Asiakirjahallinnan päivitys SÄHKE2-määräyksen mukaiseksi
Ruokoniemi, Hanna (2021)
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021100618379
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021100618379
Tiivistelmä
Opinnäytetyössä tutkittiin miten sähköisen asiakirjahallintajärjestelmän päivitys SÄHKE2-määräyksen mukaiseksi tehostaa ja selkeyttää asiakirjahallintoa Rautjärven kunnassa. Lisäksi arvioitiin käyttöönottoprojektin onnistumisia ja epäonnistumisia sekä annettiin ehdotuksia asiakirjahallinnon kehittämisestä jatkossa.
Asiakirjahallintajärjestelmä päivitettiin Dynasty10-versioon, jonka taustalla toimii metatiedot asiakirjoille tuottava tiedonohjausjärjestelmä. Asiakirjahallintajärjestelmän päivityksen lisäksi laadittiin tiedonohjaussuunnitelma (TOS), joka perustuu kunnan prosessikaavioihin ja arkistonmuodostussuunnitelmiin (AMS). Asiat ja asiakirjat on luokiteltu kolmiportaisen tehtäväluokituksen mukaisesti. Päivitysprojektista tehtiin projektisuunnitelma, johon kirjattiin projektin aikataulu, riskit ja tavoitteet. Tiedonohjaussuunnitelman osalta etukäteissuunnittelu jäi tekemättä ja sen vuoksi osa asiakirjoista jäi kokonaan määrittelemättä.
Asiakirjahallintajärjestelmän päivityksen myötä kunnan asiakirjahallinta saatiin yhtenäisemmäksi ja selkeämmäksi luomalla uusia asiakirjojen mallipohjia sekä uudistamalla asioiden ja asiakirjojen nimeämiskäytänteitä. Tiedostojen siirron mahdollistuminen eri järjestelmien välillä nopeuttaa ja helpottaa käyttäjien työtä. Kaikki kunnan sisäiset sekä saapuneet asiakirjat pyritään jatkossa tallentamaan asiakirjahallintajärjestelmään, eikä niitä säilytetä enää paperiversioina mapeissa. Uuden järjestelmän käytettävyys mobiililaitteilla mahdollistaa tehokkaan työskentelyn myös etätyössä.
Järjestelmän toimittaja ja kunnan pääkäyttäjät kouluttivat käyttäjiä sekä ennen järjestelmäpäivitystä että sen jälkeen. Koulutuksella havaittiin olevan suuri merkitys järjestelmän käyttöönotossa. Käyttäjiä tulee kouluttaa aina työntekijöiden vaihtuessa tai kun järjestelmään tulee uusia ominaisuuksia. Pelkkä tekninen käyttökoulutus ei kuitenkaan riitä, vaan käyttäjiä on koulutettava myös asiakirjahallinnassa.
Johdon esimerkillä on huomattava merkitys siinä, että myös peruskäyttäjät sitoutuvat asiakirjahallintajärjestelmän käyttöön. Mikäli käyttäjät eivät sisäistä asiakirjahallinnan hyötyjä koko organisaation kannalta, palataan helposti vanhoihin, tehottomiin käytänteisiin.
Asiakirjahallintajärjestelmä päivitettiin Dynasty10-versioon, jonka taustalla toimii metatiedot asiakirjoille tuottava tiedonohjausjärjestelmä. Asiakirjahallintajärjestelmän päivityksen lisäksi laadittiin tiedonohjaussuunnitelma (TOS), joka perustuu kunnan prosessikaavioihin ja arkistonmuodostussuunnitelmiin (AMS). Asiat ja asiakirjat on luokiteltu kolmiportaisen tehtäväluokituksen mukaisesti. Päivitysprojektista tehtiin projektisuunnitelma, johon kirjattiin projektin aikataulu, riskit ja tavoitteet. Tiedonohjaussuunnitelman osalta etukäteissuunnittelu jäi tekemättä ja sen vuoksi osa asiakirjoista jäi kokonaan määrittelemättä.
Asiakirjahallintajärjestelmän päivityksen myötä kunnan asiakirjahallinta saatiin yhtenäisemmäksi ja selkeämmäksi luomalla uusia asiakirjojen mallipohjia sekä uudistamalla asioiden ja asiakirjojen nimeämiskäytänteitä. Tiedostojen siirron mahdollistuminen eri järjestelmien välillä nopeuttaa ja helpottaa käyttäjien työtä. Kaikki kunnan sisäiset sekä saapuneet asiakirjat pyritään jatkossa tallentamaan asiakirjahallintajärjestelmään, eikä niitä säilytetä enää paperiversioina mapeissa. Uuden järjestelmän käytettävyys mobiililaitteilla mahdollistaa tehokkaan työskentelyn myös etätyössä.
Järjestelmän toimittaja ja kunnan pääkäyttäjät kouluttivat käyttäjiä sekä ennen järjestelmäpäivitystä että sen jälkeen. Koulutuksella havaittiin olevan suuri merkitys järjestelmän käyttöönotossa. Käyttäjiä tulee kouluttaa aina työntekijöiden vaihtuessa tai kun järjestelmään tulee uusia ominaisuuksia. Pelkkä tekninen käyttökoulutus ei kuitenkaan riitä, vaan käyttäjiä on koulutettava myös asiakirjahallinnassa.
Johdon esimerkillä on huomattava merkitys siinä, että myös peruskäyttäjät sitoutuvat asiakirjahallintajärjestelmän käyttöön. Mikäli käyttäjät eivät sisäistä asiakirjahallinnan hyötyjä koko organisaation kannalta, palataan helposti vanhoihin, tehottomiin käytänteisiin.