Data Analysis of an Application Upgrade – Quality Handbook Roadmap from Lotus Notes to MS SharePoint
Nevalainen, Anne (2012)
Nevalainen, Anne
Saimaan ammattikorkeakoulu
2012
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012121018825
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012121018825
Tiivistelmä
Työn tavoitteena oli analysoida ja dokumentoida laatukäsikirjan migraatio Lotus Notes alustalta MS SharePoint 2010:een. Opinnäytetyön toimeksiantajina olivat UPM IT sekä UPM:n tutkimus ja kehitys -organisaatio (T&K). Migraation kohteena oli R&D Handbook eli UPM T&K:n laatukäsikirjan kaikki voimassa olevat dokumentit ja niiden sisältö. Tavoitteena oli myös dokumentoida migraation aikana esiin tulleet haasteet ja pilottikäyttäjien kokemukset. Raportin tarkoituksena on siis toimia niin sanottuna tiekarttana tai tietolähteenä, kun yhtiössä mahdollisesti tullaan suunnittelemaan samankaltaisia migraatioprojekteja. Ideana oli myös tehdä yhteistyösovellusesimerkki Lotus Notesista MS SharePoint -alustalle siirtymisestä kyseiseltä alueelta.
Migraatio toteutettiin pilottiprojektina ja testaus suoritettiin järjestelmätoimittajan SharePoint- testiympäristössä. Itse tiedonsiirto Notesista SharePointiin tapahtui toimittajan toimesta. Projektin alussa tehtiin Handbook-dokumenttien määrittelyt ja tiedonsiirron jälkeen aloitettiin testaus. Projektin lopussa pyydettiin palaute testikäyttäjäryhmältä. Tiedonsiirto, sen vaiheet ja siihen liittyvät haasteet dokumentoitiin. Teoriaosuus koostettiin internetlähteistä ja Notes-osuuden tietoja kerättiin internetin lisäksi UPM R&D Handbook -laatukäsikirjasta.
Migraation aikana selvisi, mitkä olivat tiedonsiirron kannalta kriittisiä elementtejä. Laatukäsikirjan dokumenteissa oli esimerkiksi erilaisia objekteja, jotka eivät siirtyneet ongelmitta SharePointiin. Dokumenteissa ongelmia aiheuttaviin elementteihin tehtiin tarvittavat muutokset Notes-tietokannassa. Korjausten jälkeen ne siirtyivät SharePoint-alustalle oikeanlaisina. Testikäyttäjien kokemusten perusteella Handbook-sovellus SharePoint-alustalla tehostaa viestintää, helpottaa ryhmätyöskentelyä ja dokumenttien hallintaa verrattuna Handbook-sovellukseen Lotus Notes -alustalla. Työn lopullisena tuloksena voidaan kuitenkin pitää R&D Handbook-laatukäsikirjan sisältämän tiedon analysointia sekä migraation dokumentointia.
Migraatio toteutettiin pilottiprojektina ja testaus suoritettiin järjestelmätoimittajan SharePoint- testiympäristössä. Itse tiedonsiirto Notesista SharePointiin tapahtui toimittajan toimesta. Projektin alussa tehtiin Handbook-dokumenttien määrittelyt ja tiedonsiirron jälkeen aloitettiin testaus. Projektin lopussa pyydettiin palaute testikäyttäjäryhmältä. Tiedonsiirto, sen vaiheet ja siihen liittyvät haasteet dokumentoitiin. Teoriaosuus koostettiin internetlähteistä ja Notes-osuuden tietoja kerättiin internetin lisäksi UPM R&D Handbook -laatukäsikirjasta.
Migraation aikana selvisi, mitkä olivat tiedonsiirron kannalta kriittisiä elementtejä. Laatukäsikirjan dokumenteissa oli esimerkiksi erilaisia objekteja, jotka eivät siirtyneet ongelmitta SharePointiin. Dokumenteissa ongelmia aiheuttaviin elementteihin tehtiin tarvittavat muutokset Notes-tietokannassa. Korjausten jälkeen ne siirtyivät SharePoint-alustalle oikeanlaisina. Testikäyttäjien kokemusten perusteella Handbook-sovellus SharePoint-alustalla tehostaa viestintää, helpottaa ryhmätyöskentelyä ja dokumenttien hallintaa verrattuna Handbook-sovellukseen Lotus Notes -alustalla. Työn lopullisena tuloksena voidaan kuitenkin pitää R&D Handbook-laatukäsikirjan sisältämän tiedon analysointia sekä migraation dokumentointia.