Leading and Designing the Change Experience in Workplace Transformation

Abstract

Vastatakseen työympäristömuutoshankkeisiin liittyvään tutkimusvajeeseen tämän opinnäytetyön tavoitteena on ollut kehittää viitekehysmalli työympäristömuutoksen onnistuneelle johtamiselle ja hallinnalle sekä muutoskokemuksen muotoilulle työntekijän näkökulmasta muutosprosessin aikana. Tavoitteena on ollut tutkia työympäristömuutoksen muutosprosessia projektinhallinnan, muutosjohtamisen ja muutoksen vastaanottajan näkökulmista organisaation eri tasoilla ja prosessin eri vaiheissa sekä tunnistaa keskeiset menestystekijät.

Opinnäytetyön kirjallisuuskatsaus käsittelee muutoksen hallintaa ja johtamista, työympäristömuutosta sekä muotoiluajattelua ja palvelumuotoilua. Neljän tapausorganisaation kautta esitellään empiirisen temaattisina haastatteluina toteutetun tutkimuksen tulokset. Tutkimuksen viitekehysmalli on luotu käyttäen abduktiivista päättelyä.

Olemassa olevan teorian ja empiirisen tutkimuksen perusteella voidaan tunnistaa kymmenen edellytystä onnistuneelle työympäristömuutoksen johtamiselle ja hallinnalle sekä muutoskokemuksen muotoilulle. Nämä voidaan jakaa muutosjohtamisen, projektinhallinnan tai palvelumuotoilun alle riippuen siitä ovatko ne luonteeltaan strategisia, operatiivisia tai taktisia. Eri vaiheissa (ennen, aikana ja jälkeen) toteutetut toimenpiteet esitetään myös tämän jaottelun mukaan viitekehyksessä.

Yhteenvetona voidaan todeta, että työympäristömuutosta voidaan tarkastella matkana ja jatkuvana, iteratiivisena ja kokonaisvaltaisena prosessina. Sen päätavoitteet johdetaan organisaation strategiasta ja siinä otetaan huomioon fyysinen työympäristö, työskentelytavat, työntekijöiden tarpeet, muutoksen vaikutus heihin sekä miten he kokevat muutosprosessin ja varsinaisen muutoksen. Johtamisen näkökulmasta menestyksekäs työympäristömuutos on käyttäjäkeskeinen. Työntekijöiden osallistaminen muutosprosessiin ja vaikutusmahdollisuuksien antaminen on avainasemassa. Tässä yhteydessä palvelumuotoilumenetelmiä voidaan käyttää. Muutoksen projektinhallinnan näkökulmasta osaava projektitiimi, ylimmän johdon sitoutuminen ja tehokas viestintä ovat keskeisiä menestystekijöitä. Edellä mainitut elementit yhdessä määrittävät, kuinka muutoskokemus muotoillaan ja otetaan vastaan käyttäjien näkökulmasta.

To respond to the research gaps concerning workplace change projects, the purpose of this thesis was to develop a management framework for the successful leadership and management of workplace transformation and for the change recipients’ experience during the transformation. The aim was to study the change process of workplace transformations from project management, leadership and change recipients’ perspectives at different organizational levels in the different phases of the change process and identify key success factors.

First, a literature review on change management and leadership, workplace transformation, design thinking and service design is provided. Second, the findings of the empirical research of the thematic interviews with four case organizations are presented. Finally, a management framework is developed using abductive reasoning after which the results are discussed.

Based on existing theory and the empirical research, ten conditions for the successful leadership and management of workplace transformation and the change recipients’ experience were identified. They were classified as change leadership, change management or service design activities based on whether they are strategic, operative or tactic in nature. The activities undertaken in the different phases (before, during and after) are depicted in the framework according to this division, as well.

As a conclusion, this study finds that a workplace transformation can be regarded as a journey and an ongoing, iterative and holistic process. Its main objectives stem from the organization’s strategy. It takes into account the physical workplace, ways of working, needs of the employees, impact of the change on the employees, how they perceive the change process and the actual change. From the leadership perspective, a successful workplace transformation is user-centric. Engaging and empowering employees to the change process is key. For this, service design methods can be used. From the change management perspective, a knowledgeable project team, top management commitment and effective communication are key success factors. All of these elements together define how the change experience is designed and experienced by the change recipients.