Nousiaisten seurakunnan arkiston järjestäminen : arkistonmuodostussuunnitelman laatimisprosessi
Soini, Annariina (2012)
Soini, Annariina
Turun ammattikorkeakoulu
2012
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012113017474
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012113017474
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö tehtiin Nousiaisten seurakunnan toimeksiantona. Päätavoitteeksi asetettiin Nousiaisten seurakunnan arkiston järjestäminen ja arkistonmuodostussuunnitelman laatiminen. Nousiaisten seurakunnassa pidettiin 23.9.2011 piispantarkastus, joka oli tämän projektin alullepaneva voima.
Arkistonmuodostussuunnitelman perustehtävä on arkistonmuodostuksen ohjaaminen organisaatiossa. Arkistonmuodostussuunnitelma on realistinen kuvaus organisaation tehtävistä, niiden käsittelyn yhteydessä syntyvistä asiakirjoista, vastuuhenkilöistä, asiakirjojen säilytysajoista, -paikoista, -tavoista ja -muodoista. Arkistonmuodostussuunnitelma sisältää asiakirjarekisterit, mahdolliset asiakirjojen suojeluluokat ja salassapitomääräykset. Arkistonmuodostussuunnitelma on tarkoitettu palvelemaan organisaatiota sisäisesti sekä toteuttamaan julkisuusperiaatetta hallinnossa. Arkistonmuodostussuunnitelman avulla tehostetaan muun muassa organisaation tietopalvelua ja työajan hallintaa. Arkistonmuodostussuunnitelma on laadittu Kirkkohallituksen malliarkistonmuodostussuunnitelmaa apuna käyttäen, Nousiaisten seurakunnan työntekijöitä haastattelemalla sekä perehtymällä arkistonmuodostajan asiakirjoihin ja toimintaprosesseihin.
Tämä toiminnallinen opinnäytetyö muodostuu kahdesta osasta, kirjallisesta raportista ja produktista. Opinnäytetyöraportti on arkistonmuodostussuunnitelman eli produktin prosessikuvaus, jonka teoreettisena viitekehyksenä on asiakirjahallinto ja arkistotoimi sekä tyypilliset arkistotoimea ja asiakirjoja sääntelevät lait ja muut normit. Keskeisiksi lähteiksi muodostuivat verkosta ladattava asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirja Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti sekä Arkistokelpoinen Seurakunnan arkisto-opas.
Opinnäytetyön tuloksena toimeksiantajalle laaditaan Nousiaisten seurakunnan arkistonmuodostussuunnitelma ohjaamaan kaikkien seurakunnan työntekijöiden asiakirjojen käsittelemistä arkistoinnin osalta päivittäisessä työssä. Arkistonmuodostussuunnitelma toimitetaan toimeksiantajalle myös sähköisenä versiona jonka käyttäminen ja päivittäminen on helppoa.
Arkistonmuodostussuunnitelman perustehtävä on arkistonmuodostuksen ohjaaminen organisaatiossa. Arkistonmuodostussuunnitelma on realistinen kuvaus organisaation tehtävistä, niiden käsittelyn yhteydessä syntyvistä asiakirjoista, vastuuhenkilöistä, asiakirjojen säilytysajoista, -paikoista, -tavoista ja -muodoista. Arkistonmuodostussuunnitelma sisältää asiakirjarekisterit, mahdolliset asiakirjojen suojeluluokat ja salassapitomääräykset. Arkistonmuodostussuunnitelma on tarkoitettu palvelemaan organisaatiota sisäisesti sekä toteuttamaan julkisuusperiaatetta hallinnossa. Arkistonmuodostussuunnitelman avulla tehostetaan muun muassa organisaation tietopalvelua ja työajan hallintaa. Arkistonmuodostussuunnitelma on laadittu Kirkkohallituksen malliarkistonmuodostussuunnitelmaa apuna käyttäen, Nousiaisten seurakunnan työntekijöitä haastattelemalla sekä perehtymällä arkistonmuodostajan asiakirjoihin ja toimintaprosesseihin.
Tämä toiminnallinen opinnäytetyö muodostuu kahdesta osasta, kirjallisesta raportista ja produktista. Opinnäytetyöraportti on arkistonmuodostussuunnitelman eli produktin prosessikuvaus, jonka teoreettisena viitekehyksenä on asiakirjahallinto ja arkistotoimi sekä tyypilliset arkistotoimea ja asiakirjoja sääntelevät lait ja muut normit. Keskeisiksi lähteiksi muodostuivat verkosta ladattava asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirja Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti sekä Arkistokelpoinen Seurakunnan arkisto-opas.
Opinnäytetyön tuloksena toimeksiantajalle laaditaan Nousiaisten seurakunnan arkistonmuodostussuunnitelma ohjaamaan kaikkien seurakunnan työntekijöiden asiakirjojen käsittelemistä arkistoinnin osalta päivittäisessä työssä. Arkistonmuodostussuunnitelma toimitetaan toimeksiantajalle myös sähköisenä versiona jonka käyttäminen ja päivittäminen on helppoa.