Sähköisten työmenetelmien kehittäminen edunvalvontatoimistoissa

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantaja oli oikeusministeriön yksityisoikeus- ja oikeudenhoito-osaston oikeusturvapalvelut-yksikkö. Opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää sähköisiä työmenetelmiä oikeusministeriön alla toimivien edunvalvontatoimistojen käyttöön ja edistää sähköisiin toimintatapoihin siirtymistä, edunvalvonnan asiakaskuntaa, edunvalvontatoimistojen henkilökuntaa ja valvovaa viranomaista huomioiden.

Sisäiset koulutukset ja työohjeet ovat toimineet sähköisyyteen siirtymisen edistäjinä. Sähköisten työmenetelmien hallinta edunvalvontatoimistoissa vaatii erityisesti asianhallintaohjelma Edvardin, tiedostonkäsittelyohjelma PDF-XChange Editorin ja viestintäohjelma Skype for Businessin osaamista. Olen toiminut oikeusministeriön oikeusturvapalvelut-yksikön koulutustiimin kanssa yhteistyössä valtakunnallisesti sähköisten työmenetelmien kouluttajana ja työohjeiden tuottajana. Olen myös toiminut oikeusapu- ja edunvalvontapiirien etäpalvelutyöryhmä jäsenenä. Skype-tukihenkilöverkosto auttoi keskellä koronaviruspandemiaa nostamalla esiin ajankohtaisia kehityksen tarpeita, jolloin pystyttiin tuottamaan tarpeiden täyttäviä koulutuksia ja koulutusmateriaalia, sitä mukaa kun tarpeita nousi. Opinnäytetyön tulokset esitellään portfoliomaisesti neljässä osassa, sisältäen sähköistymisen koulutukset, materiaalit, verkostotoiminnan ja kehityksen seurannan. Osa opinnäytetyön liitteistä ovat yleisen tietosuoja-asetuksen nojalla salassa pidettäviä.

Osaaminen sähköisten työkalujen ja työmenetelmien käyttöön kehittyi, kuten myös yleisesti myönteinen muutoshalukkuus henkilökunnassa. Sähköisyys mahdollistaa erityisesti edunvalvojien keskittymisen itse päämiehen edun mukaiseen työhön päämiestiedon etsimisen ja lajittelemisen sijaan. Edunvalvonnan päämiehet saavat nyt ajantasaisempaa ja laadukkaampaa palvelua ja valvova viranomainen Digi- ja Väestötietovirasto yhtenäisempää ja ytimekästä päämiesmateriaalia tarkastettavaksi. Muutosta on vauhdittanut koronaviruspandemiasta johtuvat rajoitukset, jotka siirsivät valtion virkamiehet etätöihin. Positiivisesta kehityksestä huolimatta digitalisaation jatkuva kehitys vaatii panostusta viranomaisyhteistyöhön, alan asiakaskunnan erityispiirteiden huomioimiseen, etätyön mahdollisuuksiin parantaa työhyvinvointia, uusiin rajapintoihin, henkilöstökoulutuksiin, tietoturvallisiin ketteriin kommunikointitapoihin sekä digitalisaation tuomiin mahdollisuuksiin muokata tehtäviä ja ajankäyttöä, voidaksemme taata päämiehillemme laadukasta palvelua myös jatkossa.

This thesis was made in collaboration with the Department for Private Law and Administration of Justice’s Legal Protection Services-Unit of the Ministry of Justice. The purpose of this thesis was to develop digital working methods for the use of the public guardianship office of the Ministry of Justice and enhance the transition to digital working methods, taking into account the clientele of the guardianship office, the guardianship office staff, and the supervising authority.

Internal education and work instructions have contributed to the enhancement of the transition to digital working methods. In order to fully master the digital working methods, one must have extensive knowledge of the case management program Edvard, the file management program PDF-XChange Editor, and the communication program Skype for Business. Together, with the Ministry of Justice’s education team of the Department for Private Law and Administration of Justice, I have been working nation wide as an instructor and educator creating new working instructions to aid staff with digital working methods. I have also served as a member of the public legal aid and guardianship districts remote service task force. The Covid-19 pandemic underlined the need for immediate improvements. The Skype cooperation network assisted in detecting problems when they occurred. Hence, we were able to develop the education and educational material needed on demand. The data and findings of this thesis are presented in four portfolio sections, including education, educational material, networking and development monitoring regarding the digitalisation process. Some of the documents attached as appendices to this thesis are confidential under the General Data Protection Regulation.

The knowledge of digital tools and working methods has evolved, as has the staffs’ positive willingness to change. The digitalisation provides, especially the public guardians,more time to focus on the welfare of clients, instead of searching and sorting client information. The customers of the guardian-ship office now have access to a more up-to-date, high quality service and the supervising authority, the Digital and Population Data Service Agency,now has more coherent and concise client material to supervise. The restrictions due to the Covid-19 pandemic have sped up change, forcing the public officers to work remotely. Although positive improvement is apparent, the continuous development of digitalisation requires an ongoing investment in;public authority cooperation, analysis of the unique characteristics of clientele, remote work benefits, new interfaces, employees education, secure and agile communication methods, and the opportunities in time and task management that digitalisation provides, which will continue to ensure the high quality of our customer service in the future.