Art goes Kapakka vuoden ympäri - Tapahtumakonseptin kehittäminen

Abstract

Tämän kehittämistyön tavoitteena oli kehittää helsinkiläisen Art goes Kapakka -festivaaliorganisaation toimintaa, ja mahdollistaa muutos kerran vuodessa tapahtuvasta festivaalista ympärivuotiseksi toiminnaksi. Festivaalilla on pitkät perinteet ja se on tunnettu osa Helsingin kaupunkikulttuuria. Työn päämääränä oli kartoittaa tapahtuman ja organisaation nykytila ja tehdä sen pohjalta kehitysehdotuksia tulevaisuuden ympärivuotisen toiminnan mahdollistamiseksi.

Art goes Kapakka on vuonna 1995 perustettu monitaidefestivaali, joka on toiminut yhteistyössä Helsingin Juhlaviikkojen kanssa elokuussa vuosittain. Festivaalin ytimessä ovat taiteen ja ruoan kohtaaminen helsinkiläisissä ravintoloissa. Festivaalille on vuosien varrella kertynyt iso yhteisö taiteilijoita, ravintoloita, työntekijöitä ja yhteistyökumppaneita, jotka muodostavat arvokkaan verkoston. Festivaali ei pyri toiminnallaan tekemään voittoa vaan on yleishyödyllinen. Vuoden 2020 festivaali järjestettiin poikkeuksellisesti marraskuussa lyhyempänä. Lopulta sen kaksi viimeistä päivää jouduttin siirtämään tulevaisuuteen uusien koronarajoitusten vuoksi.

Menetelminä kehitystyössä on käytetty kvalitatiivisia menetelmiä, joita valitsin konstruktiivisen tutkimuksen, palvelumuotoilun ja strategisen suunnittelun viitekehyksistä. Tutkimusmenetelmiksi valikoituivat teemahaastattelut, benchmarking, SWOT-analyysi sekä erilaisia kehittämismenetelmiä yhdistelevä ideointityöpaja. Analysoin menetelmien tuloksia myös omien tapahtumassa työskentelyni kautta kerättyjen kokemusteni valossa.

Tuloksena esitän, että uusi Art goes Kapakka olisi organisoituneempi, sillä olisi isompi tiimi ja erilainen rahoitusmalli. Sillä olisi kirjattu strategia, viestintä- ja markkinointisuunnitelma ja huolella laadittu budjetti, jotka ohjaisivat toimintaa ja joita tarkasteltaisiin tasaisin väliajoin. Sillä olisi oma pieni toimisto ja pitkäaikaisia suhteita niin yhteistyökumppaneihin kuin eri taidelajeja edustaviin tahoihin. Se tekisi pitkäjänteistä yhteistyötä Helsingin Taiteilijaseuran kanssa mediataiteen osalta ja se suhtautuisi digitalisaatioon avoimesti ja valjastaisi sen mahdollisuudet käyttöön. Uudella Art goes Kapakalla olisi myös uudet nettisivut, jotka kokoaisivat koko yhteisön saman katon alle. Kaikessa sen toiminnassa näkyisivät sen arvot: laatu, taiteen saavutettavuus, kohtaamiset sekä hyvä asenne.

Koronavirusepidemian jälkimainingeissa koko kulttuuri- ja tapahtuma-ala on voimakkaassa murroksessa. Kehitystyöhön panostaminen on tärkeää niin jokaisen yksittäisen toimijan, kuin koko alan selviytymisen vuoksi. Huolella ja hyvällä fiiliksellä tehdyt tapahtumat, jotka eivät pelkää muuttaa muotoaan aikojen mukana, ovat niitä jotka jatkossakin ilahduttavat meitä olemassaolollaan.

The aim of this development project was to develop the operations of the Art goes Kapakka festival organisation in Helsinki, and to enable the change from a once-a-year festival to a year-round operation. The festival has a long tradition and is a well-known part of Helsinki's urban culture. The aim of the work was to map the current state of the event and the organisation and to make development proposals to enable future year-round operations.

Art goes Kapakka is a multidisciplinary arts festival founded in 1995, which has been running in cooperation with the Helsinki Festival every August. At the heart of the festival are the encounters between art and food in Helsinki restaurants. Over the years, the festival has built up a large community of artists, restaurants, collaborators and partners who form a valuable network. The festival operates as a not-for-profit company. Exceptionally, the 2020 festival was held in November, in a shorter timeframe. In the end, the last two days had to be postponed due to new Covid-19 restrictions.

The methods used in the development project were qualitative, drawn from the frameworks of constructivist research, service design and strategic planning. The research methods selected were thematic interviews, benchmarking, SWOT analysis and a brainstorming workshop combining different development methods. I also analysed the results of the methods in the light of my own experiences gathered through my work at the event.

As a result, I propose that the new Art goes Kapakka would be more organised, have a bigger team and a different funding model. It would have a written strategy, a written communications and marketing plan and a carefully prepared budget to guide its operations, which would be reviewed at regular intervals. It would have its own small office and long-standing relationships with both partners and arts organisations. It would work in long-term cooperation with the Helsinki Artists' Association on media arts and would be open to digitalisation and harnessing its potential. The new Art goes Kapaka would also have a new website, bringing the whole community together under one roof. All its activities would reflect its core values: quality, accessibility, encounters and a good attitude.

In the aftermath of the coronavirus epidemic, the whole cultural and events sector is in a state of flux. It is important to invest in development work, both for the survival of each individual operator and for the survival of the sector as a whole. It is events made with care and good humour, which are not afraid to change with the times, that will continue to delight us with their existence.