Toimistosihteereiden perehdytysopas : case: Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän toimistopalveluyksikkö

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on ollut selvittää perehdytyksen nykytilaa Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän toimistopalveluyksikössä sekä saatuja tuloksia apuna käyttäen luoda perehdytysopas ja perehdytyksen muistilista uusille toimistosihteereille verkko-oppimisympäristö Tarmoon.

Teoriaosuudessa tarkastellaan perehdytysprosessia, johon lukija johdatetaan johtamisen, henkilöstöjohtamisen ja osaamisen johtamisen kautta. Case – osuudessa tarkastellaan kunta-alaa, terveys- ja sosiaalialaa, kerrotaan hieman tietoa toimeksiantajasta Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän toimistopalveluyksiköstä.

Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena toimintatutkimuksena. Laadullisen tutkimuksen lisäksi olemme tehneet itse havaintoja toimistosihteerin työtä tehdessämme ja samaan aikaan tiedonhankinnan rinnalla toteuttaneet sähköistä opasta saadun tiedon perusteella.

Empiriaosuus koostuu palavereiden sekä teemahaastattelujen analysoinnista sekä omista havainnoistamme. Perehdytyksen nykytilaa tutkiaksemme yksilöhaastatteluina haastateltiin kolmea Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymässä työskentelevää toimistosihteeriä sekä palavereiden kautta kahden esimiehen lisäksi osaamisen kehittämisen kahta työntekijää.

Tutkimuksessa saatujen tulosten mukaan yleisperehdytyksen tila on heikkoa toimistopalveluyksikössä. Työnopastukseen oltiin tyytyväisempiä. Eri työpisteiden välillä on eroavaisuuksia perehdytyksessä, koska perehdytystä koskien ei ole ollut yhtenäisiä tapoja.

Sähköisessä perehdytysoppaassa on aineistoa yleisperehdytykseen ja työnopastukseen. Opas sisältää myös perehdytyksen muistilistan ja palauteosion. Näiden avulla perehdytysprosessista tulee suunnitelmallista ja prosessin seuraaminen ja kehittäminen mahdollistuvat.

The aim of this thesis was to explore the current state of the new employee orientation in the unit of Clinical Secretary Services in the Joint Authority for Päijät-Häme Social and Health Care (PHSOTEY). Another purpose of this study was to create an orientation manual and an orientation checklist to the new clinical secretaries in Tarmo, an electronic learning environment.

The theoretical background of this thesis is presented first. It focuses mainly on the employee orientation process through management, knowledge management and human resource management. The case part of this study deals with municipal sector, social and health care sector and the unit of Clinical Secretary Services in PHSOTEY.

This thesis is based on a qualitative survey and the authors’ experiences gained during the authors’ own orientation periods in the unit of Clinical Secretary Services. Along with observation and survey an electronic orientation manual was created. The empirical part of this thesis is based on analyzing the meetings and theme interviews and also comparing the results from authors’ own experiences. To explore the current state of the new employee orientation three clinical secretaries and two supervisors from the unit of Clinical Secretary Services were interviewed. Meetings with two employees from the unit of knowledge development were also held.

The results show that the introduction to the organization is weak in the unit of Clinical Secretary Services. Respondents were more satisfied with job orientation. There are still variations between the different work units, because they have not had common practices for the orientation.

The electronic orientation manual includes material for organization introduction and job orientation. It contains also an orientation checklist and a feedback section. With these instruments the orientation process will be better planned. The orientation process will also be easy to follow and develop.