces orientation in general, the process, the orientation plan and online orientation. The goal is to provide knowledge on good orientation, how to execute it and what kind of effect it has for the company and the new employee. The theoretical framework supported the actual creating process of the orientation materials. While making the materials I paid attention to the theory and to the results of my research and more especially to the wishes and improvement ideas. I added one chapter into the office guidebook about the practical issues. I also changed its structure and style to resemble those of the event guidebook because the assistants had liked it according to the results. Other materials were made with the same method and style.

I used two qualitative research methods in this research because I wanted to get information based on experiences about the orientation and things that needs improvement. I sent an e-mail questionnaire to the event assistants who had at least one month of work experience. I sent the questionnaire to sixteen employees and I received seven responses. These answers were further defined by carrying out two focused interviews with more experienced employees. The results gave me information about the present situation and the things that need to be changed about the orientation and the materials. The orientation materials were then written according to the preferences of the employees.

This bachelor’s thesis reached the goals that have been set.