The possibilities for a statistical analysis of student information at Oulu University of Applied Sciences

Abstract

The number of graduating students will be an important factor in the future funding of Oulu University of Applied Sciences. There have already been some budget cuts made and the new funding model will be fully result based. This thesis was assigned by School of Engineering of OUAS. The initial aim was to introduce the statistical analysis software. As there occurred some problems in deploying originally planned software during the thesis work, the aim had to be changed. The new aim was to study different software options to improve the progressing of studies and their predictability. A variety of databases and information systems used in OUAS are introduced in one chapter. An important national Raketti co-operation project and its numerous subprojects are also introduced. The importance of national co-operation will be more important in the future. The new, UASses independent actor state of universities of applied sciences will also give possibility to decide which information systems they use and develop either alone or together with other institutes of higher education. The initial aim of this Master’s thesis was to deploy software used for monitoring the studies at the University of Oulu. Because the lack of the features and compatibility issues prevented deploying of that particular software, new methods for the study progress surveillance were studied. Real time data from the current student information system can be a solution for certain user groups like teachers and the heads of certain degree programmes, but the need of study progress surveillance system with more accurate data, for example for directors, means that a more sophisticated user interface is needed. A possibility to use the Oracle Business Intelligence software was therefore studied. As a result, a lot of experience of the study progress surveillance was received and some new kinds of study surveying systems were developed and deployed. This thesis includes recommendations how things should be done and organized in the future. The necessity for the study progress surveillance is obvious. The only way to make a perfect tool for it is in co-operation with users and developers.

Valmistuvien opiskelijoiden määrä tulee olemaan merkittävä tekijä tulevaisuudessa Oulun seudun ammattikorkeakoulussa. Valtakunnalliset säästöpaineet ovat aiheuttaneet jo jonkun verran budjettileikkaukset ja uusi rahoitusmalli on täysin tulosperusteinen. Opinnäytetyö tehtiin Oamkin Tekniikan yksikön toimeiksiantona. Alkuperäisenä tavoitteena oli ottaa käyttöön tilastollisen analyysin ohjelmisto. Tavoite muuttui alunperin suunnitellun ohjelmiston käyttöönotossa ilmenneiden ongelmien takia opinnäytetyön teon aikana eri opintojen etenemistä edistävien ja ennustettavuutta parantavien ohjelmistovaihtoehtojen tutkimukseksi. Yhdessä luvussa esitellään Oamkin käytössä olevia tietokantoja ja tietojärjestelmiä. Valtakunnallisesti tärkeästä kansallisesta Raketti-yhteistyöhanke ja sen lukuisista osaprojekteista on kerrottu yhdesä luvussa. Kansallisen yhteistyön merkitys tulee olemaan entistä tärkeämpää tulevaisuudessa. Ammattikorkeakoulujen uusi itsenäinen asema antaa amkeille myös mahdollisuuden päättää, mitä tietojärjestelmiä he käyttävät ja kehittävät joko yksinään tai yhdessä muiden korkeakoulujen kanssa. Alkuperäinen opinnäytetyön tavoite ottaa käyttöön ohjelmisto, jonka Oulun Yliopisto oli kehittänyt opintojen etenemisen seurantaan. Puutteelliset ominaisuudet ja useat yhteensopivuusongelmat estivät tämän ohjelmiston käyttöönoton. Tarpeet vastaavalle ohjelmistolle on kuitenkin olemassa, joten uusia menetelmiä opintojen edistymisen seurantaan tutkittiin. Reaaliaikainen seurantatieto nykyisestä opiskelijatietojärjestelmä voi olla ratkaisu tietyille käyttäjäryhmille, kuten opettajille ja koulutusohjelmien vetovastuussa oleva henkilöstölle. Yksikönjohtajilla sekä muulla ylemmällä johdolla mutta on tarve opintojen edistymisen seurantaan ennakoitavuuden parantamisen takia, tämä tarkoittaa sitä, että entistä kehittyneempiä käyttöliittymän tarvitaan. Tämän vuoksi tutkittiin mahdollisuutta käyttää Oracle Business Intelligence-ohjelmistoa tietojen seurantaan. Tuloksena saatiin paljon kokemusta opintojen edistymisen seurannasta ja eräs versio siihen kehitettiin ja otettiin käyttöön työn aikana. Opinnäytetyö sisältää suosituksia siitä, miten asiat pitäisi tehdä ja järjestää tulevaisuudessa. Opintojen edistymisen seuranta on välttämättöntä. Ainoa tapa tehdä täydellinen työkalu siihen on käyttäjien ja kehittäjien yhteistyö.