Budjetointityövälineen luonti säätiön omistamalle Majatalolle

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli luoda budjetointityöväline toimeksiantajan espanjalaisen Majatalon taloudenpidon avuksi. Majatalon toimintaa oltiin elvyttämässä ja taloudenpito vei aikaa, eikä sen tueksi ollut toimivaa järjestelmää. Työvälineen tarkoituksena oli auttaa Majatalon pitäjiä itsenäisesti seuraamaan omaa talouttaan ja samalla myös suunnittelemaan tulevaa. Vaatimuksina Excel-ohjelmalla tehtävälle budjetointityövälineelle olivat yksinkertaisuus, selkeys ja helppokäyttöisyys.

Opinnäytetyön teoriaosassa käsitellään budjetointia organisaation taloudellisen suunnittelun ja seurannan välineenä. Budjetointi voidaan tehdä monella eri tavalla. Sen tekoon voi osallistua myös henkilöstö, jolloin budjettiin on helpompi sitoutua ja se motivoi. Budjetoinnin tärkein tehtävä on seuraavan vuoden suunnittelu. Budjetoinnilla on myös muita tehtäviä kuten toiminnan koordinointi. Budjetin avulla ohjataan toimintaa vertailemalla toteutumia ja tavoitteita ja toteuttamalla korjaavia toimenpiteitä nopeasti. Budjetointia on kritisoitu paljon. Monet suuret organisaatiot ovat jopa luopuneet budjetoinnista koettuaan sen raskaaksi sekä hyödyttömäksi ja luoneet omat tapansa talouden suunnitteluun ja seurantaan. Useiden organisaatioiden ensimmäinen budjetointityöväline luodaan taulukkolaskentasovelluksella.

Opinnäytteen empiirisessä osassa budjetointityöväline toteutettiin Majatalon toivomusten perusteella ja toimeksiantaja pääsi myös vaikuttamaan toteutustapaan paljon. Työväline koostuu kahdesta Excel-tiedostosta, joista toisessa on tulosbudjetti ja toisessa tulosbudjetin seuranta. Tulosbudjettiin arvioidaan tulevan vuoden tulot sekä menot. Tulosbudjetin seurantaan on linkitetty budjetoidut luvut tulosbudjetista ja käyttäjä syöttää seurantaan kuukausitasolla toteutuneet luvut. Tulosbudjetin seuranta kokoaa koko vuoden budjetoidut sekä toteutuneet luvut yhteen, jolloin nähdään helposti miten koko vuosi on mennyt suhteessa budjetoituihin lukuihin.

Budjetoinnista saadaan suurin hyöty pohtimalla toiminnan tavoitteita syvällisesti budjettia luotaessa. Tärkeää on myös budjettiseuranta. Seuraamalla budjettia tiedetään ollaanko tavoitteeseen pääsemässä ja mitä muutoksia toiminnassa tulee tehdä, jotta budjetoituihin lukuihin päästään. Toimeksiantajalle luotu budjetointityöväline pystyttiin pitämään riittävän yksinkertaisena, ja työväline oli käyttökokeilun mukaan selkeä ja helppokäyttöinen. Työvälineen tulojen ja menojen seurantaa tullaan käyttämään varmasti, mutta työvälineen käyttö taloudenpidon suunnittelun välineenä voi jäädä vähälle. Tästä syystä onkin tärkeää, että työvälineen käyttäjä ymmärtää suunnittelun hyödyt.

The goal of this thesis was to create a budgeting tool for a guest house situated in Spain. The financial management in the guest house wasn’t efficient and it took a lot of time. There wasn’t a working system for the management of finances. The purpose for the budgeting tool was to help the guest house keepers independently plan and monitor their finances. The demands for the budgeting tool were to create a simple Excel-program, easy to use and understand. In the theory section of this thesis budgeting is discussed as a tool of financial planning and monitoring. Budgeting can be made in many ways. When the staff participate in budgeting, it is easier to commit to the budget and it also motivates better. The most important task of budgeting is to make a financial plan for the next year. There are also many other tasks such as coor-dinating operations. It is easy to guide operations with the help of budget by comparing actual performance with objectives and make corrective actions fast. There is a lot of criticism for budgeting. Various big organizations have even given up budgeting after they have felt it is useless and a heavy system. Those organizations have created their own ways to plan and observe their finances. The spreadsheet program is the first budgeting tool for many organizations. The budgeting tool was created according to the wishes of the guest house keepers on the empirical section of the thesis. The tool consists of two Excel-files. The first file contains a budgeted income statement and the other a budget follow-up. The budget contains estimated income and expenses for the forthcoming year. The figures in the budget file are linked to the budget follow-up file. The user has to feed actual numbers to the follow up on a monthly basis. The budgeted and actual figures are compiled to the budget follow-up sheet. Then it is easy to see how the year has gone compared to the budgeted figures.The greatest benefit from budgeting is gained by considering goals for operations when making the budget. The follow up is also important. By following the budget it is easy to see if the organization is reaching its goals and what corrections on the operation have to be made to reach those goals. It was possible to keep the budgeting tool made for the guest house simple and in a trial run the tool was said to be easy to use. The tool will be used to monitor income and expenses, but the tool for planning finances might not be used. For this reason it is important that the user understands the benefits of planning.