Skannattavan aineiston tulkintajärjestelmän analyysi tilitoimistolle

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli analysoida, suuren tilitoimiston toimeksiannosta, skannattavan tositeaineiston tulkintajärjestelmää. Tavoitteena oli laatia analyysi valitusta järjestelmästä toimeksiantajan asettamien vaatimusten perusteella. Järjestelmä koostuu tietokoneohjelmasta ja siihen liitettävistä sovelluksista. Järjestelmän tehtävänä on kehittää aineiston käsittelyprosessia joustavammaksi ja tehokkaammaksi. Yritykseen tulee kuukausitasolla tositteita noin 200 000 kappaletta, joiden koko vaihtelee A4-kokoisesta arkista ihan pieniin kauppakuitteihin. Lisäksi ne voivat sisältää painettua tietoa tai olla käsin kirjoitettuja sekä voivat sisältää liitteitä. Aineiston käsittelyprosessin tavoitteena on tositeaineiston skannaaminen tiedostoon ja arkistoida ne ennen tulkintajärjestelmän avulla suoritettavaa jatkoprosessointia. Näin päästään eroon paperiaineiston manuaalisesta käsittelystä.

Työn tietoperustassa käsitellään yleisesti sähköistä taloushallintoa sekä kirjanpitolautakunnan yleisohjeita tositeaineiston sähköisestä muodosta ja säilyttämisestä. Lisäksi mukaan otetaan tietojärjestelmien hankintaprosessin eri vaiheet. Tietoperusta on kerätty lähdekirjallisuudesta, artikkeleista sekä Internet-sivuilta. Työ tehtiin tapaustutkimuksena, jossa kerättiin tietoa rajatusta aineistosta. Aineisto koostuu havainnoista, joita saatiin tutustumalla järjestelmän yhteen osaan sekä järjestelmän toimittajan antamiin tietoihin.

Toimeksiantajalla on pilottikäytössä yksi järjestelmä, mutta haluttiin tietoa vaihtoehtoisesta järjestelmästä. Toiminnallisen opinnäytetyön tuloksena valmistui analyysi yhdestä toimeksiantajan valitsemasta vaihtoehtoisesta järjestelmästä. Analyysi esitetään erillisessä liitteessä ja sitä voidaan käyttää hankintapäätöksen tukena ja vertailussa pilottikäytössä olevan järjestelmän kanssa. Toimeksiantajan tarve tulkintajärjestelmälle on hyvin perusteltua. Tositemäärät ovat erittäin suuria ja niiden käsittely nykyisellä tavalla vie paljon aikaa ja resursseja. Analysoitavaan tulkintajärjestelmään kohdistuvien vaatimusten, sekä toimittajan että ohjelmiston, osalta voidaan sitä pitää hyvänä vaihtoehtona. Toimittaja ja sen yhteistyökumppani Suomessa ovat tunnettuja yrityksiä maailmalla. Lisäksi vahvuutena on se, että yhteistyökumppanilla on toimipiste samassa kaupungissa toimeksiantajan kanssa.

The topic of the thesis was to analyse one of the document recognition system for a major accounting firm. The aim of the thesis was to draw up an analysis of the systems based on requirements set by the firm. The system consists of software and its add-ons. The task of the system is to develop a more flexible and effective process of handling scanned data. The firm receives about 200 000 documents a month which can be of different sizes and written by hand or printed. The objective of the process is to convert the documents into electronic form by scanning and filing them away before the document recognition system manages the data. Consequently, it becomes unnecessary to deal with the paper documents and the resources can be focused on the core business operations.

The theoretical background deals with electronic accounting in general and the general instructions of the form and storage of the electronic documents set by Accountancy Board. Additionally, the different parts of the purchasing process for the data system are included. Theoretical background was based on source literature, articles and web pages. The thesis was conducted as a case study by gathering information from limited material. The material consists of findings which were collected by using one solution and the information received from the supplier of the system.

The firm has one system in test use but they wish to have information of other alternative systems. The output of this project-based thesis was an analysis of one system which was chosen by the firm. It can be used to support the purchase decisions and to make comparisons with the pilot system. Because there are plenty of documents and it takes time to handle them, it is reasonable to purchase a system of this kind. The analyzed system fulfills the demands which were set by the consignor. The supplier and its partner are well-known globally.