Palkalaskennan automatisointi : Automaattisen palkanlaskennan käyttöönotto ja sen tuomat hyödyt

Abstract

Tässä tutkimuksellisessa opinnäytetyössä oli tarkoitus selvittää, kuinka paljon siirtyminen automaatti-seen palkanlaskentaan helpottaa palkanlaskentaprosessia ja lisää raportoinnin luotettavuutta. Kyseessä on valtakunnallisesti toimiva yritys, jolla on noin 1 300 työntekijää. Ennen automaattisen palkanlaskennan käyttöönottoa palkanlaskenta oli hidasta ja tietojen manuaalinen syöttäminen mahdollisti virheitä. Virheelliset tiedot palkanlaskennassa vääristivät tulosta ja hankaloittivat kohdekohtaista kustannusseurantaa. Automaattisen palkanlaskennan ensisijainen tavoite ei ollut säästäminen henkilöstökuluissa, vaan saada palkanlaskentaprosessi toimimaan mahdollisimman oikein ja tuottamaan laadukasta dataa raportointiin. Palkkakustannusten ja kohdekohtaisten kannattavuuksien mittaaminen on vaikeaa, ellei raportoinnin käytössä oleva data ole luotettavaa. Toissijainen tarve oli palkanlaskentaprosessin tehostaminen ja esihenkilöiden työajan vapauttaminen oleellisempiin työtehtäviin. Opinnäytetyön alussa kuvaan taloushallinnon prosesseja ja käytäntöjä. Tämän jälkeen perehdyn enemmän automaattisen taloushallintoon ja siihen, miten se muuttaa taloushallinnon työskentelytapoja ja osaamisvaatimuksia. Koska uuden toimin-tatavan käyttöönotto on iso muutos koko organisaatiolle, muutoksesta tuli yksi tärkeä ja oleellinen osa tätä työtä. Automaattisen palkanlaskennan käyttöönotto ei ole kokonaisuudessaan valmis tämän opinnäytetyön valmistuessa. Keskityinkin niihin kustannuspaikkoihin, joilla automaattinen palkanlaskentaprosessi oli saatu toiminaan oikein. Pääsin seuraamaan muutoksen eri vaiheita läheltä ja omien johtopäätösten lisäksi haastattelin yrityksen työntekijöitä, jotta sain tarpeeksi kattavan kuvan muutoksesta ja lopputuloksesta.

The purpose of this research thesis was how much the transition to automatic payroll facilitates the payroll process and increases the reliability of the report. The result is a nationwide company with about 1,300 employees. Prior to the introduction of automatic payroll, payroll was slow and manual data entry errors were possible. Incorrect payroll data valued earnings and complicated item-by-item cost tracking. Measuring wage costs and profitability per target is difficult unless the data available for reporting is reliable. A secondary need was to streamline the payroll process and free up supervisors ’working hours for more essential work assignments. At the beginning of the thesis, I describe the processes and practices of financial management. With this, I will learn more about automated financial management and how it changes the way financial management works and expertise afterwards. As the introduction of the new approach is a big change for the entire organization, the change became one important and essential part of this work. The introduction of automatic payroll is not ready for the completion of this thesis. I focused on the vending machine cost centers where the payroll process had got its job right. I got to follow the different stages of the change up close and in addition to my own management decisions, I interviewed the company`s employees to get the best possible picture of the change and the result.