Askel kohti paperitonta sairaalaa : Käyttäjien kokemuksia Akudocs-arkistosta

Abstract

Akudocs-arkisto on sähköinen dokumenttiarkisto, johon tallennetaan tutkimusraportteja potilaille tehtävistä fysiologisista tutkimuksista ja mittauksista. Akudocs-arkisto on otettu käyttöön pääasiallisena tutkimusraporttien tallennusmuotona vuonna 2011. Arkistoon tallennetaan sekä kliinisen fysiologian että neurofysiologian yksiköissä tehtyjä mittauksia. Akudocs-arkiston avulla pyritään myös vähentämään paperitulostamisen tarvetta ja sitä kautta tukemaan kestävän kehityksen tavoitteiden toteutumista.

Opinnäytetyön tarkoituksena oli kartoittaa kliinisen fysiologian yksiköstä tutkimuksia tilaavien poliklinikoiden kokemuksia liittyen Akudocs-arkiston käyttöön ja sen käytet-tävyyteen sähköisessä muodossa. Arkiston käyttöä selvitettiin kvalitatiivisella kyselyllä, joka toimitettiin viidelle poliklinikalle Tampereen yliopistollisessa sairaalassa. Aineiston analyysissä käytettiin sekä kvantitatiivista aineistonanalyysiä että kvalitatiivista sisällönanalyysiä. Opinnäytetyön tavoitteena oli saada tietoa mahdollisista kehittämistarpeista ja siitä, miten arkisto on vaikuttanut paperin kulutukseen.

Opinnäytetyön tulokset osoittavat, että aktiivisemmin arkistoa käyttävät lääkärit. Hoitohenkilöstö käytti arkistoa selvästi harvemmin. Käyttäjien mielestä tietojen saatavuus on parantunut Akudocs-arkiston myötä ja tiedot pysyvät varmemmin tallessa sähköisessä muodossa. Osittain arkiston käyttö koetaan monimutkaisena ja käytettävyyteen liittyen ilmenee tekijöitä, joiden vuoksi paperittomuus ei täysin toteudu. Tulostustarpeen selittävät käytettävyysongelmat nousevat esille erityisesti spirometrioiden ja ekg-käyriä sisältävien tutkimusraporttien kohdalla. Tulosten vertailu potilaan aikaisempiin tuloksiin nähden koetaan hankalana ja ekg:n tulkintaa ei pidetä mahdollisena sähköisessä muodossa.

Akudocs-arkisto on pääasiassa lääkäreiden työväline, josta tuloksia tarkastellaan sekä sähköisesti että tulostamalla niitä paperille. Arkisto on parantanut tulosten saatavuutta, mutta sen käyttö koetaan osittain monimutkaisena. Tuloksissa esille nousseiden kehittämisehdotusten pohjalta arkiston käytettävyyttä pyritään parantamaan niin, että käyttö on jatkossa yksinkertaisempaa ja tukee mahdollisuutta toimia paperittomasti.

Akudocs is a new electric documentarchive for patient testresults. Akudocs-archive has been used as a filing method in a department of clinical physiology and neurophysiology since 2011. Information in Akudocs-archive is available to clinics through patient information system. Akudocs-archive support also one of the main goals of sustainable development, which is to reduce paper printouts.

The purpose of this study was to gather information about users’ experiences considering Akudocs-archive and its usability. The other purpose was to get information for work group of sustainable development about how the archive is being used. The objective was to gather information for futher development of archive and knowledge about how it affects paper consumption.

The information was collected through survey sent to five outpatient clinics in Tampere university hospital. The approach was qualitative. The responses were analyzed using both quantitative analysis and qualitative content analysis.

The results showed that Akudocs-archive is mainly used by doctors. Users are specially satisfied with availability of patient testresults. Nevertheless, some of the results showed that archive is too complex to use and because of usability problems there is still need to print out testresults. In the future it is important to continue with improving the usability of Akudocs-archive so that it is more simply to use.